こんにちは、予約ルームズブログ編集部の湯川です！

皆さんは日々会議をしていて、

「会議室を予約せずに使っている」

「予約したはずの会議室が空いていない」

と困ったことはありませんか？

会議室予約システム「予約ルームズ」を提供している弊社では、

会議室予約にまつわるトラブルについて、普段から多くのご相談をいただいております。

今回は、そういったトラブルを防ぐために、

会議室の予約ルールの例や、ルール定着のコツについて紹介します！

会議室をストレスなく使いたい方は、ぜひチェックしてみてください。

会議室の予約ルール例

会社によってさまざまなルールがあると思いますが、

一般的に採用されていることが多い会議室の予約ルールを紹介します。

会社の状況に合わせて、活用できそうなルールがあればぜひトライしてみてください。

会議室の予約ルールが定着しない理由

前のパートで一般的な会議室の予約ルールを紹介しましたが、

せっかくルールを作っても、なかなか定着しないということはよくあります。

以下では、定着しない2つの理由をお話しします。

(1)ルールの設定・周知ができていないため

会議室の予約ルールは、設定や周知が正しくできていないと定着しません。

社内のルールや決まり事については、明文化されているものもあると思いますが、

社員の経験や意識に依存した慣習であることが多いです。

そのため、社内の会議室利用ルールでも

・長年勤めている社員はルールを知っているが、新人は知らない

・部署や部門ごとにルールがあり、社内で統一されていない

・Aさんには当たり前のルールが、Bさんにとってはルール違反である

など、ルール自体が慣習化されており、正しいルールが明文化されていないのであれば、

ルールの定着以前の問題です。

また、ルールが明文化されていても、

・ルールがどこに記載されているのかわからない

・上司や先輩から口頭でルールを教えてもらっているが、正しいルールか不明

というように、ルールが正しく周知されていなければ、定着は難しいです。

社員全員が会議室の予約時にルールを確認できる状況にしておくことや、

入社時に管理部門から正しいルールの周知を行うことが必要です。

(2)ルールが複雑・煩雑であるため

会議室の予約ルールは、ルールが複雑・煩雑であっても定着しません。

以前、お客様から「会議室を予約せずに使う社員が多く困っている」

といったご相談を受けたことがあります。

話を聞いてみると、その会社の予約方法が特殊で、申請方法も複雑だったため、

社員が面倒くさがって会議室を予約せずに使っていることがわかりました。

ルールの設定や周知も大事ですが、守られないルールになってしまっては意味がありません。

ルールに問題がある場合は、ルール自体の簡素化・単純化を検討しましょう。

例えばですが、会議室予約管理システム「予約ルームズ」では、

普段お使いのカレンダーで、予定作成と同時に会議室予約が可能です。

既存のルール変更が難しい場合は、

専用システムを使って予約フローを改善する方法がおすすめです。

会議室の予約ルール作成のポイント

定着しやすく、実用的なルールを作成するには、

以下の3つのポイントを押さえることが重要です。

(1)会議室の利用状況を把握する

まずは、会議室が誰に・どんな用途で・どの程度利用されているかを把握する必要があります。

実際に弊社でも、

・4人用・6人用の会議室を1名で使用している

・電話・個人作業など会議以外の用途での会議室利用している

など、会議室を正しく利用できていないことが過去にありました。

昨今は、リモートワークの浸透で大人数用の会議室が不要になったり、

WEB会議の需要が増えたことで、1名用の会議スペースが不足していたりと、

会議室の需要と供給のバランスが崩れている企業も少なくありません。

予約ルールの作成時には、最初に誤った利用がされていないかを確認し、

利用実態に即したルールを設定するようにしましょう。

(2)誰でも簡単に予約できるようにする

先ほどもお伝えした通り、難しいルールは守ってもらえません。

お客様へのヒアリングでも、

・社員は会議室を予約できるが、契約社員やインターン生は予約ができない

・書面で上長に承認をもらってから、担当部署に会議室の予約を依頼しなければならない

・会議室の予約を受付係が行っており、予約の依頼・取り消しは全て受付係を通す必要がある

など、予約ハードルが高く、うまく会議室運用ができていないケースがありました。

一方でうまく運用ができている会社では、

・社用カレンダーから、会議予定の登録と同時に会議室予約ができる

・突発的な利用時は、会議室の端末から即予約できる

・会議室の空き状況を誰でもリアルタイムで確認できる

など、誰でも簡単に会議室を予約できる仕組みやルールが整っています。

(3)常にルールを周知する

ルールが設定されていても、社員全員がそのルールを理解していなければ意味がありません。

そのためには、入社時に管理部門から説明をおこなったり、

社内掲示板等で利用ルールを定期的に確認してもらうことが必要です。

また、常に会議室内に利用ルールを掲示しておくのも効果的です。

コクヨマーケティング株式会社さまでは、オフィスの運用ルールを各エリアごとに掲示し、

ルールが形骸化しないよう工夫されています（*）

会議室でも同様に、運用ルールを見えるところに掲示することで、

ルールが周知され、定着も進むと考えられます。

まとめ

いかがだったでしょうか？

今回紹介した会議室の予約ルールや、ルール作成のコツが、

少しでも参考になれば幸いです。

最後までご覧いただきありがとうございました！

「予約ルームズ」が気になったか方は資料もぜひご覧ください