会議室の予約管理システム「予約ルームズ」

会議室の予約管理システム

会議室不足の原因と解消法

こんにちは、RECEPTIONISTブログ編集部です!

 

昨今、Web会議の増加やオフィス出社の再開に伴い、「会議室が足りていない」「空予約が多くて空いているのに使えない」とお困りの方からの問い合わせが増えています。

 

そこで今回は、会議室不足の原因と解消法についてまとめました!

 

会議室不足にお心当たりのある方は、参考にお読みください。

 

会議室不足の原因

ここからは、会議室不足の原因を6つ紹介します!

 

(1)会議室数がそもそも足りてない

会議室不足の原因のひとつは、会議室の数自体が、会議数や従業員数に見合っていない可能性があります。

 

昨今のWeb会議の浸透により、移動時間がなくなったことで、営業メンバーが1日に対応できる商談数が増加しているのも要因の一つです。(弊社では実際に、1人当たり1.5倍の商談実施数になりました。)

 

(2)無駄な会議が発生している

無駄な会議の発生も会議室不足の原因になります。

 

会議の目的とゴールを明確にし、会議の実施有無を見直すと、会議室の無駄使いも減らすことができます。

 

(3)予定時間内に会議が終わらない

予定時間内に会議が終わらないことも、会議室不足の原因になります。

 

前の会議が伸びていて予約した会議室が使えない場合、急いで他の会議室を予約しなければならず、1つの会議で2つの会議室を予約するといった状況も少なくありません。

 

そうすると同じ時間帯に使える会議室が減ってしまうため、会議室の不足につながります。

 

(4)空予約が多い

弊社にお問合せいただく企業様の中で、最も多い会議室不足の原因が「空予約」です。

 

昨今、リモートワークで出社していないにも関わらず、社内の会議室を予約しっぱなしにしてしまう事例がかなり増えているようです。

 

この場合、会議室は予約でいっぱいのため、会議室数が不足しているように見えますが、実際には会議室は使われていないため、会議室数には問題がないケースがほとんどです。

 

(5)仮予約が多く、直前まで会議室が解放されない

弊社にお問合せいただく企業様の中で、二番目に多い会議室不足の原因が「仮予約」です。

 

お客様との日程調整や社内会議の調整のため、

実際に会議をするのは1日ですが、仮予約で3日程のスケジュールと会議室を抑えるといったケースがあります。

 

日程調整完了後に、仮予約を削除するケースがほとんどですが、一時的に仮予約で会議室がいっぱいになってしまいます。

 

また、仮予約の消し忘れも多々発生するため、空予約にもつながります。

 

(6)会議ルールや会議室利用ルールが決まっていない

(1)~(5)が起きる原因として、そもそも会議のルールや会議室の利用ルールが定まっていない・浸透していないというのが問題です。

 

会議室不足の大半は、ルール・マナーを守って使用するだけで解消されます。

 

しかし、現実としては社員がルール・マナーを知っていても、面倒臭い・効率が悪い方法では、ルール・マナーを守ってもらうことが困難です。

 

それでは、どうしたら解消できるのかを次で解説します。

 

会議室不足の解消方法6選

会議スペースの増設

 

見せかけでなく、本当に会議室数が足りていない場合は、会議スペースを増設しましょう。

 

少人数のWeb会議が多い場合は、フォンブース等の1人用の会議ブースの設置もおすすめです。

 

また、機密事項の少ない社内会議が多いのであれば、必ずしも個室である必要はないため、オープンスペースの設置も有効です。

 

コワーキングスペース・貸し会議室の利用

社内に新しくスペースを作るのが難しい場合は、社外の施設を活用するのも手です。

 

コワーキングスペースの会議室やオープンスペースを活用したり、外部の貸し会議室を利用するのも良いでしょう。

 

会議室の予約管理システムを導入

 

空予約や会議室の無断延長等で会議室不足を感じているのであれば、会議室の予約管理システムを導入するのがおすすめです。

 

予約時間を超過しても入室されていない場合、会議室の予約は自動でキャンセルされるため空予約の被害を最小に抑えます。

 

時間になると退室を促すアラームが鳴るため、会議室の無断延長も減少します。

 

弊社の会議室予約管理システム「予約ルームズ」をご導入いただいている三井デザインテック株式会様でも、「空予約がなくなって会議室の無駄遣いが減ったり、退室アラームのおかげで会議の延長が無くなったりと、会議室の管理意識向上に繋がっています。」と会議室の利用マナーの向上を実感しています。

 

さらには、会議室の稼働率などのデータが収集できるため、移転・リニューアル時の会議室数の検討時にも参考になりますよ!

 

また、会議室予約管理システムを選ぶ際のポイントの一つに、受付システムと連携できるかどうかがあります。

 

 

予約ルームズでは、次のお客さまが来た際に、会議室内の端末へお客さまの到着をお知らせしますが、

この機能により会議室の無断延長が防止できるため、お客様をお待たせせずに次の会議をスタートさせることができます!

 

WEB会議システムの導入

情報共有がメインの会議など、対面で実施する必要性が高くない会議であれば、出社せずに各自が自宅からWEB会議で行う方法もあります。

 

WEB会議システムを導入し、オフィスの会議室の利用を減らすことで会議室不足を軽減することが可能です。

 

ビジネスチャットや社内wikiの導入

情報共有がメインの会議であれば、必ずしも会議という形式を取る必要がないかもしれません。

 

ビジネスチャットや社内wiki等を活用し、会議をしなくても情報が関係者に行き渡るようにすることで、会議室不足を軽減することが可能です。

 

会議ルール・会議室利用ルールの設定

もし会議ルール・会議室利用ルールが設定されていないのであれば、すぐにルールを策定しましょう。

 

ルールがないことが、無駄会議や空予約の原因となっている可能性があるため、ルールを設定することで会議室の不足が解消できる可能性があります。

 

しかし、ルールの設定だけでは、社員たちを動かすことは難しいケースもあります。

新しいルールが浸透するためには、わかりやすさと実行しやすさが重要です。

 

予約ルームズを導入した企業では、「会議室を予約しても実際には使われないケースがあります。一定の時間を過ぎると自動で予約を取り消してくれる「自動解放機能」は、他の人が再度予約できるので会議室を有効に使えています。」と話しています。

 

このように、会議室を使用しないのに予約を消し忘れてしまうといったことは誰にでも起こり得ます。

 

そのため、単にルールを設定するだけで終わらせず、システムでルールやマナーを守るためのサポートをしてあげることが重要です。

 

会議室不足を解消した事例

BS松竹東急株式会社

 

BS松竹東急株式会社様では、受付システムと連動させて使用できるサービスである点を評価いただき、オフィス移転のタイミングでRECEPTIONISTと同時に予約ルームズを採用されました。

 

これまでは、会議室の予約管理表を手書きで管理しており、非効率さ・不便さを感じていましたが、予約ルームズ導入後は、予約管理が自動化され業務の効率の向上を実感いただいています。

 

さらに、日程調整ツール「調整アポ」を使用することで、日程調整時にお客様が日時を確定したのと同時に会議室の予約が自動ででき、仮予約も自動で消えることで、仮予約の消し忘れも防止できているとお喜びの声をいただいています!

 

事例:日程調整→受付→会議室をワンストップで効率化。全社員が積極的に来客対応する文化へ

 

まとめ

 

今回は、会議室不足の原因と解消法についてまとめましたが、いかがでしたか?

 

自社で起きている会議室不足の原因は何か、それをどうしたら解決できるのか、少しでも今後の参考になれば幸いです!

 

最後までご覧いただきありがとうございました。

 

詳しくは、
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