オンライン会議をする場所がない方必見！原因と会議に適した場所を増やす方法を紹介
こんにちは、予約ルームズブログ編集部の湯川です。
オンライン会議が定着して、コロナ前より会議の数が増えた方も多いと思いますが、
「オンライン会議をする場所がない！！！」
と困ったことはありませんか？
特に最近では、出社する人が増えているため会議室が取り合いになってしまい、
オンライン会議の場所が確保できないという声をよく聞きます。
以前LIGさんにお話を伺った際にも、
「会議室の予約を直前で取ろうとすると希望の時間は空いていない」
「会議室の予約が取れない前提で早めに動くしかない」
という声を聞いており、
かなり問題になっていることがわかります。
そこで今回は、
なぜオンライン会議をする場所がないのかという理由と対策について解説します。
ぜひ最後までご覧ください！
オンライン会議をする場所がない理由
オンライン会議をする場所がない理由について
・オフィス
・自宅
・オフィス・自宅以外
の場所ごとに、代表的なものを紹介します。
【オフィス】会議室が足りない、空いていない
オフィス内でオンライン会議をしようと思っても、
そもそも会議室の予約がいっぱいであることが多いです。
これは「会議室が足りないの解決策」でも紹介している、以下の6つが要因です。
1.会議室数・サイズが利用実態に合っていない
2.無駄な会議が発生している
3.時間通りに会議が終わらず延長が発生している
4.空予約が多い
5.仮予約が多く、直前まで会議室が解放されない
6.会議ルールや会議室利用ルールが決まっていない
特に「3.時間通りに会議が終わらず延長が発生している」と「4.空予約が多い」は
多くの企業でみられる問題であり、
会議室の稼働率を下げる要因になっています。
また、人の入れ替わりが多い会社や、設立から時間が経っていない会社では
「6.会議ルールや会議室利用ルールが決まっていない」というケースが多く、
会議室を使いたいタイミングで使えない状態を助長しています。
【オフィス】1人で広い会議室を使うのは気が引ける
会議室が空いていてもそれが10人用などの広い会議室だと
「自分1人で使うのは気が引けてしまう…」
と遠慮するのも要因の一つです。
また、オンライン会議用の個室ブースがそもそもないことも、
オンライン会議の場所がない理由となっています。
【オフィス】自席だと他の人の声が気になる
会議室も空いてない、個室ブースもない、となると
自席やオープンスペースでオンライン会議をする人もいるでしょう。
しかし、自責は会議室のように完全に独立した空間ではありません。
なので、
周りの人の声や電話のコール音などあらゆる音が気になってしまい、
オンライン会議がしづらくなってしまうことがあります。
オンライン会議の相手側もクリアに音が聞こえないため、
スムーズに会議が進まなくなります。
また、オンライン会議をしている側で作業をする人も
集中力が落ちてしまうなど悪影響があります。
【自宅】個室がない
自宅に個室がないために、
オンライン会議に適した場所がないと感じる人も多いでしょう。
特に小さなお子さんがいる場合、
個室がないと会議中にお子さんが話しかけてきてしまったりするため、
オンライン会議がしづらくなってしまうケースがあります。
【自宅】生活音が聞こえてしまう
（一つ前の「個室がない」と重複する部分があります）
自宅だとお子さんの声が入ってしまったり、
インターホンの音や工事音など
あらゆる生活音が聞こえてしまうことも、
自宅がオンライン会議の場所に適さない要因です。
【自宅】オンライン会議用の設備が足りない
自宅のネット環境が整っていなかったり、
リモートワークに適したデスク・チェアーがないため、
自宅ではオンライン会議ができない人もいます。
特にネット環境に問題があると、
画面がフリーズしたり、音が途切れてしまったりするなど、
オンライン会議をスムーズに進めることが非常に困難になってしまいます。
また、
「自宅のライトが暗めで、顔色が悪く見えてしまう」
といった理由で、
自宅でのオンライン会議がしづらいと感じている人も意外と多いです。
【オフィス・自宅以外】セキュリティリスクがある
オフィス・自宅以外となると、
カフェや図書館が選択肢に入る人も多いでしょう。
しかし、これらの場所では
オンライン会議中の機密事項が盗聴されてしまったり、
画面を覗き見されてしまうなど、
セキュリティ上のリスクが多く潜んでいます。
また、オンライン会議中は会話に集中し、
持ち物から意識が離れやすくなります。
この間に盗難に遭うリスクも高いため、
カフェや図書館ではオンライン会議ができないと考える人が多いです。
オンライン会議をする場所を増やす方法
続いて、オンライン会議をする場所を増やす（環境を整える）方法について
こちらも場所ごとに紹介します。
【オフィス編】使える会議室を増やす
オフィス内の
「会議室が足りない」「1人で広い会議室を使うのはもったいない」
という事態を解決し、
使える会議室を増やすには下記4つの方法が効果的です。
1.会議室予約システムを導入する
2.会議室・個室ブースを増設する
3.会議の精査を行う
4.会議ルール・会議室利用ルールの設定
