今さら聞けない「会議のマナー」とは？席次マナーなど基本の基を紹介！
こんにちは、予約ルームズブログ編集部の湯川です。
皆さんの中には、今まで何となく会議に参加していたけど
「改めて考えると席次など会議のマナーをちゃんと知らない…」
という方もいらっしゃるのではないでしょうか？
会議のマナーを知らないことで恥ずかしい思いをしたり、
時には相手に失礼な印象を与えてしまうので、注意が必要です。
本記事では、社会人として知っておきたい会議のマナーを
対面会議とWEB会議に分けて紹介します。
ぜひ最後までご覧ください！
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対面会議のマナー
まずは対面会議のマナーについて、細かいですが10個紹介します。
1.資料を事前に確認し、自分の意見をまとめておく
会議中に何も発言せず、ただ参加しているだけでは、
厳しい方には「やる気がないのでは？」と感じられてしまう可能性があります。
そのため、会議前までに資料に目を通し
疑問点や自分なりの意見をまとめておくことも会議のマナーとして重要です。
2.席次を確認しておく
席次に関するマナーが
会議のマナーで一番最初に思い浮かぶ人も多いのではないでしょうか？
それくらい重要視されており、できていないと評価が下がるポイントなので、
下記の点をしっかり押さえておきましょう。
基本的な席次は
会議室の出入り口の一番遠くが上座・一番近くが下座となります。
円卓の場合も同様に、
出入り口の一番遠くが上座・一番近くが下座となります。
まずは一番の上座を確認して、
次に出入り口から遠い席を確認すれば、順に席次が決まっていきます。
議長がいる場合は、
議長や進行役の方に出入り口から一番遠い真正面の席に座ってもらいます。
そして、議長に最も近く、出入り口に最も遠い席が上座となり、
そのまま順に席次が決まっていきます。
お客様を招く場合は、少し勝手が変わるので注意が必要です。
長椅子がある応接室の場合は、
出入り口から一番遠い長椅子の一番奥が上座となり、
出入り口から一番近い一人掛けの席が下座となります。
お客様には長椅子の方にかけていただくようにしましょう。
長椅子がない普通の会議室の場合は、
お客様が3名なら、出入り口に遠い列の真ん中が一番の上座となり、
お客様が2名なら、出入り口に遠い列の一番奥が上座となります。
基礎さえ覚えてしまえば応用が効くので、
この機にぜひチェックしてみてください！
3.身だしなみを整える
会議に参加する際に、身だしなみが整っているかどうかも
マナーの一つとして重要なポイントです。
下記を参考に、エチケットに配慮することが大切です。
・服装/髪型/メイクは清潔感がある状態にする
・香水は、ほんのり香るフローラル系の香りなど不快感を与えない無難なものを選ぶ
・ランチ後の会議の場合は、臭いのキツい食事を避ける/ブレスケアをする
また、身だしなみを整えるタイミングで、
スマホが鳴らないようセットしておくとスマートです。
4.名刺交換は自分からスムーズに
初めて顔を合わせる方がいる場合は名刺交換をすると思いますが、
ここでもおさえておくべきマナーがあります。
相手に会ってから会議終了時まで、順を追って説明します。
①相手より先に、自分から名刺を渡す
名刺を渡す際には、相手よりも自分の名刺が下に来るようにするのが基本です。
もしも先に相手が先に名刺を出してきた場合は、
「申し遅れました」と言って自分の名刺を差し出しましょう。
その際、相手の名刺のロゴや名前の上に指がかかると失礼にあたるので、
受け取る際は注意することも忘れずに。
また、自分の上司や部下も一緒に名刺交換をする際は、
役職が高い人から準備に名刺交換をするようにしましょう。
②会議中は自分の左側に名刺入れを置き、その上に相手の名刺を置く
もし複数名の名刺をもらった場合は、
役職が一番高い方を名刺入れの上に置くと失礼がないです。
③会議終了後に「頂戴します」と再度言ってから名刺をしまう
名刺をしまう際は、できるだけ相手より後に名刺をしまうようにしましょう。
会議が終わった途端に名刺をしまったり、急いで名刺をしまうと
「いち早く帰りたい」と思わせてしまいかねないので注意が必要です。
これらのポイントを押さえ、会議に臨みましょう。
5.紹介の順番に気を付ける
会議で初対面の人を引き合わせる場合には、
紹介の順番も気をつけなければいけません。
一般的には「立場が上の人に立場が下の人を紹介」してから、
その逆を行うのが正しい順番とされています。
例えば、自分がお客様先に訪問している場合には、
お客様に対して自社のメンバーを先に紹介しましょう。
この際自社のメンバーが複数人いる場合には、
役職が高い人→役職が低い人の順で紹介しましょう。
お客様への自社の紹介が終わったら、
自社のメンバー向けにお客様の紹介を行うと順序として正しいです。
また、お客様も複数名いる場合には、
同じように役職が高い人→役職が低い人の順で紹介しましょう。
6.手を上げてから発言する
会議中に意見する場合は、挙手してから発言するようにしましょう。
この際に、人の発言を遮ってしまったり、意見に個人的な感情を混ぜてしまうと、
聞き手に失礼な印象を与えてしまうため注意が必要です。
7.聞き取りやすい声で簡潔に話す
いくら会議中の着眼点が優れていても、相手にとって聞き取りづらかったり、
何を言いたいのか伝わらないようでは失礼な印象を与えかねません。
発言をする際は、
声をワントーン上げてはっきりとした声で話すようにしましょう。
話すスピードについては、
相手に合わてゆっくり話したり、テンポよく話したりなど使い分けられるとベストです。
