会議室予約システム「予約ルームズ」

会議室予約システム

「会議室が足りない…」の解決策6選!会議室不足の原因と解消法を紹介

会議室不足の原因と解消方法

突然ですが、皆さんはこれまでに

 

「オフィスの会議室が足りない」

「空予約が多くて空いているのに使えない」

 

と困ったことはありませんか?

 

WEB会議の増加や、2023年以降のオフィス出社の再開に伴い、
会議室利用に課題を抱えている企業が増えており

 

弊社サービスの会議室予約システム「予約ルームズ」に関する
ご相談やお問い合わせも増えています。

 

例えば、三井デザインテック様では、

 

会議室に関する不満・課題
(1)会議室の無断延長や空予約で予約効率の悪い運用
(2)仮押さえの予約が増え、会議をしたくても会議室が使えないような状況に

予約ルームズ導入後
(1)空予約や無断延長などの問題を解消。小さな無駄やミスも大幅に減少
(2)会議室利用の管理意識向上にも繋がった

 

などの効果があり、”会議室の課題”から解放されました。

 

本記事では、

他の会議室不足を解消する方法や、会議室が足りなくなる原因を紹介します。

 

使いたい時にいつも会議室が使えない」と会議室不足にお心当たりのある方は、
ぜひ参考にしてみてください!

 

会議室不足を解消する「予約ルームズ」の資料を見る

「会議室が足りない」をいち早く解決する方法

「会議室が足りない」「空いてない」という不満の声が上がる場合、
大抵は以下のような会議室の使い方をしていることが原因です

 

  • 利用時間を過ぎた無断延長
  • 空予約で使いたい人が使えない
  • 一目で空いてる会議室がわからない

 

これらの問題や「会議室が足りない」というお悩みを

会議室予約システム「予約ルームズ」が一気に解決します!

 

予約ルームズ_キービジュアル

 

  • 会議室の追い出し機能
  • 空予約の自動キャンセル
  • 一目で空いてる会議室がわかる
  • 予約はワンタッチ、またはQRコードのスキャンで完了

 

これらの機能によって、スムーズな会議室予約・利用が可能になり、

会議室トラブルをなくすことができます。

 

「予約ルームズ」の機能と料金をチェックする

「会議室が足りない」と答える企業は5割

弊社の独自調査として、全国の企業で働く一般社員へ

オフィス会議室利用に関するアンケート調査を実施しました。

 

課題を感じる人の中で、「どんな課題を感じますか?」と聞いたところ、

「会議室が足りない」の回答が51.6%にのぼりました

 

次に「予約が取れない」「予約に手間がかかる」が続いています。

 

調査リリース_会議室課題

 

コロナ以降、WEB会議が浸透したことで会議の総数が増加し、

2020年以前よりも多くの会議室が必要になっていることがアンケート結果からもわかります。

 

そのため、「会議室が足りない問題」については早急な対応が必要といえるでしょう。

会議室が足りなくなる6つの原因とは?

冒頭にも少し触れましたが、ここからは会議室不足の原因を6つ紹介します。

 

具体的なシーンと照らし合わせて、
自分たちのオフィスでも起こっていないかチェックしてみてください。

 

1.会議室数・サイズが利用実態に合っていない

会議室足りない_原因_利用実態

 

会議室不足の原因の1つは、
会議室の数自体が、会議数や従業員数に見合っていない可能性があります。

 

【よくある具体例】

 

「1年前と比べてメンバーは2倍になったのに、会議室は5つのままだから足りない…

「お客様とのWEB会議があるのに、他の人もWEB会議で会議室使ってるよな…

 

 

昨今のWEB会議の浸透により、移動時間がなくなったことで、

営業メンバーが1日に対応できる商談数が増加しているのも要因の一つです。

(弊社では1人当たり1.5倍の商談実施数になりました。)

 

実際に、株式会社ブイキューブの実施した調査(※)によると、

コロナ以前と比較し、80.3%がWEB会議の増加を実感しているということです。
*参考:https://jp.vcube.com/news/release/20210526-1530.html

 

また、会議室の大きさと利用人数が合っていないことも会議室不足の要因となります。

 

【よくある具体例】

 

「営業2課は3人の会議なのに、毎回10名用の広い会議室を使ってるな…

「お客様とのWeb会議とはいえ、Aさんが1人で6名用の会議室を使ってる…

 

 

会議室の定員に対して、かなり少ない人数で会議室が使用されている例です。

 

