会議室予約システムと受付システムの導入で、誰もが自由に働けるオフィスを実現

遠藤会議室予約については、予約自体はスケジューラー上で運用していました。

「予約してないのに（会議が延長して）埋まっている」や、「予約しているのに空いている」というケースで、非常に効率の悪い運用をしていたという課題がありました。

桐山受付には内線電話を置いていました。

それぞれの部門の一般職社員が内線に出ており、その分取次が多く発生していました。

総務部門は全社の窓口として、掛け先が分からない方や飛び込み営業の方などからの電話対応がありましたし、コロナ禍において出社率を抑制する中、少ない人数で受付対応をしないといけないので、業務負荷が課題となっておりました。

また受付は「取次」ということで1-2段階の手間が発生しており、取次相手に繋がらないといったケースも多々ありました。

桐山はい。そうです。本当に多かったです（笑）。

「会議室を取られないために」と定例的に会議室を抑えているが、スケジュールが変わっても反映されておらず、空予約が発生していて、会議をしたくても会議室が使えないという状況が続いていました。

桐山新しい働き方をお客様に提案していくにあたり、自分たちが実践して説明できなければならないわけです。

新オフィスでは、最新のシステムをどんどん取り入れていこうという方針になり、様々なシステムを導入していきました。

複雑な操作性や豊富な機能よりも、「見た目もシンプル、機能もシンプル」を重視して、とにかく使いやすいことを選定条件として検討を進めておりました。

桐山クラウドの受付システムを探している中でRECEPTIONISTを見つけました。

「必要最低限で良くて、余計な機能はいらない」という、こちらの欲しい機能と目的が合致したのがRECEPTIONISTでした。

他社システムも検討したのですが、イメージ通りのものは多くありませんでした。

その中でもRECEPTIONISTは「シンプルで使いやすい」という弊社のニーズにマッチしていると感じて、導入を決めさせていただきました。

あとは「RECEPTIONIST」という名前もシンプルで個人的には好きでした（笑）。

桐山受付システムを検討する中で、担当の方から「予約ルームズ」を紹介いただきました。

会議室の予約管理についても複数サービスを比較検討していましたが、機能が豊富なゆえに操作性が複雑だったり、導入コストがかかったりして、なかなかいいサービスが見つからない状況でした。

予約ルームズは、RECEPTIONISTと同様にシンプルですぐに利用イメージが湧きました。

これは良さそうだと思い、トライアルを経て導入を決定しました。

まずはシンプルなプランを選んでおけば、必要な機能を後からアップグレードすればよいという考えです。

RECEPTIONISTや予約ルームズは拡張性やアップデートのスピードも多様なので助かっています。

桐山来客対応はオフィスキーパーの方に任せることで、我々総務は本来の業務に集中できるようになりました。

またGoogleChat連携によって、ABW化に大いに役立っています。

遠藤内線電話の着信音がなくなり、音が鳴らない環境になったことで業務に集中でき、助かっています。

桐山会議室運用も効率化され、空予約の削減や退室アラームによる延長防止が管理意識向上に繋がっています。

会議室端末に予定が表示されるので、「次どこだっけ？」という無駄も減りました。

遠藤使い方についての問い合わせなどもなく、問題なく導入が進んでいます。

「シンプルな機能」を選定条件としていたことが、功を奏している証拠だと思います。

受付システムについても、ITに不慣れな来客でも問題なく受付できています。

桐山RECEPTIONISTも予約ルームズも、「シンプルisベスト」なツールです。

余計な思考や工夫もいらず、簡単に導入・活用ができるシステムだと思っています。

業務効率化のニーズがあるのであれば、ぜひ前向きに検討してみてください。

遠藤本当に誰もが使いやすいシステムになっていると思います。

少しでも気になっているのであれば、ぜひ話を聞いてみるといいと思います。