こんにちは、予約ルームズ編集部の湯川です！

皆さんは、

「会議室の予約が取りづらいけど、会議室が足りないのかな？」

「空予約が多くて、うまく会議室を使いきれていない気がする…」

など、会議室数とその利用率が噛み合っておらず、

有効活用できていないように感じることはありませんか？

私の前職も、従業員40人程度に対して会議室は5部屋と、

極端に少ないわけではありませんでしたが、

予約がすぐに埋まってしまうため、日々不満を感じておりました…。

実際に、会議室予約管理システム「予約ルームズ」を提供する弊社にも、

「空予約が多くて困る」というお悩みの声が毎日届いております。

本記事では、私の経験を踏まえつつ、会議室の稼働率について、

稼働率の確認方法や稼働率が低い要因、改善方法をお伝えいたします。

会議室の稼働率を改善したい方や、自分が希望するタイミングで会議室を使いたい方は、

ぜひ一度ご覧ください。

会議室稼働率の算出方法

会議室の稼働率は、会議室を利用できる時間に対して、

実際に利用された時間を割合で表したものを指します。

例えば、会議室Aの利用可能時間を10時間として、実際に使用された合計時間が6時間の場合、

6÷10＝60％となり、稼働率は60％と計算できます。

最適な会議室稼働率

会議室の稼働率は、一般的に65〜70％が最適と言われています。

「え、100％が一番いい状態じゃないの？」と疑問に思われる方も多いと思いますが、

一般的に稼働率が75％を超えると「予約が取りづらい」と感じる人が増え、

業務に支障が出ると言われています。

また、稼働率が40％を下回ると会議室が活用されておらず、

無駄なスペースが発生している可能性が高いと言われています。

ちょうど良いバランスで利用していくことがポイントになってきます。

会議室稼働率の確認方法

では、早速皆さんの会社の会議室稼働率も確認してみましょう！

まずは、会議室の利用履歴を用意してください。

Googleカレンダーなどのグループウェアは、利用履歴をエクスポートできるため、

そのデータを元に利用可能時間から稼働率を算出することが可能です。

ただし、会議室の正確な利用時間がカレンダーに反映されているわけではないので、

概算の稼働率である点は注意が必要です。

つまり、会議が予定より早く終わった場合、予定より長く使われた場合など

”実際の利用時間”はカレンダーに都度反映していない限り、

「あくまで会議の予定時間から稼働率を算出している」ことになります。

カレンダーへの都度反映はかなり手間がかかりますし、

忘れやすいのでほとんどの方がやっていないと思います。

安心してください、私も一切やってません（笑）

私がカレンダーに手を加えるわけではなく、

会議室予約管理システム「予約ルームズ」に丸投げしております。

予約ルームズを使うと、予定より会議が早く終わっても、延長しても、

会議室端末の入室と退室のボタンさえ押せば正確な利用履歴が反映されます。

管理画面にはもちろんのこと、

GoogleカレンダーやOutlookカレンダーとも連携可能なので、

普段使っているカレンダーに正確な利用履歴を残すことができるんです。

このデータを利用すると、正確な会議室稼働率を算出することができます。

また、すぐに稼働率を確認したい場合は、

管理画面から直接稼働率を確認しています。

場面に合わせてうまく使い分けると便利ですよ。

稼働率が低い要因

いざ社内の会議室稼働率を出してみると、

想像よりも稼働できていないケースが多いです。

特に、会議室の予約はあるけど誰も使っていない「空予約」がよく発生する会社は、

算出している稼働率よりさらに低い可能性があります。

この「空予約」こそ会議室の稼働率を低くする要因です。

空予約は「とりあえず会議室を予約したけどリモートだった」という場合や、

「会議の予定をキャンセルし忘れていた」という場合に発生し、

昨今のリモートワークの浸透で深刻な問題となっています。

私の前職でも、誰がリモートワークかわからないので念の為会議室を押さえておいたり、

お客様との打ち合わせのために仮押さえしておいた会議室の予約をキャンセルし忘れたりして、

よく「空予約」が発生していました。

実際に予約ルームズを利用されている株式会社final様でも、

導入前は「予約があるのに空室になっていたりという状況が頻繁に起きていました」

という声を聞いており、どの会社でも起こりうる問題だと感じております。

稼働率を高める方法

会議室の稼働率を高めるためには、「空予約」を減らすことが重要です。

お金をかけず、すぐに空予約削減にとりかかりたいなら、

「会議室を使わない場合は予約を都度キャンセルする」

「予約キャンセルし忘れないよう徹底する」

など、ルールを設定して個人の意識改革を行うのがおすすめです。

とは言っても、人間なので予約キャンセルを忘れてしまうこともありますよね。

特に、業務でバタバタしているときは、

会議室の予約のことなんて忘れてしまうと思います。

こんな時、「予約ルームズ」を使えば、

空予約を自動でキャンセルすることができます。

予約ルームズには、会議室入室から一定の時間（※）入室のボタンが押されない場合は、

「空予約」と判断し予約を自動キャンセルするなど、便利な機能が付いております。

※5分、10分などお好きな時間をカスタマイズすることができます。

また、自動キャンセルされた会議室は「利用可能な会議室」として

カレンダーや予約ルームズ管理画面に表示されるので、

利用時間の増加、さらには稼働率の改善につながりやすくなります。

まとめ

いかがだったでしょうか？

この記事が、会議室稼働率を向上させるヒントになれば幸いです。

また、稼働率を下げている「空予約」を何とかしたい！と思った方は、

この機にルールの見直しやシステム導入も検討してみてください。

最後までご覧いただきありがとうございました。

予約ルームズの資料を見る