”会議”が長引いて残業？不要な残業を減らす会議コントロール術を紹介
「会議が長引いて通常業務の時間が取れない」
「会議が多すぎて定時までに仕事が終わらない」
など、会議が原因で残業していませんか？
私（筆者）は前職で会議がかなり多く、
期日が迫っているタスクが終わらず渋々残業することがありました…。
ですが、会議を効率的に進める方法を知っていれば、
不要な残業を減らせたと今なら思います！
本記事では、会議室予約管理システム「予約ルームズ」を提供する弊社が、
会議室利用の効率化だけでなく、会議の質を高めるサポートをする立場から
会議が残業につながる要因と対策について紹介します。
会議をうまくコントロールして残業を減らしたい方から、
最近なんだか会議がうまくいかないという方まで
幅広く役立つ内容なっていますのでぜひチェックしてみてください！
残業が多い会社の会議の特徴
残業が多い会社の会議には共通した特徴があります。
以下では、具体的な特徴を3つお伝えします。
（1）会議の数が多い
「1日の会議数が4件以上」など、会議の数が多い場合は、
通常業務に充てられる時間が短くなり、残業につながってしまいます。
営業や採用担当の方は、会議が立て込みやすいと思いますが、
1日に4件以上会議をすると高いストレスを感じやすいというデータ（※）もあり、
パフォーマンスに影響が出る可能性があるため注意が必要です。
※参考：https://www.itmedia.co.jp/business/articles/2204/08/news058.html
私も前職で、一日6回の会議をした時は、
頭の切り替えがうまくできず、パフォーマンスが落ちてしまうことがありました。
まずは、「会議が多すぎるのも問題」と認識することが大切です。
（2）会議の時間が長い
「議論が白熱して予定の時間をオーバーする」など、会議を延長する場合も、
通常業務の時間を奪い、残業につながってしまいます。
また、「会議の予定時間が3時間以上」など、
やたらと長い時間が設定されている場合も、通常業務の時間を圧迫します。
長時間の会議は、参加者の集中力低下につながりミスも増えやすくなるなど、
必要以上に仕事を増やし、残業を助長する原因になります。
私も前職で、付き合いの長いお客様との会議はデフォルトで3時間になっており、
さらに長引いて4時間コースということもありました。
集中力の維持が難しく、会議が終わった後は放心状態になっていたため、
生産性の低い働き方をしていたと思います…。
急を要していたり、重要度が高い時以外は、
適切な会議時間の長さを意識することも大切です。
（3）会議の質が低い
「会議中に決めるべきことが決まらない」など、
会議本来の目的を達成できておらず、結局会議外で作業することになる質の低い会議も、
業務量を増やし、残業につながってしまいます。
いくら会議の数や時間が適切な場合も、
質が低いと会議を開く意味がなくなってしまう場合もあるので注意が必要です。
私も前職で、目的が分からずに開催されている会議がいくつかあり、
「他の仕事を優先したい…」と内心嫌気がさしていたこともありました。
このように参加者のモチベーション低下にもつながってしまうので、
会議の質を高めていくことは極めて重要です。
残業を減らすために会議ですべきこと
会議のせいで残業しないよう、対策できることがあります。
以下では今すぐに取り組める具体的な方法を3つお伝えします。
（1）1日の会議数の目安を定める
先ほども触れた通り、1日の会議数の上限は3件が理想です。
担当業務にもよりますが、部内で上限目安を決めたり、
ノー残業デーを活用して水曜の16時以降は会議を入れないなど、
会議数を制限する仕組みを設けると、コントロールしやすくなります。
また、「単なる情報共有」などわざわざ会議を開く必要がないことで会議を開いている場合、
会議の精査を行うと数の削減にもつながります。
（2）会議の時間を短縮する
「会議を延長しないこと」と、「会議の時間を見直すこと」で、
会議の時間を短縮することができます。
「会議を延長をしないこと」については、タイムマネジメントが肝になります。
ファシリテーターは会議のアジェンダをもとにタイムスケジュールを組み、
時間を意識して進行すると、時間内に終えられるようになります。
ただ、会議中に対応することが多く、
都度時間を意識していられないこともあるかと思います。
そんな時は、ツールを使って時間を管理すると便利です。
おすすめは「予約ルームズ」とういう会議室予約管理システムで、
会議の残り時間が端末に大きく表示されるようになっています。
また、会議の終了10分前にはアラートで時間を通知するので、
無駄に延長することを防ぎます。
「会議の時間を見直すこと」については、
会議の時間をいつもより短めに設定することが大切です。
人の集中力は15分周期で、平均は60分程度までは持つと言われています。
通常の会議が60分なら、15分短くして45分に設定するなど、
いつもより少しだけ時間を短くしてみると、案外時間内に終わるケースが多いです。
また、「いつも会議にどれくらい時間がかかっているか」をチェックすると、
逆算して適切な時間を割り出しやすくなります。
「予定より10分前に終わるケースが多い」など肌感覚でも良いですが、
予約ルームズを使うと、会議室の利用時間の履歴を確認できるので、
実態を正確かつ簡単に把握することができます。
（3）会議の質を高める
会議の質を高めるには、
「会議の目的を理解すること」と「会議の目的を達成すること」を意識することが重要です。
「会議の目的を理解すること」については、
会議の目的にはどんなものがあるのか知ることと、
開催する会議がどの目的に当てはまるか確認すると達成できます。
「会議の目的」はいろいろありますが、
大きく「意思決定」「報・連・相」「アイデア出し」「深掘り・理解促進」の4つに分類されます。
この4つのどれかに当てはまっているか、
会議中に別の目的にすり替わっていないかをチェックすると、
ブレがなくなり質を担保できます。
「会議の目的を達成すること」については、
会議中に目的を達成できるよう、計画的に動くことが大切です。
例えば「意思決定」が目的の会議なら、
会議終了5分前には決定事項が定まっている状態にします。
このように、時間内に目的を達成することで質の高い会議となり、
会議外で余分に作業する必要がなくなります。
まとめ
会議をコントロールすることで、残業を減らせるだけでなく、
パフォーマンスの向上やそれに伴う個人の評価UPも期待できます。
また、残業を減らせると気持ちも楽になるので、
「会議くらい仕方ない」と軽視せず、社内の見直しをしてみてはいかがでしょうか？
予約ルームズでは時間の管理だけでなく、
予約管理や空予約の自動キャンセル機能もついているので
「会議室まわりの課題をまとめて解決したい」という方にぴったりです！
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