こんにちは、予約ルームズブログ編集部の湯川です！

コロナが5類に移行し、オフィス出社が増えたり、WEB会議の浸透で会議の回数が増えたりと、

オフィスで会議をするシーンが増えてきたかと思います。

しかし、いざ会議をしようと思っても「会議室が空いていない！」

と焦った経験が一度はあるのではないでしょうか？

私も最近、オフィスにて「あとで会議室を予約しよう」と思ってうかうかしているうちに

会議室が埋まってしまったことがありました…。

会議室予約や稼働率がチェックできる「予約ルームズ」を提供する弊社には、

私と同じような経験がある方からの相談が毎日寄せられています。

そして、解決策の1つとして会議室予約システムの導入をおすすめさせていただいております。

今回は、この会議室予約システムのメリット、選び方、おすすめのシステムを紹介します。

「会議室難民になりたくない」と思っている方はぜひチェックしてみてください！

会議室予約システムとは？

会議室予約システムとは、オフィスの会議室予約・入退室管理など、

会議室に関わるあらゆる業務を自動化して効率化を実現するシステムです。

例えば、会議室の予約システム「予約ルームズ」では、

・予約は会議室の端末をタップしてその場で予約
・空予約の自動キャンセル
・空いてる会議室が一目でわかる
・会議室の終了時間お知らせ

という機能で会議室の業務効率化が可能です。

会議室の予約はGoogleやOutlookなどのカレンダー機能からも行うことができますが、

専用の会議室予約管理システムを導入することで、会議室の稼働率を向上させたり、

会議進行をサポートして会議の質を向上させることが可能となります。

予約ルームズの機能については、こちらのページの方がわかりやすいかと思いますので、

合わせて見ていただければ幸いです。

会議室予約管理システム導入のメリット

会議室予約システムを導入する4つのメリットを紹介します。

(1)会議室の空き状況・利用状況の可視化

会議室に設置したタブレットやスマホ上で会議室の入退室を更新することで、

リアルタイムで利用状況の管理が可能となります。

「前の会議が予定より早く終わり会議室が空いているにもかかわらず、予約ができない」

といった場合はよくあると思いますが、会議室予約システムを活用すれば、

空いている会議室をその場で予約・利用することができます。

更に会議室の利用履歴データを分析することで、

利用状況の正確な把握・分析も可能となります。

(2)空予約の減少

「定例会議で会議室を押さえていたが、当日会議がなくなった」
「オフィスでの会議予定だったが、当日リモートワークに変更した」

こういった場合に会議室のキャンセルを忘れてしまい、

会議室が空いているのに予約が埋まっている「空予約」が発生します。

この空予約が会議室の稼働率を下げる要因となります。

会議室予約システムには、予約時間から一定時間入室の登録がされない場合、

予約を自動キャンセルする機能があります。

自動キャンセルで使われてない会議室は解放され、

その分空いている会議室を他の誰かが利用することで、会議室の稼働率向上に役立ちます。

(3)会議室からの予約操作を効率化

一般的に会議室の予約はPCやスマホからグループウェアを立ち上げて予約しますが、

会議室予約システムを導入していれば、

会議室に設置したタブレットやスマホ端末からその場で予約が可能です。

「ちょっとそこの会議室空いているから打ち合わせしましょう」というような形で、

空いている会議室を無駄なく利用できます。

(4)会議運営の効率化

次の会議予定が入っているにもかかわらず、

無断で会議を延長されて困った経験はありませんか？

会議室予約システムを使えば、会議終了時刻や次の予約内容をアナウンスしてくれるので、

会議の無断延長を防止することができます。

会議室予約システムの比較・選定ポイント

会議室予約システムといっても、オフィスの会議室利用に特化したシステムもあれば、

貸し会議室などの一般施設でも利用可能なものまで、その種類は幅広いです。

会議室予約システムを選ぶ際に、おさえておきたい3つのポイントについて解説していきます。

(1)導入目的と利用方法が合っているか

・オフィスの会議室に使いたいのか、貸し会議室やレンタルスペースの予約に使いたいのか
・会議室予約をスムーズにしたいのか、会議室の稼働率など会議室運用を改善したいのか
・会議室の空き状況を一目で確認したいのか、PCの管理画面で確認できれば十分か

このように、システムごとにできる機能や対応範囲が異なります。

「システム導入の目的は何か」「どのように利用するイメージか」を

きちんと整理してから選定するのがポイントです。

(2)導入から運用までの費用が予算に合っているか

会議室予約システムの導入にあたり、初期費用や利用料金もシステムごとに異なります。

また会議室端末も「タブレットのみ」「スマホもOSもなんでもOK」など

要件によって初期投資の費用にも変動があります。

(3)カレンダーツールとの連携機能の有無

普段業務で利用しているカレンダーツールとの連携機能があれば、

新しいシステムの操作方法を覚えなくともカレンダーツール上でそのまま利用できます。

MicrosoftやGoogleなど、自社のカレンダーツールと連携可能かも

確認しておくといいでしょう。

おすすめの会議室予約システム

会議室の空き状況が一目でわかるには、

会議室の前に端末を設置して空き状況を表示するタイプのシステムが必要です。

そこでおすすめなのが、「予約ルームズ」です。

予約ルームズは、会議室・商談スペースの利用状況を

リアルタイムに把握できる会議室予約・管理サービスです。

上の写真のように、空いている会議室は「緑」、利用中の会議室は「赤」と端末に表示されるため、

会議室の空き状況が一目でわかります。

会議室の前に端末を埋め込めば、わざわざ中を覗かなくても

外から使用状況を確認することができます。

このように、わかりやすくシンプルな仕様を

導入されているBS松竹東急様にも評価いただいています。

タブレットだけでなくスマートフォンでも利用できるため、

会議室のみならず、イベントスペースや電話BOX、WEB商談席、集中ブース、教室といった

オフィス・学校のあらゆるスペースの管理がこれ一つで可能になります。

また、アラート機能で会議室の利用時間を常に意識しながら会議をすることができるので、

タイムマネジメントにも役立ちます。

予約ルームズの資料をみてみる

会議室予約システムで会議室の空き状況を可視化

今回紹介したような会議室予約管理システムをオフィスに導入すると、

会議室の空き状況が一目でわかるようになり、

空いている会議室を探してフロアを探し回るという手間から解放されます！

本記事がみなさんの業務負担を減らすヒントになれば幸いです。

最後までご覧いただきありがとうございました！