会議室の予約管理システム「予約ルームズ」

会議室の予約管理システム

会議室が足りないのは「空予約」のせい?会議室の稼働率を上げる方法

「会議室が足りない」というトラブルの原因はずばり「空予約」です!

ある調査では、会議室予約のうちおよそ4分の1は空予約だという結果となっています。
そのため、会議室の稼働率は、予約上の利用率に比べて低く、実際は利用されていないというケースがあります。
空予約が発生する原因を知った上で、解決策を行えば空予約の発生率をぐっと下げることができます。

空予約が発生する主な3つの原因

空予約とは、「予約されていた会議室が使われずに放置されたままだった」という現象のことです。

 

【とあるオフィスで起こったシーン】会議を開催するために会議室の予約を取ろうとしたが、既に予約で埋まっていて会議室が空いていない。

仕方なく別の日時へ会議の開催を延期したものの、元々予定していた日時に会議室エリアへ行ってみると、予約が埋まっているはずの会議室は空いていた…。

 

これを読んでいる皆さんにもこういった経験があるかと思います。
社内の会議ならまだしも、お客様との商談設定時にこの空予約が起こってしまうとなると、業績に直接マイナスの影響が生まれてしまう恐れがあります。
なぜこういった空予約が発生してしまうのでしょうか?

 

予定していた会議が延期になるも、予約のキャンセルを忘れていた

お客様の都合であったり、参加者の体調不良であったりと、会議が延期になることは考えうる自体です。
会議予定が変更になった場合にカレンダーの予定を変更する際に、会議室の予約の変更を忘れてしまうと、会議室の予約だけが残ってしまい結果として空予約となってしまいます

 

外部との日程調整時に会議室の仮予約が残っていた

お客様との商談や採用面接など、外部の方との日程調整をする場合、複数の候補日程を仮押さえするケースがあります。
会議室が必要な予定の場合は、同時に会議室も予約する必要があるため、仮予約として複数の会議室が予約されます
日程調整後、速やかに仮予約をキャンセルされればいいですが、そのキャンセルが忘れられると複数の仮予約が残ったままとなってしまい、空予約となってしまいます。

 

会議室確保のために会議室争奪戦が生まれる

空予約などが原因で「会議室が足りない」という声が増えてくることで、会議室が足りないことを危惧して、早めに会議室を予約しておこうという考えが生まれます。
その結果、実施の有無にかかわらず先の予定まで会議室予約がされ、さらなる空予約を生むという悪循環になる可能性もあります。

空予約の発生によって生まれる問題・課題

こういった原因で会議室の空予約が発生しますが、それによって多くのトラブルが発生してしまいます。

 

  • 会議室が空いておらず、会議を延期してしまう
  • 「今ちょっと会議したい」というケースでも会議室が使えない
  • 空予約のせいで会議室の稼働率が低下する
  • 仮予約が多くなり、本当の空き状況が分からなくなる
  • 早すぎる予約で会議室の争奪戦が発生してしまう
  • ようやく確保できた会議室が狭すぎる・広すぎる

 

こういったように、本来業務を前に進めるための会議のはずなのに、会議が開催できないせいで業務が止まってしまう、機会損失が生まれてしまうという悪循環に陥ってしまいます。

 

こういった問題を解消するためにも、会議室の空予約が発生しないように対策が必要です。

空予約を改善する方法

空予約が発生しないようにするには、いくつかの対策があります。

 

会議室利用のルールを設ける

空予約の発生原因を紹介しましたが、基本的には「予約のキャンセル漏れ」や「仮予約をたくさん・先まで予約してしまう」というように、会議室利用のルールやマナーの問題に起因することが大半を占めます。
そのため、社内で会議室のルールやマナーを設けて、それを守るように運用ができれば、自然と空予約の発生は減らすことができます。

 

【会議室利用ルールの例】

  • 会議の種類に応じて優先順位をつける
    – 大人数向け会議室(6~10名利用):来訪者との対面での会議など
    – 少人数向け会議室(2~4名利用):Web会議など
  • 定例会議の会議室予約はNG。利用は2週間先まで
  • 当日の会議室利用の変更や交渉はチャットの専用チャンネルで会話する

 

ただ、実際にルールを設けたから空予約がなくなるか、というのは厳しいのが現実です。

 

  • 人が介入するため、どうしてもミスや漏れは発生する
  • ルールが形骸化してしまい、結局マナー違反されてしまう

 

こういったことで結局空予約の発生状況が改善しない、というケースは十分考えられますので、あまり有効な手立てとは言えません。

 