昨今は、ハイブリッドワークを導入する企業も多く、

これまでであれば全員が出社して大会議室で行っていた会議でも、

いまは半分の人が自宅からオンラインで参加するというケースも増えています。

 

その結果、大きなサイズの会議室の需要が低下しています。

 

一方で、お客様との商談やお打ち合わせのオンライン化が進んでいることから

営業メンバーがオフィスから1名でオンライン商談に参加するケースも増えています。

 

その結果、1名用の会議室の需要は増加しています。

 

このように、大きい会議室の需要が減る一方で、小さい会議室は数が不足していることも

使いたい会議室を使えず「会議室が足りない」となってしまう要因としてあげられます。

 

2.無駄な会議が発生している

会議室足りない_原因_無駄な会議

 

無駄な会議の発生も会議室不足の原因になります。

 

【よくある具体例】

 

「毎週の定例会議、会議資料の情報や数字を読み上げているだけになっている」

「発表者以外は特に誰も発言しないから、意見や議論が全然できない…

 

 

情報共有や進捗報告がメインの会議であれば、必ずしも対面で実施する必要性はありません。

 

会議の内容によっては、テキストでの共有でも十分な場合もあるため、

本当に会議という形態で実施するのが適切かどうか見直していく必要があります。

 

実際に弊社では、これまで定例で行っていた報告や情報共有の社内ミーティングを

原則テキスト共有という形に変更しました。

 

一方で、ディスカッションや相談、ブレインストーミングなどは、

積極的に会議室に集まり実施しています。

 

それにより、無駄な会議の実施が減り、本来の仕事に時間を使えるようになったため、

従業員の労働生産性が向上しただけでなく、会議室不足の解消にもつながっています。

 

まずは、自社で無駄な会議が発生していないかを確認し、
本当にやるべき会議はなにかを整理するところから始めるのがおすすめです。

 

3.時間通りに会議が終わらない

会議室が足りない_原因_時間通りに会議が終わらない

 

予定時間内に会議が終わらず延長することも、会議室不足の原因になります。

 

【よくある具体例】

 

  • 「会議室の予約時間が過ぎたのに無断で延長利用している」
  • 「会議が早く終わったのに、会議室の予約がされたままになっている」
  • 「延長する可能性を考えて予約を長めにとっている

 

 

これらのケースのように、会議室を時間通りに使えていない場合、

本来よりも会議室の予約が増加し、会議室不足が起こっている可能性があります。

 

4.空予約が多い

会議室足りない_原因_空予約が多い

 

弊社にお問合せいただく企業様の中で、最も多い会議室不足の原因が「空予約」です。

 

【よくある具体例】

 

「予約できなかったはずなのに、その時間に会議室を覗くと会議室が空いていた

「定例会議で予約された会議室が、全員リモートワークで使われていなかった

 

 

昨今、リモートワークで出社していないにも関わらず、

社内の会議室を予約しっぱなしにしてしまう事例がかなり増えているようです。

 

この場合、会議室は予約でいっぱいのため、部屋数が不足しているように見えますが、

実際には会議室は使われていないため、部屋数には問題がないケースがほとんどです。

 

5.仮予約が多く、直前まで会議室が解放されない

会議室足りない_原因_仮予約

 

弊社にお問合せいただく企業様の中で、二番目に多い会議室不足の原因が「仮予約」です。

 

【よくある具体例】

 

「お客様との日程調整のために、営業のCさんが複数箇所会議室をおさえている

 

 

お客様との日程調整や社内会議の調整のため、実際に会議をするのは1日ですが、

仮予約で3日程のスケジュールと会議室を抑えるといったケースがあります。

 

日程調整完了後に、仮予約を削除するケースがほとんどですが、

一時的に仮予約で会議室がいっぱいになってしまいます。

 

また、仮予約の消し忘れも多々発生するため、空予約にもつながります。

 

6.会議ルールや会議室利用ルールが決まっていない

会議室足りない_原因_会議室利用ルール

 

1~6が起きる原因として、そもそも

会議や会議室利用のルールが定まっていない、もしくは浸透していないというのが問題です。

 

【よくある具体例】

 

「毎回毎回同じ人が会議室の予約時間を守らず勝手に延長している

「会議室の予約や利用方法が人によってバラバラになっている

 

 

会議室不足の大半は、実はルール・マナーを守って使用するだけで解消されます。

 

