会議室予約システム「予約ルームズ」

会議室予約システム

会議室利用状況の見える化や空予約防止を実現!ストレスフリーな会議室運用へ

この記事の要約
  • 予約があるのに空室になっていた
  • 会議室の外からでも利用状況が瞬時にわかる
  • 「自動解放機能」による効率化を実感

 

ー会議室利用に関する課題はありましたか?
 

太口:以前からGoogleカレンダーで会議室の予約状況を管理していましたが、会議室が使われていたり、予約があるのに空室になっていたりという状況が頻繁に起きていました。
 

Googleカレンダーへの入力漏れ等もあり、ドアを開けたら会議中なんてことも。実際にドアを開けてみないと利用状況がわからないという課題がありました。

「自動解放機能」でストレスのない会議室運用を実現

RECEPTIONIST導入事例_final_3
 

ー続いて、会議室予約システム導入後の効果を教えてください。 
 

太口:予約ルームズを導入して改善された点は3つあります。
 

  1. 1.会議室の外からでも利用状況がわかるようになった
  2. 2.カレンダー登録を忘れても会議室のバッティングがなくなった
  3. 3.「自動解放機能」で空き会議室を有効活用

 

まず、会議室の外からでも利用状況が瞬時にわかるのがとても便利です。予約後はすぐにGoogleカレンダーに反映されるので、わざわざ会議室に確認しに行かなくてよくなりました。それによって心理的なストレスが解消されましたし、少なからず時間短縮になっていると思います。
 

また、仮に予約を忘れたとしても、会議室に設置したデバイスを操作することで予約ができるため、会議室のバッティングがなくなりました
 

加えて「自動解放機能」による効率化を実感しています。会議室を予約しても実際には使われないケースがあります。一定の時間を過ぎると自動で予約を取り消してくれる「自動解放機能」は、他の人が再度予約できるので会議室を有効に使えています。

ー最後にRECEPTIONISTを検討している企業にむけて一言お願いします。
 

太口:会議室の有効活用ができるようになることと、クラウド連携は最もおすすめしたいポイントです。もう一つのRECEPTIONISTの魅力はデザイン性だと思います。お手頃価格でおしゃれなオフィス作りができますよ。
 

河野:一般のお客様と企業の取引先が混ざるという、弊社のような特殊なケースにも対応してくれるプロダクト設計になっているところが気に入っています。
RECEPTIONISTの担当者さんにニーズを伝えて、運用設計をしていくといいと思います。
 

ーありがとうございます!これからもRECEPTIONISTシリーズを宜しくお願いいたします!

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クライアント名株式会社final
業種オーディオ機器の開発、製造、販売
利用部署全部署
従業員数50人(2022年10月時点)

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基本的な機能はもちろん、サポートの内容など詳しくご紹介しています。
サービス導入を検討されている方にぜひご覧いただきたい資料になります。

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