「会議室の空き状況がわからない」

「あの会議室って今空いてる？使ってる？」

そんな風に困ったことはありませんか？

会議室の予約管理システム「予約ルームズ」を提供する弊社では、

これまで多くの企業様の会議室に関する課題を解決してきましたが、

特にお困りの声が多いものとしては空予約の頻発と、会議室の空き状況の不透明さです。

今回は、会議室の空き状況が不透明で困っている方へ、

会議室予約管理システムを導入したら、どんな効果があるのかお伝えしていきます！

会議室の空き状況がわからない問題が増えた理由

会議室の空き状況がわからないことに悩む企業が、コロナ禍に入り非常に増えています。

リモートワークが普及し、商談や面接、社内会議など多くのミーティングがオンラインで行われるようになりました。

これまではお客様先の会議室で行っていた打ち合わせを社内で行うことが増えたため、

会議室が不足するようになりました。

これまでであれば、会議室を事前に予約しなくても、

どこかの会議室が空いていて、好きな時に使えていましたが、

いつでも満室という状況になると、

「いま空いているのか」

「いつなら予約できるのか」

と、気になった時に、すぐ空き状況を確認したくなりますよね。

そんな企業様が、いま非常に増えているんです！

会議室予約管理システムとは？

会議室の予約管理システムとは、会議室の予約や入退室の管理、会議時間の管理など、会議室に関わる雑務・業務を効率化するシステムです。

グループウェア等にも施設管理機能が付帯していることがありますが、会議室予約管理システムでは、施設管理以上の便利で専門的な機能が搭載されています。

会議室予約管理システムの３つの導入効果

ここからは、会議室予約管理システムの3つの導入効果をお伝えします！

（１）空予約を解消できる

会議室の予約管理システムには、空予約の自動キャンセル機能があります。

空予約の自動キャンセル機能とは、未入室のまま一定時間を経過した会議室予定を自動キャンセルすることができる機能です。

それにより、予約された会議室が使用されていない場合には、空いている会議室として別の方が会議室を予約・使用できるようになります。

（２）時間を意識した会議を行えるようになる

時間内に会議が終わらないという経験は誰にでもあるかと思いますが、

会議室が時間通りに開かないと、次の会議開始が遅れてしまい他の業務に迷惑がかかってしまいますよね。

そうしたことが起こらないよう、会議室予約管理システムにはタイムキーパー機能があります！

それにより、会議中でも残り時間や次の会議予定を意識して会議ができるため、社員の時間意識も向上します。

予約ルームズを導入いただいている三井デザインテック様では、

「空予約がなくなって会議室の無駄遣いが減ったり、退室アラームがなることで会議の延長が無くなったりと、会議室の管理意識向上に繋がっています。」

と、空予約の解消や会議の時間管理意識に効果を感じていただいています。

（３）会議準備の人為的ミスが起きなくなる

会議の準備の際、会議室を予約するのを忘れてしまったり、会議室の予約がダブルブッキングしてしまうこともあると思います。

予約ルームズでは、日程調整ツール「調整アポ」と連携し、日程調整と同時に会議室を自動予約する機能や、空いている会議室を即予約できる機能があります。

そのため、ダブルブッキングや会議室の取り忘れなどの人為的ミスを大幅に減らすことが可能です！

ご導入企業のfinal様では、

「仮に予約を忘れたとしても、会議室に設置したデバイスを操作することで予約ができるため、会議室のバッティングがなくなりました。」

と、会議室のバッティング防止にも効果を感じていただいています。

まとめ

今回は、会議室の空き状況が不透明で困っている方へ、

会議室予約管理システムを導入したら、どんな効果があるのかお伝えしました！

会議室の予約管理機能の導入は、会議室不足を解消するための一つの方法になりますので、会議室不足や会議室の予約・管理にお困りでしたら、まずは予約ルームズのトライアルから始めてみてください！