会議室の空予約が目立ってきていませんか？
　 
「予約が入っている会議室、のぞいたら誰も使っていない…。」
　 
というケースに、オフィスで遭遇することが、
リモートワークが流行したと同時に増えています。
　 
実際に少し前までは弊社でも空予約は起きていて、
「会議室が足りないのではないか？」という話になったんですが、
 
実際には↓↓↓
 

　 
このように、会議室予約システム「予約ルームズ」の
会議室分析機能の①を見ると、かなり空予約が多いのがわかります。
　 
そして、②の「会議室の稼働率」は19%。
　 
数字にすると、会議室は足りている状況です。
これがわかったので増室して無駄な経費を使わずにすみました。
　 
弊社だと空予約の場合、会議室の予約が自動キャンセルされて
オフィスにいる人はすぐ使えます。
　 
しかし、予約ルームズのような会議室管理システムを使っていないと
空予約の時間帯は誰も会議室を使えないオフィス環境です。
　 
そこで今回は、空予約をシステムを使わずに解決する方法について
紹介していきますので、参考になれば幸いです！

会議室の空予約を撲滅する3つの方法

会議室の空予約をなくすには、以下の3つの方法が有効的です。
 

（1）リモートワークでのWEB会議開催を推奨する

リモートワークでWEB会議に参加するよう促すと、

会議室の予約自体を減らすことができ、同時に会議室の空予約も減らすことができます。

働き方改革やコロナ禍の影響で、WEB会議システムが普及しているからこそ、

無理に会議室を使わないことも選択肢に入れられるとベストです。

WEB会議に置き換えやすい会議内容や条件は、以下の通りです。

と言っても、全ての会議をWEB上でする必要はありません。

重要な商談や社内会議は引き続き会議室で行い、

置き換え可能なものだけWEB会議にするなど、うまく使い分けることがおすすめです。

（2）会議室利用のルールを設ける

「空予約」は必要以上に会議室を予約し、キャンセルを忘れてしまうなど、

個人のマナーに起因することが多いです。

そのため、社内で会議室利用のルールを設けて浸透させることで、

自然と空予約の発生を減らすことができます。

ただ、ルールだけで空予約を完全になくすことは私の経験上難しいと感じています。

• 人が介入するため、どうしてもミスや漏れは発生する
• ルールが形骸化して結局マナー違反をされてしまう

特に人数の多い会社では、その分ミスも増えやすく、ルール浸透にも時間がかかってしまいます。
 

（3）会議室予約システムを導入する

「ルールや手段だけでは変わらなかった。」
 
という場合に解決する方法は、
会議室予約システム「予約ルームズ」などのシステムを使うことです。
 
都度人の手で予約をキャンセルせずに空予約をなくすことができます。

会議開始時刻から一定時間経過した場合、使われていない会議室は自動でキャンセルになるので、

解放された会議室は他の人が利用できるようになります。

その他にも、予約ルームズを利用することで、

• 今空いている会議室が一目でわかる
• 会議室の端末をタップしてその場で予約できる

• 会議室の終了時間を知らせて、無断延長を防止する

 
といったメリットも享受できるので、
これ一つで会議室利用の効率化や生産性向上につかがりますよ。

会議室の空予約を解決した事例

弊社サービスを利用している三井デザインテック株式会社様でも、

会議室の空予約に課題を感じていらっしゃいました。

担当の方からは下記のように伺っています。

会議室予約システムを使うと空予約の解決はもちろんのこと、

会議室の使い方やマナーの改善も期待できます。

会議室の空予約が発生する要因

会議室の空予約は会議室の予約がキャンセルされないと発生しますが、

その要因は以下の4つが考えられます。

（1）延期になった会議の予約キャンセルを忘れた

お客様の都合であったり、参加者の体調不良であったりと、

会議の延期は度々発生します。

延期になった予定を入力して満足し、元々の会議予定をキャンセルし忘れると、

会議室の予約が残って空予約となってしまいます。

（2）日程調整の仮予約が残っていた

お客様との商談や採用面接など、外部の方との日程調整をする場合、

