会議室の予約管理システム
会議室の最適な稼働率とは？空予約を減らして稼働率UPする方法を紹介
「会議室の予約が取りづらいけど、会議室が足りないのかな？」
「空予約の会議室が多くて、うまく会議室を使いきれていない気がする…」
など、会議室数とその利用率が噛み合っておらず、有効活用できていないように感じることはありませんか？
本記事では、会議室の稼働率について、考え方から理想値、自社の稼働率の確かめ方、稼働率を低くしている要因と改善方法についてお伝えいたします。
会議室稼働率の算出方法
会議室の稼働率は、会議室を利用できる時間に対して、実際に利用された時間を割合で表したものを指します。
例えば、会議室Aの利用可能時間を10時間として、実際に使用された時間の合計が6時間の場合、
6÷10＝60％となり、稼働率は60％と計算できます。
最適な会議室稼働率
会議室の稼働率は一般的に65〜70％が最適と言われています。
ここで「100％が一番活用できていていい状態じゃないの？」と疑問に思われる方も多いと思いますが、一般的に稼働率が75％を超えると「予約が取りづらい」と感じる人が増え、業務に支障が出ると言われています。
また、稼働率が40％を下回ると会議室が活用されておらず、無駄なスペースが発生している可能性が高いと言われています。
会議室稼働率の確認方法
自社の会議室稼働率を調べるためには、会議室の利用履歴を用意しましょう。
Googleカレンダーなどのグループウェアは、利用履歴をエクスポートできるため、そのデータを元に利用可能時間から稼働率を算出することが可能です。
ただし、会議室の正確な利用時間がカレンダーに反映されているわけではないので、概算の稼働率である点は注意が必要です。
どういうことかというと、会議が予定より早く終わった場合、予定より長く使われた場合などの”実際の利用時間”は、カレンダーに都度反映していない限り、「あくまで会議の予定時間から稼働率を算出している」ということです。
都度カレンダーに反映するという作業はかなり手間ですし、忘れやすいのでほとんどの方がやっていないと思います。
そこでおすすめなのが、会議室予約管理システムの『予約ルームズ』です。
こちらをを使うと、予定より会議が早く終わっても、延長しても、会議室端末の入室と退室のボタンさえ押せば正確な利用履歴が反映されます。
予約ルームズの管理画面自体にはもちろんのこと、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーとも連携可能なので、普段お使いのカレンダーに正確な利用履歴を残すことができます。
このデータを利用すると、正確な会議室稼働率を算出することができます。
稼働率が低い要因
実際に社内の会議室稼働率を出してみると、思っているより稼働できていないケースが多いのではないでしょうか？
特に、会議室の予約はあるけど誰も使っていない「空予約」がよく発生するような会社は、算出している稼働率よりさらに低い可能性があります。
この「空予約」こそ稼働率を低くする要因です。
空予約は「とりあえず会議室を予約したけどリモートだった」という場合や、「会議の予定をキャンセルし忘れていた」という場合に発生し、特に昨今のリモートワークの浸透で深刻な問題となっています。
実際に予約ルームズを利用されている株式会社final様でも、導入前は「予約があるのに空室になっていたりという状況が頻繁に起きていました」という声を聞いており、どの会社でも起こりうる問題だと感じております。
稼働率を高める方法
会議室の稼働率を高めるためには、先ほど取り上げた「空予約」を減らす必要があります。
「空予約」削減のために、「会議室を使わない場合は予約を都度キャンセルする」「予約キャンセルし忘れないよう徹底する」など、個人の心がけで解決できる部分もありますが、正直面倒という人が大半だと思います。
そこでおすすめなのが、再度の紹介となりますが、『予約ルームズ』です。
予約ルームズでは、会議室入室から一定の時間（※）入室のボタンが押されない場合は、「空予約」と判断し予約を自動キャンセルする機能が付いております。
※5分、10分などお好きな時間をカスタマイズすることができます。
この機能があれば、都度カレンダーに手を加えなくて済みます。
また、自動キャンセルされた会議室は「利用可能な会議室」としてカレンダーや予約ルームズ管理画面に表示されるので、利用時間の増加、さらには稼働率の改善につながりやすくなります。
まとめ
会議室の稼働率について考えると、今まで把握できていなかった数字がわかりますし、「空予約」のせいで案外会議室をうまく活用できていない実態も見えてくることが多いです。
この機に「空予約」削減のためのツールを導入してみるのはいかがでしょうか？
「空予約」を減らしたいけど、ツールの使用感がわからないと導入検討できないという方には、予約ルームズの14日間無料トライアルがおすすめです。
もっと予約ルームズの情報を知りたいという方については、こちらからどうぞ！
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