会議室の予約管理システム「予約ルームズ」

会議室の予約管理システム

入社1ヶ月でも実感「会議室のイライラ」は案外簡単に解決できる

会議室の予約がエクセルで面倒…。

前の人の会議が長引いて時間通りに会議室に入れない…。

予約があるのに誰も使ってない…。

 

など、会議室を予定通りに使えずにイライラしたことはありませんか?

 

今回は株式会社RECEPTIONISTに入社して1ヶ月の私が、前職で経験した会議室にまつわるトラブルを会議室を”使う前”と”使う時”に分けて回想しながら、予約ルームズでできること実際に使ってみた感想をお伝えいたします。

 

〜新入社員の簡単な前職紹介〜

●前職はマーケティング支援会社でクライアントワーク

●1日の会議数(社内・社外合計)は3〜5件

●出社:リモート=3:2で会議室を使う機会が多い

●他の社員も同じような状況

●超多忙な上司は一日の会議数は6〜8件、多い時は10件以上と会議に追われている

「会議室=めんどくさい」と思ってしまう2つの理由

皆さんは今、どうやって会議室を予約していますか?

 

以下のようなやり方をしていると大変でやる気が削がれてしまうかもしれません。

 

管理がアナログなやり方で地獄

 

レガシーな文化が残る企業では、紙やエクセルから会議室を予約することもよくあります。

 

人の手で管理していると予約の取り消し忘れ記入ミスも起きやすく、空予約ダブルブッキングなどに繋がりやすいです。

 

また、管理も手間なため会議室の予約=面倒という心理的ハードルが生まれやすくなります。

 

前職では、会議室の予約はアナログな方法ではありませんでしたが、1日のスケジュールやタスクはスプレッドシートで管理していました。

 

全員がリアルタイムで見れるという点は良かったですが、入力作業がとても面倒で嫌々やっていたのを思い出します…。

 

通常業務の時間も圧迫するという悪循環も起きていたので、その大変さはとても共感できます。

 

空いている会議室を見つけられない

 

アナログな管理以外に、Outlookなどのカレンダーツールで会議室を押さえるケースも多いと思います。

 

通常は空いている会議室を見つけやすいですが、急な来客や社内会議ですぐに会議室の予約が必要な時には、時間がかかって相手を待たせしてしまうなんてことも。

 

また、閉鎖的な会議室だと使用中か目で見てもわからないということもありますよね。

 

前職では足元しか見えない完全密閉型の会議室があったのですが、使っているか確認するためによく地面に這いつくばって覗いていました…(笑)

 

今思うとかなり変態ですし、こんなことまでしないと空いているかすぐに確認できないなんて非効率ですよね。

怒りたくなる「空いていない会議室」の理由

 

会議室が予定通り使用されていて空きがないなら諦めがつきますが、全然違う理由で空いていないこともありませんか?

 

「ちょっと〜それは困るよ」とため息をついてしまうような会議室が空いていないケースを紹介します。

 

会議室の空予約

 

急なリスケで会議室の予約変更していない場合や、予定よりも早く会議が終わった場合に会議室の空予約は起こりやすいです。

 

前職では上記のケースの他に、会議室を利用するメンバーがその日は全員リモートで、実際は「誰も会議室を使っていない」ということがよく起きていました。

 

もともと1日の会議数も多かったので、出社する日は空予約のせいで会議室が足りずに”会議室難民”になってしまうのがジレンマでした。

 

会議室のダブルブッキングや勘違い

 

ツールを使っていれば基本的にはダブルブッキングは起きづらいでしょう。

 

ですが、アナログな管理だと記入ミスでダブルブッキングが発生してしまったり、ツールを使っていても不具合でダブルブッキングが起きてしまう、ということもあると思います。

 

その他、意外とあるあるなのが、会議が始まる直前に会議室が分からなくなる合っているか不安になるケースや、会議室を勘違いしていて間違えて入室するケースです。

 

私も前職では、会議室を確認していても参加者の入室が遅いと「本当にこの部屋だよな…」と不安になったり、会議室を勘違いしていて直前でバタバタと移動するということがよくありました。

 

余談ですが、上記のケースの他に、超多忙な上司が会議の予約を割り込んで入れ、私は会議室を追い出され自席会議することになった…という苦い思い出もあります。

 

自席で会議をすると、他の人が映り込んだり声が入って集中できないので「やっぱり会議は会議室でやらないとダメだな」と思いますよね。

 

会議室の無断延長

 

つい時間を忘れて会議が白熱してしまったり、議題が多すぎて時間が足りなくなり「ちょっとならいいか」と次の人に何も言わずに延長してしまうケースもあるかと思います。

 

前職で私も同じことをした記憶がありますし、超多忙な上司がよく無断延長していたので、会議冒頭は自席で行い、空いたら会議室に移動(なお、その間は一旦画面オフにしてお客様や社員を待たせる)なんてことも…。

 

常に会議室は時間通りに利用すべきですが、次に予約があるかわかった状態で会議に臨む方が、他の人にも迷惑をかけずに気持ちよく過ごせますよね。

予約ルームズで一気に解決

 

予約ルームズは皆さんがお使いのOutlookカレンダーやGoogleカレンダーと連携して、会議室の予約をデジタルで管理できます!