複数の候補日程に合わせて、会議室にも仮予約を入れるのが一般的です。

しかし、日程調整後に仮予約のキャンセルを忘れてしまうと、

複数の仮予約が残ったままとなり、空予約につながります。

（3）会議室確保のために争奪戦が起きた

会議室が足りない事態が定常化してくると、

確実に会議室を使えるよう「早めに予約しておこう」という考えが生まれます。

その結果、実施の有無にかかわらず先の予定まで会議室の予約が埋まり、

”さらなる空予約を生む”悪循環につながります。

（4）参加者全員がリモートワークだった

出社とリモートワークを組み合わせた”ハイブリッドワーク”が定着する中、

指定出社日がない会社では、誰がいつ出社するかがわからないことがよくあります。

そのためハイブリッドワーク下では、

「出社する人のために、念のため会議室を予約しておこう」と動くようになり、

その結果、全員リモートワークの場合に空予約となってしまいます。

会議室の空予約によるリスク

会議室の空予約によるリスクについて、代表的なものは以下の5つです。

（1）自席から会議に参加することになり、周りに迷惑をかける

会議室の予約が取れないため、

自席からWEB会議に参加することもあると思います。

すると、オフィススペースでのノイズや人の映り込みで自分の音声や映像が乱れたり、

自分の話声が響いて自席近くで作業をしている人に迷惑をかけるリスクがあります。

また、情報漏洩のリスクがあるだけでなく、

WEB会議に参加するお客様からの心象が悪くなる可能性もあります。

（2）自宅で会議をすることになり、会議の質が落ちる

会議室の予約が取れないため、

リモートワークで自宅から会議に参加することもあると思います。

WEB会議では対面会議よりもスムーズさが失われることで、

活発な議論が生まれず、会議そのものの質が下がるリスクがあります。

（3）会議のリスケが発生し、商談機会損失や心証悪化につながる

お客様が来訪される会議については、

会議室の予約が取れないとリスケするしかないこともあると思います。

これにより、会議の機会損出や、

対応スピード低下による心証悪化につながるリスクがあります。

（4）空予約分の会議室家賃が無駄になる

本来使われるはずだった会議室が空予約によって使われないことで、

その分の会議室家賃が無駄になるリスクがあります。

（5）会議室の取り合いが激しくなり、衝突が生まれる

空予約によって会議室の予約が取りづらくなると、争奪戦が発生するようになり、

場合によっては従業員同士の衝突が生まれるリスクがあります。

会議室の空予約が軽視される理由

先日、展示会で総務や情シスなどバックオフィスの方と話した際に、

「空予約は見たことあるけど、そこまで問題に感じていない」とおっしゃっている方が多くいました。

このように空予約があまり問題視されていないのは、

空予約が月に何件発生しているかなど「空予約の実態を知らないため」だと考えられます。

実態を知るには、カレンダーや管理表から会議室予約履歴を取得し、

予約者に実際の会議室利用状況をヒアリングしてみることをおすすめします。

（1ヶ月分だと工数がかかるため、会議が多い1週間だけに絞って確認することがおすすめです）

すると、自社の会議室稼働率や空予約状況を把握することができます。

手間がかかるやり方でがありますが、

どれほど空予約が発生しているか数字で確認でき、危機感を持てるようになります。

「そんな面倒なことしたくない…」という方には、

空予約を分析できるツールの活用がおすすめです。

即座に会議室稼働状況を確認でき、空予約改善のヒントとして活用できます。

いずれにせよ、会議室の実態を正しく把握することが、会議室稼働率を改善する鍵になります。

会議室の空予約は工夫次第で防げる

会議室の空予約のせいで、困った経験をした人は多いはず。

しかし、その多くは人のミスや作業漏れが原因となっているものが大半です。

そういった不満やストレスを、会議体の変更やシステム導入で賢く解決し、

誰もが使いたい時に会議室を使える状況を作っていきましょう！

最後までご覧いただき、ありがとうございました。

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