会議に集中できる平均時間、時間帯、時間配分とコツを紹介
こんにちは、予約ルームズブログ編集部の湯川です！
皆さんは日々会議をする中で、
「参加者の集中力が低い」「会議のやる気がなんだか出ない」
と感じたことはないでしょうか？
それ、会議の時間をコントロールできていないからかもしれません！
本記事では、会議室予約システム「予約ルームズ」を提供するRECEPTIONISTが、
会議に集中できる平均時間と時間帯、時間配分、コツをお伝えします。
会議の質に悩める会議主催者や、評価を上げたい会議参加者の方は、
ぜひ一度ご覧ください。
会議に集中できる平均時間
重要な会議ほど時間が長くなりがちですが、
一般的に人が集中力を保てるのは90分が限界で、平均だと50〜60分と言われています。
また、集中力は15分周期とも言われており、
実際にテレビ番組はCMを除いて45分、小学校の授業も45分、サッカーの試合は90分など、
集中力を維持できる時間設定になっています。
これらの前提をもとに、
会議の時間として理想的な長さと、反対に好ましくない長さを紹介します。
理想的な会議の長さ
会議の内容にもよると思いますが、基本的な会議は30分がおすすめです。
通常1時間の会議が多いと思いますが、実際に振り返ってみると
重要な話をしている時間は、トータルで30分くらいなのではないでしょうか？
事前の資料読み込みや下調べ、話し合いの方針を明確にするなど、
準備ができた状態では会議を30分で終えることが可能です。
また、予定より会議が早く終わることも多くないでしょうか？
実際に、弊社でも会議室予約システム「予約ルームズ」の利用履歴や
連携されているGoogleカレンダーから、予定より早く終わっているケースをよく見かけます。
これらの情報から、30分という時間は案外不可能な長さではないと考えられます。
また、会議を30分にすると集中力を保ちやすいだけでなく、
通常業務に当てられる時間が増え、生産性向上も期待できます。
いつも会議は1時間で開催しており「いきなり半分の時間にするのは難しい」という場合は、
15分周期に則り、45分で開催することがおすすめです。
好ましくない会議の長さ
逆に会議の時間としておすすめしないのが、集中力が保てなくなる90分以上の会議です。
方針決め会議など、内容も重要度も高いような会議の場合、
2時間以上会議に時間がかかるケースもあると思いますが、
長くとも90分に収めることが望ましいです。
ちなみに私は、前職でお客様との定例会議が3時間以上になることもざらにありました。
単純計算でいくと、会議の半分以上は集中しきれていなかったことになるので、
今になって少しゾッとしています…。
私の前職のように長時間会議になる場合は、60分で一度休憩を入れ、
脳が疲弊しないよう工夫することがおすすめです。
集中できる会議の時間帯
会議の長さだけでなく、時間帯でも集中力が変わってきます。
定例会議など決まったタイミングの会議だけでなく、重要度の高い会議では、
次の「理想的な時間帯」と「避けたい時間帯」を参考にしてみてはいかがでしょうか？
理想的な会議の時間帯
午前中の10〜12時、午後の14〜17時ごろが会議を行うのに理想的な時間帯です。
また、午前と午後で適している会議の内容も変わります。
午前の会議では、「意思決定」や「報・連・相」などがおすすめと言われています。
午前中は、睡眠によって脳がリセットされた状態であり、
情報のインプット量も少なく、頭が冴えやすいです。
そのため、「意思決定」の会議では適切な答えを、
「報・連・相」の会議では、正しい情報分析や次の打ち手の決定をしやすくなります。
ただ、あまりにも朝早い時間帯の場合は、頭が働いていなかったり、
メールチェックなどルーティン作業があったりと不都合が生じる場合があるため、
10時以降かつ昼食前の時間を理想としています。
午後の会議では、「アイデア出し」や「深掘り・理解促進」などがおすすめと言われています。
午後は午前と比較して脳が疲弊してくるため、
情報の取捨選択を行い効率化を図ることで脳の負担を減らそうとします。
そのため、新しい意見を出す「アイデア出し」の会議や、
俯瞰が大切になる「深掘り・理解促進」などの会議を行うと、
不要な情報は削ぎ落とされ、集中した状態で会議に臨みやすくなります。
避けたい会議の時間帯
逆におすすめしない時間帯は、13〜14時など、昼食後の時間帯です。
食後30〜60分は血糖値が上がって眠気を引き起こしやすいため、
自然と集中力が下がりやすくなります。
私も食後の会議は頭がぼーっとしてしまうことが多く、
自分で会議を設定する時はなるべく食後の時間は避けるようにしています。
とは言っても、他の会議との兼ね合いもあり、
食後に会議をセッティングせざるを得ない時もありますよね。
その場合は、できるだけ重要度が高くない”ライトな会議”を短かい時間で入れるなど、
工夫してみるのも一つの手です。
会議の質を高める時間配分
議題ごとに時間配分を行うと、集中力を高め、効率的に会議を進めやすくなります。
例えば、30分の意思決定会議の場合、
最初の5分で情報共有、中盤15分で議論、最後の10分で結論に持っていくというように、
議題のジャンル別に時間を区切ります。
これにより、それぞれ「時間内に終わらせよう」という意識が芽生え、
集中力が高まりやすくなります。
また、時間配分を行うと、常に時間を確認して会議を進めることになります。
パソコンの時計、個人の腕時計、会議室内の時計を確認するのもいいですが、
ツールを使って楽に管理するのもおすすめです。
会議室予約システムの「予約ルームズ」では、
会議室の予約はもちろんのこと、会議の残り時間が端末に大きく表示され、
終了10分前にアラートが鳴るようになっています。
そのため、時間管理を簡単に行えるだけでなく、
「残り時間が迫っている」という程よい緊張感の中で、集中して会議に臨むことができます。
予約ルームズが気になった方は、機能ページも合わせてご覧ください。
会議参加者の集中力を高めるコツ
会議参加者の集中力を高めるには、会議の効率化を図るポイントを押さえることが重要です。
また、アイスブレイクで緩急をつけたり、会議の中に小休憩を挟んだりすると、
頭の切り替えがしやすくなるためおすすめです。
小休憩は15分周期を意識することに加え、ツボ押しやストレッチ、深呼吸、飲み物をのむなど、
体に軽く刺激を加えるとリフレッシュにつながりやすいのでぜひ実践してみてください。
まとめ
集中力を高めるために、生理的・心理的に好ましい長さや時間帯などのほか、
時間配分やコツなどの工夫をお伝えしました。
全てのポイントを押さえることは難しいと思うので、
まずは挑戦しやすいものから一つずつ試してみるのがおすすめです。
「意識だけでは難しい」と感じたり、「もっと簡単に会議の時間管理をしたい」とお考えでしたら、
ぜひ予約ルームズもご検討ください。
最後までご覧いただきありがとうございました！
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