「オフィスの会議室が足りてない」

「空予約が多くて空いているのに使えない」
 

誰しも一度は困った経験があるのではないでしょうか？

コロナ禍でのWEB会議の増加や、2023年以降のオフィス出社の再開に伴い、
会議室に課題を抱えている企業が増えており、
 

弊社のサービス会議室予約管理システム「予約ルームズ」に関する
ご相談やお問い合わせが増えてました。
 

例えば、三井デザインテック様では、
 

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などの効果があり、会議室の課題から解放されました。
 

その他にも会議室不足を解消する解決方法は沢山ありますし、そもそも会議室が足りなくなる原因を特定する必要もあります。
 

「使いたい時にいつも会議室が使えない」と会議室不足にお心当たりのある方は、ぜひ参考にしてみてください。
 

「会議室が足りない」をいち早く解決する方法

「会議室が足りない」「空いてない」という不満の声が上がる場合、
大抵は以下のような会議室の利用方法が原因です。

• 利用時間を過ぎた無断延長
• 空予約で使いたい人が使えない
• 一目で空いてる会議室がわからない

これらの問題を一気に解決できて、「会議室が足りない」というお悩みを解消してくれるのが会議室予約システム『予約ルームズ』です。

• 会議室の追い出し機能
• 空予約の自動キャンセル
• 一目で空いてる会議室がわかる
• 予約はワンタッチ、またはQRコードのスキャンで完了

これらの機能によって、スムーズな会議室予約・利用ができ、会議室トラブルから開放されます！
「会議室が足りない！」とお困りの方は、ぜひ一度チェックしてみてください。

 
予約ルームズの資料をみる

「会議室が足りない」と答える企業は5割

弊社の独自調査として、全国の企業で働く一般社員へオフィス会議室利用に関するアンケート調査を実施しました。

課題を感じる人の中で、「どんな課題を感じますか？」と聞いたところ、「会議室が足りない」の回答が51.6%にのぼりました。次に「予約が取れない」「予約に手間がかかる」が続いています。

コロナ以降、対面の会議・打ち合わせに加えWEB会議も浸透したことで会議の総数が増加し、2020年以前よりも多くの会議室が必要になっていることがアンケート結果からも読み解けます。

そのため、会議室利用については早急な対応が必要といえるでしょう。

会議室が足りなくなる6つの原因とは？

冒頭にも少し触れましたが、ここからは会議室不足の原因を6つ紹介します。

具体的なシーンとともに、自分たちのオフィスでも起こっていないかチェックしてみてください。

1.会議室数・サイズが利用実態に合っていない

会議室不足の原因の1つは、
会議室の数自体が、会議数や従業員数に見合っていない可能性があります。

昨今のWEB会議の浸透により、移動時間がなくなったことで、

営業メンバーが1日に対応できる商談数が増加しているのも要因の一つです。

（弊社では実際に、1人当たり1.5倍の商談実施数になりました。）

実際に、株式会社ブイキューブの実施した調査（※）によると、

コロナ以前と比較し、80.3％がWEB会議の増加を実感しているということです。
*参考：https://jp.vcube.com/news/release/20210526-1530.html

