「今空いている会議室はあるかどうかが分からない…」
「ちょっと会議したいけど、あの会議室が空いているかどうか見分けがつかない…」
 

コロナ禍も落ち着いてオフィス出社が増えたり、Web会議の浸透で会議の頻度が増えたりと、オフィスで会議をするシーンが増えてきたかと思います。
 

しかし、いざ会議をしようと思っても「会議室が空いていない！」と困った経験が一度はあるのではないでしょうか？
 

そんなお悩みを解決するのが会議室予約管理システムです！これから詳しく紹介していきます。

会議室予約管理システムとは？

会議室予約管理システムとは、オフィスの会議室予約・入退室管理など、会議室に関わるあらゆる業務を自動化して業務効率化を実現するシステムです。
 

例えば、会議室の予約管理システム『予約ルームズ』では、
 

・予約は会議室の端末をタップしてその場で予約
・空予約の自動キャンセル
・空いてる会議室が一目でわかる
・会議室の終了時間お知らせ
 

という機能で会議室の業務効率化が可能です。
 

会議室の予約自体はGoogleやOutlookなどのカレンダー機能からも行うことができますが、専用の会議室予約管理システムを導入することで、会議室の稼働率を向上させたり、会議進行をサポートして会議の質を向上させたりすることが可能となります。

会議室予約管理システム導入のメリット

会議室予約管理システムを導入することで、具体的にどういったメリットがあるのか紹介します。
 

会議室の空き状況・利用状況の可視化

会議室に設置したタブレットやスマホ上で会議室の入退室を更新することで、リアルタイムで利用状況の管理が可能となります。
 

「前の会議が予定より早く終わり会議室が空いているにもかかわらず、予約ができない」といった場合はよくあると思いますが、会議室管理予約システムを活用すれば、空いている会議室をその場で予約・利用することができます。
 

更に会議室の利用履歴データを分析することで、利用状況の正確な把握・分析も可能となります。
 

空予約の減少

「定例会議で会議室を押さえていたが、当日会議がなくなった」
「オフィスでの会議予定だったが、当日リモートワークに変更した」
 

こういった場合に会議室のキャンセルを忘れてしまい、会議室が空いているのに予約が埋まっている「空予約」が発生してしまい、会議室の稼働率を下げる要因となります。
 

会議室予約管理システムには、予約時間から一定時間入室の登録がされない場合、予約を自動キャンセルする機能があります。
 

この機能があれば、使われてない会議室は解放され、その分空いている会議室を他の誰かが利用することで、会議室の稼働率向上に役立ちます。
 

会議室からの予約操作を効率化

一般的に会議室の予約はPCやスマホからグループウェアを立ち上げて予約しますが、会議室予約管理システムを導入していれば、会議室に設置したタブレットやスマホ端末からその場で予約が可能です。
 

「ちょっとそこの会議室空いているから打ち合わせしましょう」というような形で、空いている会議室を無駄なく利用できます。
 

会議運営の効率化

次の会議予定が入っているにもかかわらず、無断で会議延長されて困ってしまう経験はありませんか？
 

会議室予約管理システムを使えば、会議終了時刻を自動でお知らせしてくれたり、次の会議室予約が入っていることをアナウンスしてくれたりするので、会議の無断延長を防止することができます。
 

会議室予約管理システムの比較・選定ポイント

会議室予約管理システムといっても、オフィスの会議室利用に特化したシステムもあれば、貸し会議室などの一般施設でも利用可能なものまで、その種類は幅広いです。
 

会議室予約管理システムを選ぶにあたって、選定や比較すべきポイントについて解説していきます。
 

導入目的と利用方法が合っているか

・オフィスの会議室に使いたいのか、貸し会議室やレンタルスペースの予約に使いたいのか
・会議室予約をスムーズにしたいのか、会議室の稼働率など会議室運用を改善したいのか
・会議室の空き状況を一目で確認したいのか、PCの管理画面で確認できれば十分か
 

このように、システムごとにできる機能や対応範囲が異なります。「システム導入の目的は何か」「どのように利用するイメージか」をきちんと整理してから選定するのがポイントです。
 