それぞれ詳しく説明します。
1.会議室予約システムを導入する
使える会議室を増やすには、会議室の稼働率をUPすることが重要です。
会議室予約システムの「予約ルームズ」を使えば、
会議の延長や空予約を減らし、稼働率を高めることができます。
会議の終了10分前になると、端末からアラームが鳴るため
会議室の無断延長を防ぐことができます。
また、会議の開始予定時間を過ぎても入室されていないと、
予約が自動でキャンセルされるため、空予約をぐっと減らすことも可能です。
どちらも今ある会議室数を増やさすに、使える会議室を増せる機能なので、
「会議室の増設は難しい」とお考えの方におすすめです。
2.会議室・個室ブースを増設する
従業員数と会議室数が釣り合っておらず、
オフィス設備予算に余裕がある場合は
会議室や個室ブースの増設で会議室数を増やすこともおすすめです。
特に、対面会議よりもオンライン会議の方が多い場合には、
フォンブースなどの1人用の個室ブースの設置もおすすめです。
また、機密事項の少ないオンライン会議は、
必ずしも個室である必要はないためセミクローズ型のブース設置もおすすめです。
3.会議の精査を行う
会議の精査をすることも
会議室予約を今より減らす方法として有効です。
下記の基準で、
「会議を開く必要があるか」の見極めを行うと精査することができます。
・情報共有/質問/すでに結論が出ていること：メールやチャット
・複数人で話し合わないと決められないこと/認識齟齬が起きてはいけないこと：会議
もし人によって判断が曖昧になる場合は、
基準を明文化すると良いでしょう。
4.会議ルール・会議室利用ルールの設定
もし会議実施のルールや会議室利用のルールがなければ、
すぐにルールを策定しましょう。
ルールがないことで空予約や仮予約の増加している場合も多いため、
ルールを設定することで使える会議室を増せる可能性が高いです。
ただ、ルールの設定だけでは社員を動かすことは難しいこともあり、
新しいルールの浸透には、
わかりやすさと実行しやすさが要となってきます。
ルールを設定して満足せず、
会議室予約システムなどを使って
ルールやマナーを守るためのサポートをすることが望ましいです。
【オフィス編】パーテーションで区切る
会議室予約システム導入や個室ブースの増設が難しい場合には、
パーテーションを設置することがおすすめです。
ある程度周りの視線や音を遮れる作りのものから、簡易的で安価なものまで、
最近では様々なパーテーションが販売されております。
社内の状況に合わせて
適したパーテーションを設置してみてはいかがでしょうか？
【自宅編】自宅のデスクにパーテーションを設置する
自宅に個室がない方にもパーテーションの設置をおすすめします。
個室とまではいきませんが、
ある程度独立した空間が作れるだけでなく、
生活音などもかなり遮断できるので、部屋の広さや予算に合わせて
お好みのパーテーションを選びましょう。
【自宅編】オンライン会議用の設備を整える
会社だけでなく自宅でもオンライン会議をしたい場合には、
ネット環境・デスク・チェアー・ライト・マイク・ヘッドフォンなど、
基本的な設備を整えることをおすすめします。
特に、ネット環境はオンライン会議だけでなく、
リモートワークの一番の肝となる部分なので、
優先的に整えていくと良いでしょう。
【オフィス・自宅以外】セキュリティ対策を行う
カフェや図書館でオンライン会議をする場合は、以下の対策を行うと
セキュリティリスクを減らすことができます。
1.フリーWi-Fiを使わない（VPN を使用する）
2.スクリーンにプライバシーフィルターを貼る
3.データを暗号化する
4.デバイスやアプリをパスワードで保護する
5.重要なデータはオフライン保存しておく
6.セキュリティソフトウェアを導入しておく
7.周囲に常に注意する
1~6の具体的な対策も重要ですが、
一番は「7.周囲に常に注意する」の心がけが大切です。
オフィスや自宅以外でオンライン会議など仕事をする際は、
常に見られている意識で臨みましょう。
「予約ルームズ」で会議室課題を解決した事例
”オンライン会議で使える会議室を増やす”という観点から、
「予約ルームズ」を使って、
会議室の空予約や延長などの問題を解決された事例を紹介します。
三井デザインテック株式会社様
【Before】
（1）会議室の無断延長や空予約で予約効率の悪い運用
（2）仮押さえの予約が増え、会議をしたくても会議室が使えないような状況に
↓
【After】
（1）空予約や無断延長などの問題を解消。小さな無駄やミスも大幅に減少
（2）会議室利用の管理意識向上にも繋がった
参照：会議室予約システムと受付システムの導入で、誰もが自由に働けるオフィスを実現
まとめ
いかがだったでしょうか？
オンライン会議をする場所を増やすには、ちょっとした工夫や
「予約ルームズ」などの会議室予約システムの活用が効果的です。
本記事が、自分や自社に合った解決策を見つけるヒントになれば幸いです。
最後までご覧いただきありがとうございました！
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