また、会議室の大きさと利用人数が合っていないことも会議室不足の要因となります。

会議室の定員に対して、かなり少ない人数で会議室が使用されている例です。

昨今は、ハイブリッドワークを導入する企業も多く、

これまでであれば全員が出社して大会議室で行っていた会議でも、

いまは半分が自宅からオンラインで参加するケースも増えています。

その結果、大きなサイズの会議室の需要が低下しています。

一方で、お客様との商談やお打ち合わせのオンライン化が進んでいることから

営業メンバーがオフィスから1名でオンライン商談に参加するケースも増えています。

その結果、1名用の会議室の需要は増加しています。

このように、大きい会議室の需要が減る一方で、小さい会議室は数が不足していることも

使いたい会議室を使えず「会議室が足りない」となってしまう要因としてあげられます。

2.無駄な会議が発生している

無駄な会議の発生も会議室不足の原因になります。

情報共有や進捗報告がメインの会議であれば、必ずしも対面で実施する必要性はありません。

会議によっては、テキストでの共有でも十分な場合もあるため、

本当に会議という形態で実施するのが適切かどうか見直していく必要があります。

実際に弊社では、これまで定例で行っていた報告や情報共有の社内ミーティングを

原則テキスト共有という形に変更しました。

一方で、ディスカッションや相談、ブレインストーミングなどは、

積極的に会議室に集まり実施しています。

それにより、無駄な会議の実施が減り、本来の仕事に時間を使えるようになったため、

従業員の労働生産性が向上しただけでなく、会議室不足の解消にもつながっています。

まずは、自社で無駄な会議が発生していないかを確認し、
やるべき会議はなにかを整理するところから始めるのがおすすめです。

3.時間通りに会議が終わらない

予定時間内に会議が終わらないことも、会議室不足の原因になります。

これらのケースのように、会議室を時間通りに使えていない場合、

本来よりも会議室の予約が増加し、会議室不足が起こっている可能性があります。

4.空予約が多い

弊社にお問合せいただく企業様の中で、最も多い会議室不足の原因が「空予約」です。

昨今、リモートワークで出社していないにも関わらず、

社内の会議室を予約しっぱなしにしてしまう事例がかなり増えているようです。

この場合、会議室は予約でいっぱいのため、会議室数が不足しているように見えますが、

実際には会議室は使われていないため、会議室数には問題がないケースがほとんどです。

5.仮予約が多く、直前まで会議室が解放されない

弊社にお問合せいただく企業様の中で、二番目に多い会議室不足の原因が「仮予約」です。

お客様との日程調整や社内会議の調整のため、実際に会議をするのは1日ですが、

仮予約で3日程のスケジュールと会議室を抑えるといったケースがあります。

日程調整完了後に、仮予約を削除するケースがほとんどですが、

一時的に仮予約で会議室がいっぱいになってしまいます。

また、仮予約の消し忘れも多々発生するため、空予約にもつながります。

6.会議ルールや会議室利用ルールが決まっていない

1~6が起きる原因として、そもそも

会議のルールや会議室の利用ルールが定まっていない・浸透していないというのが問題です。

会議室不足の大半は、実はルール・マナーを守って使用するだけで解消されます。
しかし、現実としては社員がルール・マナーを知っていても、面倒臭い・効率が悪い方法では、ルール・マナーを守ってもらうことが困難なのです。

会議室不足を解消する6つの方法

会議室が足りなくなる原因がわかったところで、いよいよ会議室不足の解消方法を紹介します。

【オススメ】1.会議室の予約管理システムを導入

空予約や会議室の無断延長等で会議室不足を感じているのであれば、

会議室の予約管理システムを導入するのがおすすめです。

予約時間を超過しても入室されていない場合、

会議室の予約は自動でキャンセルされるため空予約の被害を最小に抑えます。

時間になると退室を促すアラームが鳴るため、会議室の無断延長も減少します。

弊社の会議室予約管理システム「予約ルームズ」をご導入いただいている

三井デザインテック株式会社様でも、

「空予約がなくなって会議室の無駄遣いが減ったり、退室アラームのおかげで

会議の延長が無くなったりと、会議室の管理意識向上に繋がっています。」

と会議室の利用マナーの向上を実感しています。

さらには、会議室の稼働率などのデータが収集できるため、

移転・リニューアル時の会議室数の検討時にも参考になりますよ！

また、会議室予約管理システムを選ぶ際のポイントの一つに、

受付システムと連携できるかどうかがあります。

予約ルームズでは、次のお客さまが来た際に、

会議室内の端末へお客さまの到着をお知らせします。

この機能により会議室の無断延長が防止できるため、

お客様をお待たせせずに次の会議をスタートさせることができます！

2.会議スペースの増設

見せかけでなく、本当に会議室数が足りていない場合は、会議スペースを増設しましょう。

少人数のWEB会議が多い場合は、フォンブース等の1人用の会議ブースの設置もおすすめです。

また、機密事項の少ない社内会議が多いのであれば、必ずしも個室である必要はないため、

オープンスペースの設置も有効です。

3.コワーキングスペース・貸し会議室の利用

社内に新しくスペースを作るのが難しい場合は、社外の施設を活用するのも手です。

コワーキングスペースの会議室やオープンスペースを活用したり、

外部の貸し会議室を利用するのも良いでしょう。

4.WEB会議システムの導入

情報共有がメインの会議など、対面で実施する必要性が高くない会議であれば、

出社せずに各自が自宅からWEB会議を行う方法もあります。

WEB会議システムを導入し、オフィスの会議室の利用を減らすことで

会議室不足を軽減することが可能です。

5.ビジネスチャットや社内wikiの導入

情報共有がメインの会議であれば、必ずしも会議という形式を取る必要がないかもしれません。

ビジネスチャットや社内wiki等を活用し、会議をしなくても

情報が関係者に行き渡るようにすることで、会議室不足を軽減することが可能です。

6.会議ルール・会議室利用ルールの設定

もし会議ルール・会議室利用ルールが設定されていないのであれば、

すぐにルールを策定しましょう。

ルールがないことが、無駄会議や空予約の原因となっている可能性があるため、

ルールを設定することで会議室の不足が解消できる可能性があります。

しかし、ルールの設定だけでは、社員たちを動かすことは難しいケースもあります。

新しいルールが浸透するためには、わかりやすさと実行しやすさが重要です。

予約ルームズを導入したfinal様では、

「会議室を予約しても実際には使われないケースがあります。

一定の時間を過ぎると自動で予約を取り消してくれる『自動解放機能』は、

他の人が再度予約できるので会議室を有効に使えています。」

とのお声をいただいております。

このように、会議室を使用しないのに

予約を消し忘れてしまうといったことは誰にでも起こり得ます。

そのため、単にルールを設定するだけで終わらせず、

システムでルールやマナーを守るためのサポートをしてあげることが重要です。

会議室不足を解消した企業事例を紹介

最後に、予約ルームズを導入して実際に会議室不足を解消した企業の事例を紹介します。

株式会社final

↓　

参照：会議室利用状況の見える化や空予約防止を実現！ストレスフリーな会議室運用へ

三井デザインテック株式会社

↓　

参照：会議室管理と受付システムの導入で、誰もが自由に働けるオフィスを実現

「会議室が足りない」から解放されよう

今回は、会議室不足の原因と解消法についてまとめましたがいかがだったでしょうか？

自社で起きている会議室不足の原因は何か、それをどうしたら解決できるのかを考える際に、

少しでも本記事が参考になれば幸いです。

また、記事内で紹介した予約ルームズについては、14日間の無料トライアルを実施しています。

ぜひ使用感をお試しください！

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