導入から運用までの費用が予算に合っているか

会議室予約管理システムの導入にあたり、初期費用や利用料金もシステムごとに異なります。
 

また会議室端末も「タブレットのみ」「スマホもOSもなんでもOK」などの要件によって初期投資の費用にも変動があります。
 

カレンダーツールとの連携機能の有無

普段業務で利用しているカレンダーツールとの連携機能があれば、新しいシステムの操作方法を覚えなくともカレンダーツール上でそのまま利用することが可能です。
 

MicrosoftやGoogleなど、自社のカレンダーツールと連携可能かどうかも確認しておくといいでしょう。

おすすめの会議室予約管理システム

会議室の空き状況が一目でわかるには、会議室の前に端末を設置して空き状況を表示するタイプのシステムが必要です。
 

おすすめの会議室予約管理システムを紹介していきます。
 

予約ルームズ（株式会社 RECEPTIONIST）

『予約ルームズ』は、会議室・商談スペースの利用状況をリアルタイムに把握できる会議室管理・予約サービスです。
 

上の写真のように、空いている会議室は「緑」、利用中の会議室は「赤」と端末に表示されるため、会議室の空き状況が一目でわかります。

わかりやすくシンプルな仕様を、導入されている三井デザインテック様にも評価いただいています。
 

タブレットだけでなくスマートフォンでも利用できるため、会議室のみならず、イベントスペースや電話BOX、Web商談席、集中ブース、教室といった、オフィス・学校のあらゆるスペースの管理がこれ一つで可能になります。
 

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SmartRooms（株式会社内田洋行）

『SmartRooms』は、予約しても使用されない「カラ予約」をなくし、会議室の利用状況がすぐに分かるなど、より効率的に無駄のない利用を助けてくれるシステムです。
 

Microsoft / Google Workspaceなどの主要なグループウェアと連携しているので、会議室の関する多くの業務を効率化することができます。
 
 

Biz Room（株式会社Panasonic）

『Biz Room』は、Microsoft 365と連携可能な会議室予約管理システム。会議室前に設置したiPadやOutlookから会議室の予約・変更・キャンセルを操作し、会議の開始・終了を各会議室のタブレットで操作することで管理します。
 

空き状況は各タブレットから確認できて、次の予約が空いている場合はワンタップで延長も可能です。
 
 

WorkstyleOS（ACALL株式会社）

『WorkstyleOS』は、社内コミュニケーション・会議室予約管理システム・入退館・受付チェックインシステムなど、スマートオフィスを実現するための多様な機能を備えたシステムです。
 

ACALL MEETING機能を使用し、会議室にiPadを設置することでその場での予約や空き状況の確認が可能です。
 
 

iMeeting®-R（NTTデータ ルウィーブ株式会社）

見やすくシンプルな画面と簡単な操作で自社の会議室をいつでもスムーズに予約できる「会議室予約管理システム『iMeeting®-R』
 

利便性の高いクラウド型で、ネットが繋がる環境であればどこからでも予約できるうえ、低コストで導入しやすいのが魅力的です。
 

管理画面での設定も簡単なので、はじめて予約管理システムを導入する場合でも設定しやすいのが嬉しいところ。
 
 

Hyper Reserve Room（株式会社ハイパー）

『Hyper Reserve Room』は、簡単で利便性の高いクラウド型の会議室予約管理システムです。先述紹介したiMeeting®-Rの技術を採用しているため、「iMeeting®-Rの簡易版」といえます。
 

タブレットによる会議室の入退室管理に特化し、細かい機能を省いて導入コストを抑えた中小企業様向けの会議室予約管理システムです。
 
 

ROOMLEAD（株式会社ユーテック）

『ROOMLEAD』は、会議室に設置したタブレット・スマホ端末だけでなく、社員のスマホからも会議室の入退室管理が行えます。
 

端末にアプリをインストールするのではなく、インタネットブラウザを使用するため、端末の運用環境を選ぶことなく導入することができます。
 
 

conforio（株式会社イトーキ）

『conforio』は、日本語・英語の２カ国語に対応しており、グローバル環境でも利用可能な会議室予約管理システムです。
 

大型のモニターなどの総合案内端末を設置することで、複数の会議室利用状況も一目で確認することが可能です。
 

会議室予約管理システムで会議室の空き状況を可視化

今回紹介したような会議室予約管理システムをオフィスに導入することで、会議室の空き状況が一目でわかるようになります。
 

これでもう、空いている会議室を探してフロアを探し回るという手間から解放されます！
 

1つ1つの会議を効率化して、生産性向上させていきましょう。
 

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