こんにちは、予約ルームズブログ編集部の湯川です！

皆さん、「会議室アプリ」をご存知ですか？

会議室アプリとは、会議室の予約や入退室管理などをオンラインで行うアプリの総称で、

最近ではさまざまな種類があります。

それぞれ機能や料金が異なっているので、

自社の状況に合わせ適切なものを選ぶことが重要です。

本記事では、会議室予約システム「予約ルームズ」を提供するRECEPTIONISTが、

会議室の予約をアプリで行うメリットや会議室アプリの選び方、おすすめの製品を紹介します。

会議室運用を効率化したいとお考えの場合は、ぜひご一読ください！

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会議室をアプリで管理するメリット4つ

会議室の予約管理をアプリで行うメリットは、以下の4点です。

・手軽に予約できる

・空予約や予約ミスなどを防止できる

・会議室利用の延長を防止できる

・会議室の稼働率を分析できる

各メリットを詳しく見ていきましょう！

手軽に予約できる

いつも手元にあるスマートフォンから手軽に予約できたり、

会議室に設置した端末からその場で予約できる点は、最も大きなメリットです。

わざわざ予約管理要の台帳まで手書きで予約を書き込んだり、

予約担当に電話やメールで会議室の空きを確認したりする手間なく、

すぐに空き会議室の確認と予約を済ませることができます。

空予約や予約ミスなどを防止できる

会議そのものがリスケになったり、会議参加者全員がリモートワークの場合に、

会議室の予約取り消しをうっかり忘れるということが多々発生します。

また、1時間の会議が30分で終わったりなど、

予定より早く終わった場合でも会議室の予約を開放していないケースもあるでしょう。

会議室アプリなら、手軽に予約取り消しを行えます。

予約時間になってもチェックインされない場合は予約を自動キャンセルする機能や、

予約のリマインドを通知することで

空予約や予約ミスを防止する機能を提供する製品もあります。

会議室利用の延長を防止できる

議論が白熱して会議の予約時間を延長してしまったり、

それによって次の会議スタートが遅れることもしばしばあると思います。

しかし、会議室アプリは次の会議室の予定とセットで利用時間を端末に大きく表示したり、

終了時間が近づくとアラートが鳴る仕様のものが多いです。

そのため、不要な延長を防ぎ、スムーズな会議室利用を促すことができます。

また、時間を意識して会議に臨めるようになるので、参加者の集中力アップにもつながります。

会議室の稼働率を分析できる

会議室アプリは各会議室の利用履歴を取得できるものが多く、

カレンダーだけではわかりづらいリアルな稼働状況を確認することができます。

また、空予約の発生状況や、予約が集中しやすい時間帯などを確認できるので、

自社の会議室稼働率アップのヒントにすることができます。

会議室アプリを選ぶポイント3つ

自社に合った会議室アプリを選ぶポイントは、以下の3点です。

・機能の充実度とバランス

・カレンダーアプリと連携できるかどうか

・トライアルができるかどうか

これらのポイントを1つずつチェックして、自社に合った製品を選びましょう！

機能の充実度とバランス

世に出ている会議室アプリは、シンプルな機能を持つ製品から多機能な製品までさまざまです。

社内の会議室予約に使用するだけなら、予約機能さえあれば十分ですが、

会議室利用の延長を防止したい、稼働率の分析を行いたい場合は、

その機能を有するアプリが適しています。

また、導入したは良いもののオーバースペックで誰も使いこなせない、

見た目や使用感が社員に受け入れられず、なかなか浸透しないようではもったいないです。

会議室アプリを入れてどんな課題を解決したいのか、

どんな機能・使用感なら社内に浸透しそうかを明確にしてから、

自社にあった会議室アプリを検討することがおすすめです。

カレンダーアプリと連携できるかどうか

MicrosoftのOutlookカレンダーやGoogleカレンダーなどとの連携ができるかどうかも、

チェックしておきたい重要なポイントです。

現在社内でこれらのカレンダーアプリを使用している場合、

連携機能があれば会議室アプリで予約するだけでカレンダーアプリに反映されるので、

わざわざカレンダーアプリに入力する手間の削減や、入力漏れ・ミスの防止につながります。

トライアルができるかどうか

サイトや資料に書いてある機能や導入事例を見て「これは良さそう」と思っても、

実際に使ってみないと本当に社内で活用していけるのかはイメージが湧きづらいものです。

会議室アプリによってトライアルの有無が異なりますが、できるだけトライアルを利用して、

満足度の高いアプリを選ぶことがおすすめです。

会議室アプリのおすすめ4選

会議室アプリのメリットと選び方を踏まえ、会議室アプリのおすすめ4製品を紹介します。

「予約ルームズ」会議室予約・利用の効率化し、稼働率アップへ

「予約ルームズ」は部屋前端末もしくはQRコードから簡単に入退室を記録でき、

空予約の自動キャンセルや終了時間のカウントダウンなど、

会議室利用の効率化や稼働率向上が期待できる機能も豊富に用意されています。

Google Workspaceなどのグループウェアとの連携機能もあるため、

普段お使いのカレンダーアプリと連携して会議室予約情報の直接反映もできます。

また、会議室の空予約分析機能を使えば、利用履歴をダウンロードしなくても

空予約が多い会議室や会議名、会議主催者なども確認することができます。

さらに、クラウド受付システム「RECEPTIONIST」と連携することで、

会議室端末に来客通知が届き、不要な延長を防ぎます。

RECEPTIONISTとの連携で、お客様を待たせず会議室へ案内できるようになるだけでなく、

来客対応の自動化も叶えることができます。

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「touch-mee」スマホひとつで簡単に入退室・延長操作

「touch-mee」はNEC付きシートを会議室の前に貼り付け、アプリを起動したスマホをかざすと

簡単に会議室への入退室管理ができ、空予約を防止できます。

また、会議室の利用時間終了が近づくと、スマホに通知が届くので不要な延長を防ぐことができます。

「nimway」スマホから会議室や座席の状況確認・予約ができる

「nimway」はスマホから会議室や座席の予約を行うことができ、

人感センサーの検知により、リアルタイムの予約・利用状況を確認することができます。

また、アプリ上で同僚や上司の位置を検索することができ、フリーアドレス下での

人を探すのにかかる時間を短縮することができます。

「ACALL mobile（WorkstyleOS）」会議中のファシリテーションで会議効率化

「ACALL mobile（WorkstyleOS）」は、シンプルかつ直感的にわかりやすいビジュアルで、

スマホから簡単に会議室の入退室操作ができます。

また、会議終了時間のカウントダウンやアジェンダ表示、さらにはドリンクオーダーの機能があり、

会議のスムーズな運営に役立てることが可能です。

まとめ

会議室予約管理は既存のカレンダーから行うことも可能ですが、

会議室アプリを使うと便利です。

会議室の予約や利用を効率化するものだけではなく、

フリーアドレス管理機能を持つ製品もあるため、自社のニーズに合ったアプリを選びましょう。

また、会議のタイムキーパーアプリも一緒に使用すると、

会議自体の効率化も図れるのでおすすめです。

ぜひこの機会に検討してみてくださいね。

最後までご覧いただきありがとうございました！

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