しかし、現実としては社員がルール・マナーを知っていても、
面倒臭い・効率が悪い方法では、ルール・マナーを守ってもらうことが困難なのです。

会議室不足を解消する6つの方法

会議室が足りなくなる原因がわかったところで、
いよいよ会議室不足の解消方法を紹介します。

 

【オススメ】1.会議室の予約管理システムを導入

予約ルームズ_会議室予約管理システム機能

 

空予約や会議室の無断延長等で会議室不足を感じているのであれば、

会議室の予約管理システムを導入するのがおすすめです。

 

予約時間を超過しても入室されていない場合、

会議室の予約は自動でキャンセルされるため空予約の被害を最小に抑えます。

 

時間になると退室を促すアラームが鳴るため、会議室の無断延長も減少します。

 

さらには、会議室の稼働率などのデータが収集できるため、

移転・リニューアル時の会議室数の検討時にも参考になりますよ!

 

また、会議室予約管理システムを選ぶ際のポイントの一つに、

受付システムと連携できるかどうかがあります。

 

予約ルームズでは、次のお客さまが来た際に、

会議室内の端末へお客様の到着をお知らせします。

 

受付システムとの連携

 

この機能により会議室の無断延長が防止できるため、

お客様をお待たせせずに次の会議をスタートさせることができます!

 

「予約ルームズ」の料金を確認する

 

2.会議スペースの増設

会議室_個人ブース

 

見せかけでなく、本当に会議室数が足りていない場合は、会議スペースを増設しましょう。

 

少人数のWEB会議が多い場合は、フォンブース等の1人用会議ブースの設置もおすすめです。

 

また、機密事項の少ない社内会議が多いのであれば、必ずしも個室である必要はないため、

オープンスペースの設置も有効です。

 

3.コワーキングスペース・貸し会議室の利用

会議室_コワーキングスペース・貸し会議室の利用

 

社内に新しくスペースを作るのが難しい場合は、社外の施設を活用するのも手です。

 

コワーキングスペースの会議室やオープンスペースを活用したり、

外部の貸し会議室を利用するのも良いでしょう。

 

4.WEB会議システムの導入

会議室_WEB会議の推奨

 

情報共有がメインの会議など、対面で実施する必要性が高くない会議であれば、

出社せずに各自が自宅からWEB会議を行う方法もあります。

 

WEB会議システムを導入し、オフィスの会議室の利用を減らすことで

会議室不足を軽減することが可能です。

 

5.ビジネスチャットや社内wikiの導入

会議室_ビジネスチャット_社内Wiki

 

情報共有がメインの会議であれば、必ずしも会議の形式を取る必要がないかもしれません。

 

ビジネスチャットや社内wiki等を活用し、会議をしなくても

情報が関係者に行き渡るようにすることで、会議室不足を軽減することが可能です。

 

6.会議ルール・会議室利用ルールの設定

会議室_会議室利用ルール

 

もし会議ルール・会議室利用ルールが設定されていないのであれば、

すぐにルールを策定しましょう。

 

ルールがないことが、無駄会議や空予約の原因となっている可能性があるため、

ルールを設定することで会議室の不足が解消できる可能性があります。

 

しかし、ルールの設定だけでは、社員たちを動かすことは難しいケースもあります。
新しいルールが浸透するためには、わかりやすさと実行しやすさが重要です。

 

単にルールを設定するだけで終わらせず、

システムでルールやマナーを守るためのサポートをすることが望ましいです。

会議室不足を解消した企業事例を紹介

最後に、予約ルームズを導入して実際に会議室不足を解消した企業の事例を紹介します。

 

株式会社final

予約ルームズ_事例_final

 

【Before】

(1)会議室の空予約やダブルブッキングが頻繁に発生

(2)実際に会議室が空いているかはドアを開けないと分からない状態に

【After】

(1)会議室の空予約やダブルブッキングがなくなり、会議室利用の無駄がなくなる

(2)会議室の利用状況・空き状況が一目で分かるようになる

 

参照:会議室利用状況の見える化や空予約防止を実現!ストレスフリーな会議室運用へ

「会議室が足りない」から解放されよう

今回は、会議室不足の原因と解消法についてまとめましたがいかがだったでしょうか?

 

自社で起きている会議室不足の原因は何か、それをどうしたら解決できるのかを考える際に、

少しでも本記事が参考になれば幸いです。

 

最後までご覧いただきありがとうございました!

 

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