 

会議室の空き状況が一目でわかる

※端末を設置する場合に限ります。

 

予約ルームズをインストールした端末を、部屋前か部屋内、もしくは両方に設置すると一目で空いている会議室がわかります。

 

色は青なら空室(利用可能)、赤は使用中(利用不可)となっており、ぱっと見ても判断しやすいです。

 

急ぎながら会議室の空きを探している時こそ、一目で確認できるのは助かりますね。

 

リアルタイム反映でダブルブッキング防止

 

WEB管理画面からはリアルタイムの予約状況が反映され、予約のキャンセルや会議が早く終わって開放されている会議室は空室として表示されます。

 

予約者は予約できる会議室が増え「空いていない」や「足りない」という状況を改善できます。

 

また、視覚的にどこが空いているかもわかりやすく、ダブルブッキングも起きづらいです。

 

空予約の自動キャンセル

 

空予約が自動キャンセルされることで、利用できる会議室が増えます。

 

何分経ったら自動キャンセルと判断するのかも選ぶことができるので、社内の状況に合わせて自由にカスタマイズできます。

 

誰の何の会議かすぐにわかる

※端末を設置する場合に限ります。

 

端末に会議名(予定作成時の予定タイトル)と利用者アドレスが表示されるので、利用する会議室の勘違い防止ツールを開いて確認する手間を削減できます。

 

アラート機能で時間通りの利用

※端末を設置する場合に限ります。

 

予約した時間の10分前・5分前・終了時にアラートが鳴るので、時間を意識して利用できます。

 

また、次の予約が入っている時はカウントダウンが開始されるので、時間に気をつけて会議に臨むことができます。

ぶっちゃけ使いやすいのか?

 

「機能はわかったけど、実際は小難しくて使いづらいんじゃないの?」という声が聞こえてきそうです。

 

ご安心ください。

 

実際私が入社2日目に予約ルームズを初めて触った時の感想を綴ったメモを元に、率直な使用感をお伝えしていきます!

 

シンプルな機能・見た目で使いやすい

 

オーバースペックで、いかにも難しそうな見た目をしていると、なかなか社内に利用が浸透していかない(特に年齢層が高めな社員に受け入れられづらい)ということも良くあると思います。

 

ですが、予約ルームズは本当に「シンプル イズ ベスト」という感じです。

 

色合いも信号機と同じなので直感的に使いやすいですし、変に機能も多くないので操作をしていて迷うことはほぼないです。

 

機械音痴の私が言うので嘘じゃないですよ(笑)

 

グループウェアと連携できて便利

 

会議室の予約システムを導入する際によくあるのが、ゼロベースでの運用です。

 

これまでとは全く異なるフローで会議室を予約する場合が多いので、慣れるまで時間がかかり全然普及しないということになりかねないです。

 

予約ルームズは、多くの方が利用されているGoogle Workspace、 Microsoft365、サイボウズGaroonと連携可能なので、いつも通りにグループウェア上で会議室を予約するだけで予約ルームズにも反映されます。

 

これまで通りのやり方でいいのは、正直ハードルが低くていいですよね。

 

タイムマネジメントしやすくなる

 

予約ルームズを使うと、端末上で会議の残り時間が通知されるので今まで以上に時間を意識するようになります。

 

また、次の会議の予定も表示されることで「遅れたら申し訳ないので時間通り会議しよう」という配慮も強くなり、会議室を利用する時のマナーが良くなると思います(日本人の心理にすごく合っている気がします)

 

強いて言えば、いつもマメに時間を管理している人や、いつも会議室が空いていて延長しても周りに影響がない環境の人には、アラート機能は少し鬱陶しく感じられるかもしれません。

まとめ

 

自社のプロダクトだからって贔屓しているように映るかもしれませんが、一個人の感想としては本当に「使って損なし」です。

 

会議室の予約や利用で起こる課題は予約ルームズで全般的に解決できますし、操作も簡単なので、あらゆる業種業態・年齢・性別の人のお役に立てると思います。

 

14日の無料トライアルも用意しているので、まずは騙されたと思って一度使ってみてください!

 

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