会議室の予約管理システム「予約ルームズ」

会議室の予約管理システム

日程調整→受付→会議室をワンストップで効率化。
全社員が積極的に来客対応する文化へ

この記事の要約
  • 受付、会議室管理、日程調整の業務をすべて効率化に成功
  • 会議室の空き状況が一目でわかる、管理表が不要になる等会議室利用の効率化につながる
  • 会社の成長のためには、業務効率化ツールの積極的な導入が不可欠

オフィス移転を機に複数のシステム導入を検討

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 ー オフィスを移転される前は、どのように会議室を利用・運用されていたのでしょうか?
 

稲葉(久):前オフィスでは自分たちの会議室を持っておらず、会議を行うときは親会社の会議室を借りていました。
 
会議室予約表も親会社のものを使っており、弊社独自の会議室予約表は持っておりませんでした。
 

オフィス移転で色々とオフィスの設備を見直す中で、受付業務の効率化の観点で受付システムの『RECEPTIONIST』を検討している際に、会議室の予約管理システム『予約ルームズ』の存在を知りました。
 
受付システムと連動させて使用できる非常に優れたサービスであることが分かり、オフィス移転のタイミングで同時導入を決めました。
 
 ー 現在はどのように会議室を管理されていますか?
 
稲葉(久):管理画面や会議室入り口においたタブレットで利用状況を確認しています。
今どこの会議室が空いているか一目でわかることが非常に役立っています。
 
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突発的に会議室を使いたい時、入口での操作のみで会議室を押さえることができるようになり、管理表に予約する必要がなくなりました。

日程調整と会議室予約を同時に効率化

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 ー 貴社は日程調整ツール『調整アポ』もお使いいただいているんですよね。
 
稲葉(久):はい。『調整アポ』は編成部、営業部、制作部、マーケティング・コミュニケーション部などの、来客されるお客様が多い部署が使っています。
 
お客様との日程調整の際にメール文面に日時を複数打ち込み、その時間に対応する会議室がそれぞれ空いているかを全て調べて予約を抑えることが非常に手間で、効率化できないかと思い使い始めました。
 
 ー 一番便利だと思ったポイントはどこでしょうか?
 
稲葉(久):日時提案から確定までが全て自動でGoogleカレンダーに反映されるところです。
お客様が日時を確定したのと同時に会議室の予約が自動ででき、仮予約も自動で消えるのが本当に便利ですね。
 
大きな業務効率化に繋がっています。
 
 ー 候補提案型(※1)と予約受付型(※2)、どちらを使っていますか?
 
※1 複数の日程候補を提示しての日程調整
※2 空き時間が自動抽出された、予約URLからの日程調整

 
稲葉(久):私は候補提案型を多く使っています。
 
前後の業務とのバランスを見て、こちらで指定したい場合が多いからです。
 
すでにやりとりが多く、比較的ラフに打ち合わせができるお客様には予約受付型を使っています。
 
 ー シーンに合わせて使い分けていただいているんですね。ありがとうございます!

会社の成長には、ツールでの効率化が不可欠

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 ー 受付・日程調整・スペース管理をシステム化するべき一番の理由は何だとお考えですか?
 
稲葉(久):手間のかかることをできる限り効率化することが、個人の生産性の向上につながり、そしてそれが会社の成長につながると信じているからです。
 
会社として大事なことは無駄を省き、業務の効率化をすることだと思っています。
 
ツールで省ける時間はひとつ1、2分かもしれませんが、社員が集中できて業務の効率が上がりますよね。
それを積み重ねることが会社にとって重要です。
 
業務効率化につながるものを積極的に導入することは、会社の成長のためになる
 
という信念を持っていたことが大きな理由ですね。
 
 ー ありがとうございます!最後に、『予約ルームズ』や『RECEPTIONIST』を検討している方へ一言をお願いします!
 
稲葉(久):さきほどもお伝えしたように、様々な便利なサービスがありますが、
 
・電話による受付対応を効率化する
・会議室の管理を効率化する
・初期費用がかからず、コストパフォーマンスに期待できる

 
この弊社の希望・条件に一番近しいサービスが『RECEPTIONIST』シリーズだけでした。
 
弊社と同じような課題を抱えている会社には、『RECEPTIONIST』がベストな選択だと思います。
 
 ー ありがとうございます!そう言っていただけて幸せです!
   これからも頑張って最高のサービスを提供できるように努めます!

 
 
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クライアント名BS松竹東急株式会社
業種衛星基幹放送事業
(BS放送局の運営)
利用部署管理局管理部
従業員数40名

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