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「会議の延長」は仕方ない?長引く会議の原因と対策を紹介

「会議が延長したせいで、予定が少し狂ってしまった…」

「前の人の会議が長引いたことで、自分の会議開始も遅れてしまった…」

 

というように、会議が長引くことでマイナスな影響を受けたことがある人も多いのではないでしょうか?

 

また、定常的に会議が長引くことで「会議が延長するのは仕方ない」「会議は延長するものだ」と感じている方もいると思います。

 

ですが、会議の延長は意識や工夫で防ぐことができます!

 

本記事では、会議が延長してしまう要因と対策を紹介します。

 

会議が延長する要因

 

会議が延長する要因は様々ですが、以下4つがよくある要因です。

 

会議時間と議題数が釣り合っていない

会議の時間と話すべきことのバランスが悪いと「時間が足りない」という状況になり、延長につながりやすくなります。

 

特に多いのが、元々の議題は多くなかったものの、会議中に様々な意見が出て、議題が増えてしまう状態です。

 

このような場合は、後から出た議題を別会議で確認する運びにするなど、詰め込みすぎないよう臨機応変に対応することが大切です。

 

参加者が多すぎる

会議の参加者が多すぎると、その分だけ発言に時間がかかったり、話がまとまりづらくなるため、時間内に決めるべきことが決まらず延長につながりやすくなります。

 

会議参加者が多すぎて、ほとんど発言しない人がいるような状態は適切ではないので、スムーズな会議進行ができる人数まで限定することが必要です。

 

参加者の準備不足

会議参加者が、会議の目的や資料を事前に確認していないと、話がずれたり議論が活発化せず、決めるべきことが決まらず延長につながりやすくなります。

 

忙しい人ほどぶっつけ本番で会議に臨むことが多いので、会議の目的や資料は端的にまとめ、確認しやすい状態にすることが大切です。

 

また、会議主催者からの事前共有が遅れると、会議参加者も準備時間を取れなくなるため、早めに動くことも必要です。

 

時間管理をしていない

会議の時間配分や、残り時間の確認をしていないと、会議がスムーズに進まず延長につながりやすくなります。

 

会議の議題の優先度も踏まえ、ざっくりでも時間配分をあらかじめしておくことが大切です。

 

会議の延長を防ぐ方法

会議の延長要因に合わせて対処を行うと、会議の延長を防ぐことができます。

 

以下ではその方法をお伝えします。

 

会議時間と議題数のバランスを調整する

あくまで目安になりますが、1時間の会議の場合は3つの議題までに抑えると、時間内に話をまとめやすくなりますし、参加者の集中力を保ちやすくなります。

 

先に議題を決定し、会議時間をその後に設定すると、時間内に話が収まりやすくなるのでおすすめです。

 

参加者を減らす

会議の議題にも左右されますが、参加者は4人くらいが理想的で、多くとも6人に抑えられると議論がしやすくなります。

 

会議の議題に直接関係のある人や、その議題の責任者に限定することで、会議の参加者を精査することができます。

 

参加者に準備を促す

「〇〇という議題について、皆さんの意見を会議中に聞くので考えをまとめておいてください」というように、準備して欲しいことを会議参加者に事前にアナウンスしておくと、何も準備しない人を減らすことができます。

 

また、このように事前にアナウンスをすることで、会議参加者も目的や資料全体に目を通すようになるので、有意義な意見が出やすくなり、会議の質向上にもつながります。

 

時間管理を行う

議題や会議のフローごとに時間配分をしておき、その時間を意識しながら会議を行うと、スムーズに会議が進行して延長を防ぐことができます。

 

といっても、会議中は気になる点を深掘りしたり、意見をまとめたりとやることが多く、なかなか時間を意識できなくなってしまうことが多いのも事実です。

 

そんな時は会議管理システム『予約ルームズ』を使うと、誰でも簡単にタイムマネジメントができるようになります。

 

 

予約ルームズをインストールした端末を会議室に設置すると会議の残り時間が表示され、終了10分前からは定期的にアラートが鳴るようになるため、「うっかり時間を忘れて延長してしまった…」という事態も防ぐことができます。

 

 

また、さりげなく会議の残り時間を諭すことができるので、「なかなか自分からは言い出しづらい」という方の声を代弁するシステムでもあります。

 

予約ルームズを実際に利用されているお客様からは「外部の方が来訪されている会議でも、会議の終了時間をさりげなく伝えることができるので助かっている」という声もいただいております。

 

会議室管理システムを使って、賢く省エネで時間管理をするのも一つの手です。

 

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まとめ

自分の現在の会議状況と見比べながら、一つひとつ対策することで、会議の延長を防ぐことができます。

 

また、同時に会議の質も高めることができるので、効率化を図りたい方はぜひ取り組んでみてください。

 

記事内で紹介した『予約ルームズ』は、面倒な手続きなしの14日間の無料トライアルを用意しております!

 

「実際の使用感が気になる」という方はぜひお試しください。

 

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