また、発言をコンパクトにまとめ、結論から伝えられると理解してもらいやすいです。
8.姿勢に気を付ける
会議中の姿勢にもマナーがあります。
人の発言を聞いている際は、適度に頷いたり、
目を見てアイコンタクトをとり、しっかりと話を聞くようにしましょう。
腕や足を組む、頬杖をつく、貧乏ゆすりをする、髪や顔を頻繁に触るなどの行動は、
即座に失礼な印象を与えるので、やっていたらいますぐやめましょう。
また、無意識でやっている人も多いですが、
他の人の発言中に別の作業をする、ずっと下を向くなどの行動も
「話を聞いていない」と思われかねないのでやめた方が良いです。
9.延長しないようにする
会議を延長すると、次の予定がある方に迷惑をかけてしまったり、
会議室の退出時にバタバタとしてしまうので失礼にあたります。
会議が始まる際に、前もって会議終了の予定時刻を伝えると、
直後に予定のある方も言い出しやすくなり、
全員で「この時間までに会議を終わらせる必要がある」と認識できます。
また、会議の終了時刻は、会議室の予約終了時間より5〜10分前に設定すると、
余裕をもって退出することができます。
ただ、会議中は議題も多く意見が飛び交うので、時間感覚が意識から抜け落ちやすいです。
こんな時は、会議室予約システム「予約ルームズ」を使うと、
意識せずともタイムマネジメントができます。
会議室に予約ルームズのアプリを入れた端末を設置すると、
会議の残り時間が大きく表示されるので、誰でも簡単に時間管理ができます。
また、会議終了の10分前・5分前・終了時にアラート音がなるので、
「知らない間に延長していた…！」という事態を防ぐこともできます。
実際に予約ルームズを使っている方からは、
「お客様の来訪時に終了時が迫っていることを自分たちからは伝えづらいことがありましたが、
アラートが鳴ることでうまく諭すことができるので、助かっています」
というお言葉をいただけております。
会議の延長を防いでマナー向上につなげたい方は、
システムを使ったタイムマネジメントも検討してみてくださいね。
10.会議のお礼をする
会議が終了したら全部終わりではなく、
お礼の電話、もしくはメールをすぐにするようにしましょう。
もし会議の時間が夕方など遅い時間の場合は、
その後に連絡を入れるとなると、時間帯的に失礼にあたってしまうこともあります。
次の日の午前中に連絡を入れるなど、臨機応変に対応することが重要です。
WEB会議のマナー
対面会議のマナーの「2」と「4」以外は、WEB会議でも当てはまる部分が多いので
ぜひ参考にしてみてください。
また、WEB会議の際は、追加で下記5つのマナーを意識することが重要です。
1.会議5分前にはWEB会議設備を整えておく
WEB会議を行う際は、5分前までに以下の準備ができているかチェックすることが重要です。
・ネット回線が安定しているか
・WEB会議ツールが開けるか
・マイクが問題なく作動しているか
・スピーカーから問題なく音が聞こえるか
・カメラが問題なく映るか
・照明が暗すぎないか
これらの点に問題があると、会議がスムーズに進行しなくなり、
周りの人に迷惑をかけてしまうため、
慣れているからと油断せずしっかり確認しましょう。
2.全員招待できているか改めてチェックする
自分が会議主催者の場合は、会議に必要な人を全員招待できているか、
前日までに改めてチェックすることもマナーの一つです。
特に、会議の参加人数が多い場合は、招待漏れが発生してしまうこともので、
過信せずしっかり確認するようにしましょう。
3.カメラ・マイクをオンにする
WEB会議とは言え、人と人とが話し合う場であるため、
カメラをオンにして顔を見せることもマナーとして重要視されるポイントです。
マイクについては、当たり前ですが自分が発言するタイミングでは必ずオンにしましょう。
また、WEB会議に入った瞬間から終わるまでずっとミュートだと
「発言する気がない」「会議に興味がない」と失礼な印象を与えかねないので、
挨拶のタイミングなど、適宜マイクをオンにして”会話することを意識する”と良いです。
4.カメラを意識する
対面会議と違って、WEB会議は目の前に相手がいないので視線が泳いでしまいがちです。
特に、ディスプレイなどを使って2画面でオンライン会議をしている場合は、
視線が全く別のところに行ってしまうことが多々あり、
相手にとってはあまり気持ちの良いものではありません。
カメラを相手の目だと思ってWEB会議に臨むと、
自然な印象を与えられるのでぜひ意識してみてください。
5.リアクションを大きくする
WEB会議は対面会議とは違い、
相手の細かい表情の変化や空気感が伝わりづらいというデメリットがあります。
そのため、自分的にはしっかり相槌を打って話を聞いているつもりでも、
相手からすると「話を聞いていないのでは？」と全く違う心理状態になっていることも…。
WEB会議で話を聞くときは、少し大袈裟に相槌を打ったり、
話をするときは表情を大きく動かしたり、ボディーランゲージを多く使ったりなど、
リアクションを大きくすると、意思疎通がしやすくなります。
まとめ
いかがだったでしょうか？
会議のマナーと言っても、その内容は多岐に渡るので、
どれも完璧にするのは時間がかかることかもしれません。
ですが、自分が何ができているのか、逆に何ができていないかを認識し、
一つずつ磨いていくことがマナー向上のポイントです。
また、基本は「相手を敬い、思いやる」というスタンスで行動すれば、
全てを覚えていなくてもマナーを守れるのでぜひ意識してみてください。
最後までご覧いただきありがとうございました！
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