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”会議”が原因で残業?不要な残業を減らす会議コントロール術を紹介

残業の要因は様々ありますが、会議のせいで残業してしまうことはありませんか?

 

ただ会議を行うだけでは残業に結びつきづらいですが、「会議が多すぎる」「会議が長すぎる」など通常業務の時間を奪う状態になれば、よっぽど効率を上げないと残業につながってしまいます。

 

本記事では、会議をうまくコントロールして残業を減らすために、会議が残業につながる要因対策について紹介します。

残業が多い会社の会議の特徴

残業が多い会社の会議には共通した特徴があり、これらが原因で残業につながってしまっているケースが多いです。

 

以下では、具体的な特徴3つお伝えします。

 

会議の数が多い

「1日の会議数が4件以上」など、会議の数が多い場合は、通常業務に充てられる時間が短くなり、残業につながりやすくなります。

 

営業の方や採用担当の方は、会議が立て込みやすいと思いますが、1日に4件以上会議をすると高いストレスを感じやすいというデータもあり、パフォーマンスに影響が出る可能性があるため注意が必要です。

 

参考:https://www.itmedia.co.jp/business/articles/2204/08/news058.html

会議の時間が長い

「話が白熱して予定の時間をオーバーする」など、会議を延長する場合も、通常業務の時間を奪い、残業につながりやすくなります。

 

また、「会議の予定時間が3時間以上」など、やたらと長い時間が設定されている場合も、通常業務の時間を圧迫します。

 

それだけではなく、参加者の集中力低下につながりミスも増えやすくなるなど、必要以上に仕事を増やし残業を助長する原因になります。

会議の質が低い

「会議中に決めなければいけないことが決まらない」など、会議を開く本来の目的を意識できておらず、結局会議外で作業することになる質の低い会議も、業務量の増加を促し、残業につながりやすくなります。

 

いくら会議の数や時間が適切な場合も、質が低いと会議を開く意味がなくなってしまう場合もあるので、注意が必要です。

残業を減らすために会議ですべきこと

会議が通常業務の時間を圧迫し、残業につながってしまわないよう対策できることがあります。

 

以下では今すぐに取り組める具体的な方法3つお伝えします。

 

1日の会議数の目安を定める

先ほども触れた通り、1日の会議数上限は3件が理想です。

 

担当業務にもよりますが、部内で上限目安を決めたり、ノー残業デーを活用して水曜の16時以降は会議を入れないなど、会議数を制限する仕組みを設けると、会議数をコントロールしやすくなります。

 

また、「単なる情報共有」などわざわざ会議を開く必要がないことで会議を開いている場合、会議の精査を行うと数の削減にもつながります。

 

「どうやって会議の精査を行うの?」という方はこちらの記事を参考に実践してみてください。

 

会議の時間を短縮する

「会議を延長しないこと」と、「会議の時間を見直すこと」で、会議の時間を短縮することができます。

 

「会議を延長をしないこと」については、タイムマネジメントが肝になります。

 

ファシリテーターや会議責任者は、会議のアジェンダをもとに大まかにタイムスケジュールを組み、時間を意識して進行すると、時間内に終えられるようになります。

 

ただ、会議中に対応することが多く、都度時間を意識していられないこともあるかと思います。

 

そんな時は、ツールを使って時間を管理すると便利です。

 

おすすめは『予約ルームズ』とういう会議室予約管理システムで、会議の残り時間が端末に大きく表示されるようになっています。

 

 

また、会議の終了10分前にはアラートで時間を通知するので、無駄に延長することを防ぎます。

 

「会議の時間を見直すこと」については、会議の時間をいつもより短めに設定することが大切です。

 

人の集中力は90分が限界、平均は60分程度とよく言われるので、どんなに長くても1時間半と時間を決め、基本の会議は45分にするなど、いつもより少しだけ時間を短くしてみると、案外時間内に終わるケースが多いです。

 

また、「いつもどれくらい時間がかかっているか」をチェックすると、適切な時間を設定しやすくなります。

 

「予定より10分前に終わるケースが多い」など肌感覚でも良いですが、『予約ルームズ』を使うと、会議室の利用時間の履歴を確認できるので、実態把握が正確かつ簡単に行えます。

 

予約ルームズの資料をもらう

 

その他、時間管理以外に会議をスムーズに進めるために”意識すると良いこと”こちらの記事を参考にしてみてください。

 

会議の質を高める

会議の質を高めるには意識すべきポイントがいくつかありますが、「目的を理解すること」「会議の目的を達成すること」が特に重要です。

 

「会議の目的」はいろいろありますが、大きく「意思決定」「報・連・相」「アイデア出し」「深掘り・理解促進」の4つに分類されます。

 

4つの目的の詳細はこちらから確認ください。

 

この4つのどれかに当てはまっているか、会議中に別の目的にすり替わってしまっていないかをチェックすると、ぶれがなくなり質を担保できます。

 

「会議の目的を達成すること」については、「会議中に決めるべきことを決めること」で達成できます。

 

会議の目的をもとに、会議の時間の中で決めるべきことを決め切ると、質の高い会議となり、会議外で余分に作業することも減ります。

 

会議の質を高め、有意義な会議にする方法はこちらからチェックください。

まとめ

会議をコントロールすることで、残業を減らせるだけでなく、パフォーマンスの向上やそれに伴う個人の評価UPも期待できます。

 

また、何より残業を減らせると気持ち的にも楽になるので、「会議くらい仕方ない」と軽視せずこの機に見直しをしてみてはいかがでしょうか?

 

『予約ルームズ』では時間の管理だけでなく、予約管理空予約の開放機能もついているので「会議室まわりの課題をまとめて解決したい」という方にぴったりです!

 

 

ぜひチェックしてみてください!

 

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株式会社RECEPTIONISTでは、会議室予約管理システムの他、受付システムの『RECEPTIONIST』と日程調整システムの『調整アポ』も提供しているので、気になる方はこちらもご覧ください。

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