こんにちは、RECEPTIONISTブログ編集部です！

「会議室を予約せずに使っている」

「予約したはずの会議室が空いていない」

「会議室に入ると椅子や机がごちゃごちゃ」

など、会議室をめぐるトラブルにお困りではありませんか？

会議室の予約管理システム「予約ルームズ」を提供している弊社では、

普段から会議室にまつわるトラブルについてご相談をいただきます。

今回は、そういったトラブルを防ぐための

社内会議室の予約ルールの改善方法について解説していきます！

会議室の予約ルールが定着しない理由

まずはじめに、社内の会議室予約ルールが定着しない理由からお話しします。

（１）ルールの設定・周知ができていないため

ひとつはルールが設定できていない可能性があります。

社内のルールや決まり事については、明文化されているものもあると思いますが、

多くは社員の経験や意識に依存された明文化されていない慣習であることが多いです。

そのため、社内の会議室利用ルールでも

・長年勤めている社員はルールを知っているが、新人は知らない

・部署や部門ごとにルールがあり、社内で統一がされていない

・Aさんが当たり前だと考えているルールが、Bさんにとってはルール違反である

など、ルール自体が慣習化されてしまっており、誰も正しいルールを知らない、あるいは正しいルールがそもそも存在しない（明文化されていない）のであれば、ルールの定着以前の問題です。

また、ルールが明文化されている場合であっても、そのルールが正しく周知されていない場合も定着は難しいです。

例えば、ルールが明文化されていても、ルール自体がどこに記載されているのかわからなければ誰も確認ができませんし、守りたくても守れません。

また、上司や先輩から口頭で教えてもらうという状況では、正しいルールを教えてもらえているかも不明です。

きちんと社員全員が会議室の予約時にルールを確認できる状況にしておくことや

入社時には管理部門から正しいルールの周知を行うことが必要です。

（２）ルールが複雑・煩雑であるため

二つ目の理由は、ルールが複雑・煩雑であるためです。

以前、お客様から

「会議室を予約せずに使う社員が多発して困っている」

といったご相談を受けたことがあります。

話を聞いてみると、その会社の予約方法は特殊で、申請方法も複雑だったため、

社員が面倒くさがって、会議室を予約せずに使ってしまっていました。

ルールの設定や周知も大事ですが、

守られないルールになってしまっては意味がありません。

ルールに問題がある場合は、ルール自体の簡素化・単純化を検討しましょう。

例えばですが、会議室予約管理システム「予約ルームズ」では、

普段お使いのカレンダーで、予定作成と同時に会議室を予約可能です。

既存のルール変更が難しい場合、専用のシステムを使って予約フローを改善する方法もありますので、参考にしてみてください！

社内会議室の予約ルール作成のポイント

（１）会議室の利用状況を把握する

まず初めに、会議室が誰にどんな用途でどれくらい利用されているか把握する必要があります。

弊社でも実際にあった事例なのですが、

・4人用・6人用の会議室を1名で使用している

・電話・個人作業など会議以外の用途での会議室利用している

など、会議室を正しく利用できていないケースがありました。

昨今は、リモートワークが浸透したことで、大人数用の会議室が不要になっていたり、

WEB会議の需要が増えたことで、1名用の会議スペースが不足していたりと、

会議室の需要と供給のバランスが崩れている企業も少なくありません。

予約ルールの作成時には、まずは誤った利用がされていないかを確認し、利用実態に即したルールを設定するようにしましょう。

（２）誰でもかんたんに予約できるようにする

先ほどもお伝えした通り、ルールが複雑だったり、予約が難しいと、ルールを守ってもらえません。

実際にあったルールには、

・社員は会議室を予約できるが、契約社員やインターン生は予約ができない

・書面で上長に承認をもらってから、担当部署に会議室の予約を依頼しなければならない

・会議室の予約管理を受付係が行っており、予約の依頼・取り消しは全て受付係を通す必要がある

など、予約ハードルが高く、うまく会議室が運用できていないケースがありました。

一方でうまく運用ができている会社では、

・社用カレンダーから会議予定の登録と同時に会議室予約ができる

・突発的な利用時は会議室の端末から即予約できる

・会議室の空き状況を誰でもリアルタイムに確認できる

など、誰でもかんたんに会議室を予約できる仕組みやルールが整っています。

（３）常にルールを周知する

ルールが設定されていても、社員全員がそのルールを理解していなければ意味がありません。

そのためには、入社時に管理部門から説明をおこなったり、社内掲示板等で利用ルールを定期的に確認してもらうことが必要です。

また、会議室に利用ルールを常に掲示させておくのも効果的です。

コクヨマーケティング株式会社さまでは、オフィスの運用ルールを各エリアごとに掲示し、ルールが形骸化しないよう工夫されています。*

会議室でも同様に、運用ルールを見えるところへ掲示することでルールの周知に効果があると考えられます。

まとめ

みなさまの会社では、会議室予約をどのように行っていますか？

会社によって方法は様々だと思いますが、

会議室には専用の予約管理システムを使うことで多くの会議室トラブルを解消できます！

今回は、会議室の予約ルールを中心にお話ししましたが、

もし他にも会議室のことでお困りのことがありましたら、何でもご相談に乗れますので、ぜひ一度弊社までご相談いただければと思います！