会議室を使わないWeb会議を推奨する

会議自体は仕事をする上で必要にはなりますが、そもそも会議室を使わない会議へ移行することで、会議室の空予約を防ぐという方法もあります。
働き方改革やコロナ禍の影響もあり、対面でなくても会議ができるようになっている現在、Web会議システムを利用し、会議室を使わなくても会議をすることはできます。

 

【Web会議の推奨例】

  • 4名以下の社内会議の場合、リモートワークでのWeb会議実施を推奨
  • お客様との1回目の商談はWeb会議での実施を推奨

 

もちろん、全ての会議をWeb上でする必要はありません。
大事なお客様との打ち合わせや商談、重要なことを決める社内会議やプレゼンなどは会議室を使って対面で行い、対面である必要のない会議はWeb会議にするなど、メリハリをつけるとよいでしょう。

 

会議室予約管理システムを導入して空予約を防止

先ほども紹介したように、空予約の原因は予約のキャンセル漏れなどによる人のミスが主な原因です。

そういった予約やキャンセルなどの管理を自動化する、会議室予約管理システムを導入することでも空予約を防ぐことができます。
たとえば会議室予約管理システムの『予約ルームズ』には、会議室が使われていなかった場合の自動キャンセル機能が搭載されています。

それを活用することで、実際に空いている会議室は解放されて使えるようになるので、空予約を防ぐことができます。
その他にも、予約ルームズを利用することで、

 

  • 今空いている会議室が一目でわかる
  • 会議室の端末をタップしてその場で予約可能
  • 会議室の終了時間を知らせて無断延長を防止

 

といった機能が使えるので、会議室の利用や生産性を向上させることができます。
会議室予約管理システムを導入することで、本当に使いたい人が会議室を使えるようになり、会議室の有効利用につながります

システムを利用した空予約を無くす2つの方法とは?

会議室予約管理システムで空予約発生をなくす

会議室予約管理システムの『予約ルームズ』を使えば、会議室予約・管理が簡単にできるようにになります。

 

会議室_空予約_予約ルームズ

 

予定時刻から一定時間経過した場合、使われていない会議室は自動キャンセルとなるので、解放された会議室は他の人が利用できるようになります
これを使えば空予約の発生をぐっと抑えることができます。

 

【予約ルームズ利用企業の声】

元々は「会議室を取られないために」と定例的に会議室を抑えているが、スケジュールが変わったとしても反映されておらず、空予約が発生していて、会議をしたくても会議室が使えないような状況が続いていました。

 

予約ルームズを導入してからは、空予約がなくなって会議室の無駄遣いが減ったり、退室アラームがなることで会議の延長が無くなったりと、会議室の管理意識向上に繋がっています。

 

導入事例|三井デザインテック株式会社

 

予約ルームズの資料をみてみる

日程調整ツールで仮押さえの予約をなくす

もう1つの方法としては、空予約の原因にもなっている会議室の仮押さえをなくすことです。
外部の方との日程調整の間、複数の候補日時を押さえておく必要があり、会議室の仮押さえも発生していますが、これらは日程調整ツールを利用することで仮押さえという作業が不要になります。
日程調整ツールの『調整アポ』を使えば、日程調整時に自分のカレンダーと連携したURLを相手に送るだけ

 

会議室_空予約_調整アポ

 

複数の候補日を用意する必要も、会議室を複数押さえる必要もありません。

相手はURLから都合のいい日時を選択するだけで、日程調整・カレンダー予約・会議室予約が全て完了します!
打ち合わせの日程調整を自動化することで、会議室の仮予約の削除忘れも対策できて、空予約の発生が防げます
全ての調整が自動で行われるので、解除や取り忘れなどのヒューマンエラーも防げます。

 

【調整アポ利用企業の声】

各セールスメンバーが様々なお客様と日程調整を行っていたため、仮予約も含めてどんどん日程が埋まってしまう状況でした。

人員が多くなるにつれて、商談の仮予約が放置されていたり、ダブルブッキングが多々発生したりするような状況があり、無駄が生じているという課題がありました。

 

調整アポを導入して、候補日のピックアップとスケジュールの仮予約などの手作業が全てなくなったので、日程調整に関わる全体の工数削減を実感しています。

 

導入事例|株式会社SUPER STUDIO

 

調整アポの資料をみてみる

様々な工夫で空予約の発生は防げる

会議室の空予約のせいで、困った経験のある人は多いはず。
しかしその多くは、人のミスや作業漏れによるものが原因となっているものが大半です。
そういった不満やストレスはシステム導入によって解消し、スムーズな会議運営を進めていきましょう。

詳しくは、
詳細な機能と料金がわかる資料

基本的な機能はもちろん、サポートの内容など詳しくご紹介しています。
サービス導入を検討されている方にぜひご覧いただきたい資料になります。

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