会議を開催する中で、「会議参加者の集中力が低い」「会議のやる気が出ない」と感じる方も多いのではないでしょうか？

会議の目的を理解し、会議の中で決めるべきことが決まっても、参加者の集中力やモチベーションを保てないと、なかなか良いパフォーマンスは望めないでしょう。

本記事では、会議の質に悩める会議主催者、評価を上げたい会議参加者など、会議に携わる方に向けて、会議に集中できる平均時間と時間帯、時間配分、コツをお伝えします。

会議に集中できる平均時間

重要度の高い会議ほど時間が長くなりがちですが、一般的に人が集中力を保てるのは90分が限界で、平均だと50〜60分と言われています。

また、集中力は15分周期とも言われており、実際にテレビ番組はCMを除いて45分、小学校の授業も45分、サッカーの試合は90分など、集中力を維持できる時間設定になっています。

これらの前提をもとに、集中できる会議の時間として理想的な長さと、反対に好ましくない長さを紹介します。

理想的な長さ

会議の内容にもよると思いますが、基本的な会議は30分がおすすめです。

普段の1時間の会議を振り返ってみると、会議として重要な話をしている時間はぎゅっとまとめると30分くらいなのではないでしょうか？

事前の資料読み込みや下調べ、話し合いの方針も明確に決まっているような下準備が整った状態では、会議は30分で終えることが可能です。

また、予定の時間より会議が早く終わることが多くないでしょうか？

実際に、弊社でも会議室予約管理システム『予約ルームズ』の会議室履歴や連携されているGoogleカレンダーから、予定の時間より早く終わっているケースをよく見かけます。

そのため、振り返ってみると会議で話している時間自体短いというケースもあるので、30分という時間は案外不可能な長さではないです。

会議を30分にすると集中力を保ちやすいだけでなく、通常業務に当てられる時間が増え、生産性向上も期待できます。

もし、いつも会議は1時間で開催しており、いきなり半分の時間にするのは難しいという場合は、15分周期に則り、45分で開催することがおすすめです。

好ましくない長さ

逆に会議の時間としておすすめしないのが、集中力が保てなくなる90分以上の会議です。

方針決め会議など、内容も重要度も高いような会議の場合、2時間以上会議に時間がかかるケースもあると思いますが、長くとも90分に収めることが望ましいです。

もしどうしても会議に時間がかかる場合は、60分で一度休憩を入れるなど、ぶっ続けで会議をして脳が疲弊しないよう工夫することがおすすめです。

会議に集中できる時間帯

会議の長さだけでなく、時間帯でも集中力が変わってきます。

定例会議などいつもタイミングが決まっている会議だけでなく、重要度の高い会議では下記の理想的な時間帯と避けたい時間帯を参考にセッティングしてみてはいかがでしょうか？

理想的な時間帯

午前中の10〜12時、午後の14時〜17時ごろが会議を行うのに理想的な時間帯です。

また、午前と午後で適している会議の内容も変わります。

午前の会議では、「意思決定」や「報・連・相」などの会議がおすすめと言われています。

午前中は、睡眠によって脳がリセットされた状態であり、情報のインプット量も少なく、頭が冴えやすいです。

そのため、「意思決定」の会議では適切な答えを、「報・連・相」の会議では、正しい情報分析や次の打ち手の決定をしやすくなります。

ただ、あまりにも朝早い時間帯の場合は、頭が働いていなかったり、メールチェックなどルーティン作業があったりと不都合が生じる場合があるため、10時以降かつ昼食前の時間を理想としています。

午後の会議では、「アイデア出し」や「深掘り・理解促進」などの会議がおすすめと言われています。

午後は午前と比較して脳が疲弊してくるため、情報の取捨選択を行い効率化を図ることで脳の負担を減らそうとします。

そのため、新しい意見を出す「アイデア出し」や、俯瞰が大切になる「深掘り・理解促進」などの会議がを行うと、不要な情報は削ぎ落とされ、集中した状態で会議に臨みやすくなります。

避けたい時間帯

逆におすすめしない時間帯は、13〜14時など、昼食後の時間帯です。

食後30〜60分は血糖値が上がりやすく、眠気を引き起こしやすいため、集中力が下がりやすくなります。

ただ、そうは言っても他の会議との兼ね合いもあり、食後に会議をセッティングせざるを得ない時もあると思います。

その場合は、できるだけ重要度が高くないライトな会議を短い時間で入れるなど、工夫してみるのも一つの手です。

会議の質を高める時間配分

時間配分を行うと、集中力を高め、効率的に会議を進めやすくなります。

例えば、30分の意思決定会議の場合、最初の5分で情報共有、中盤15分で議論、最後の10分で結論に持っていくというように、議題のジャンル別に時間を区切ります。

これにより、それぞれ「時間内に終わらせよう」という意識が芽生え、集中力が高まりやすくなります。

また、時間配分を行うと、常に時間を確認して会議を進めることになります。

パソコンの時計、個人の腕時計、会議室内の時計を確認するのもいいですが、ツールを使って楽に管理するのもおすすめです。

会議室予約管理システムの『予約ルームズ』では、会議室の予約はもちろんのこと、会議の残り時間が端末に大きく表示され、終了10分前にアラートが鳴るようになっています。

そのため、時間管理を簡単に行えるだけでなく、「残り時間が迫っている」という程よい緊張感の中で、集中して会議に臨むことができます。

会議参加者の集中力を高めるコツ

会議参加者の集中力を高めるには、会議自体の質を高める必要があります。

会議の質を高めるためのポイントは、こちらにまとめておりますので、是非チェックしてみてください。

また、アイスブレイクで緩急をつけたり、会議の中に小休憩を挟むと切り替えがしやすくなるためおすすめです。

小休憩は15分周期を意識することに加え、ツボ押しやストレッチ、深呼吸、飲み物をのむなど、体に軽く刺激を加えるとリフレッシュにつながりやすくなります。

まとめ

会議参加者の集中力を高めるため、生理的・心理的に好ましい長さや時間帯などのほか、時間配分やコツなどの工夫をお伝えしました。

全てのポイントを押さえることは難しいと思うので、まずは挑戦しやすいものから一つずつ試してみるのがおすすめです。

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会議室での時間管理から、会議室の予約管理もまるっとまとめて行えますので、この機に一度お試しください！

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