会議室の予約管理システム「予約ルームズ」

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できる新入社員はやっている「会議参加のコツ」を紹介

「会社で少しでも早く認められたい」と思ったことがある新卒、中途の人は多いのではないでしょうか?

 

すぐに目にみえる結果を出すことも近道ではありますが、日々行われる”会議”も、色んな人が参加するからこそ評価を得る場として重要です。

 

会議で適切なアピールができれば、”できる新入社員”と思ってもらうきっかけになりますし、顔と名前を覚えてもらって今後連携がとりやすくなったりと様々なメリットがあります。

 

本記事では、すぐに高い評価を得る新入社員が押さえている『会議参加のコツ』会議参加前会議中に分けてお伝えします!

会議参加前にやるべきこと

会議参加前にやるべきことを大きく3つに分けて紹介します。

 

会議の事前準備を率先して行う

会議の内容によって準備の内容も変化しますが、基本的には①資料の作成協力、②会議資料の送付や印刷・配布、③机や椅子、モニター類のセッティング、④お茶出しなどがあります。

 

①資料の作成協力については、新入社員であれば基本的に自分が会議の発起人で資料を用意しなければならない、というケースは少ないと思いますが、先輩や上司の資料作成を手伝うことで気が利く」と思ってもらうきっかけになります。

 

また、資料作成を手伝うことで会議に関する内容の理解促進にもつながるので、率先して協力するのがおすすめです。

 

②会議資料の送付や印刷・配布③机や椅子、モニター類のセッティングについては、難易度が低く誰でもできるからこそ、新入社員が先陣を切って行うことで、先輩や上司の負担を減らすことができ、ここでも「気が利く」と評価してもらうきっかけになります。

 

④お茶出しについては、コロナ禍の影響もあって撤廃しているところも増えていますが、基本的に新入社員が対応する会社が多く、積極性を見せれる仕事でもあります。

 

話を遮らないよう会話の切れ目をしっかり確認し、手際よく丁寧にお茶出しをすることで、「テキパキしている」と思ってもらいやすくなります。

 

①〜④は本来誰がやっても良い仕事ではありますが、新入社員こそ積極的に行うことで、周りの見る目も変わるので、臆せずトライすることがおすすめです。

 

会議のマナーをチェックしておく

会議のマナーでは大まかに、①身だしなみ、②持ち物、③会議室の場所と入室時間、④席次を押さえておくことが重要です。

 

①身だしなみのチェックについては、会社の指定の服装などがある場合とない場合どちらにせよ、清潔感がある状態にしておくことが大切です。

 

例えば朝一の会議に寝癖のまま参加すれば「ギリギリまで寝てたんだろうな…集中して会議に参加するかな?」と悪い印象を持たれてしまうなど、マイナスからのスタートになってしまいます。

 

また、ランチ後すぐに会議がある場合は、臭いのきついものは避けるなど配慮することも大切です。

 

②持ち物のチェックについては、基本的にPCがあれば資料の確認もメモも取れるので問題ないですが、会社によっては情報漏洩のリスクからPC持ち込み禁止の場合もあるので、先輩や上司に事前に確認しておきましょう。

 

また、議事録作成や振り返りのためにボイスレコーダーや録画機器を使いたい場合も、会議の内容によっては同様の理由で禁止になっている場合があるので、事前に確認しておきましょう。

 

そのほか、社用スマホやプライベートのスマホが鳴ってしまわないよう設定を変えておくなど、周りの迷惑とならないよう配慮しておくことも大切です。

 

③会議室の場所と入室時間のチェックについては、会議の遅刻を避けるために重要です。

 

入社したてで会議室の場所が曖昧な場合は先輩や上司にあらかじめ一緒に連れて行ってもらえないかお願いをしたり、時間のある時に下見しておいて迷ったり間違えないようにしておくとスムーズです。

 

また、会議が始まる直前で場所を調べようとすると、意外と時間がかかってしまうということもあるかもしれません。

 

そのような場合には、会議室管理システム『予約ルームズ』を使うと、管理画面から一目で会議室の予約状況がわかるので便利です。

 

 

普段お使いのGoogleカレンダーやOutlookカレンダー、Garoonカレンダーとも連携できるので、難しいフローも必要なく誰でも簡単に使えます。

 

実際に、予約ルームズを導入している三井デザインテック株式会社様からは「RECEPTIONISTも予約ルームズも、『シンプルisベスト』なツールです。余計な思考や工夫もいらず、簡単に導入・活用ができるシステムだと思っています。」とのお声もいただいております。

 

予約ルームズの資料を見てみる

 

会議室の入室時間については、5分前に会議室に入れるようにしておくとスムーズに会議を始めることができます。

 

また、早めに会議室に到着しておくことで、周りの人からも「時間にしっかりしている人」としてみてもらいやすくなります。

 

④席次チェックについては、会議室の出入り口に近いところから下座、遠いところが上座となっており、社歴やポジションに応じて誰がどこに座るのか、そして自分はどこに座るのが正解なのか把握しておくと失礼がなく、会議もいいスタートダッシュが切れることが多いです。

 

会社によってはフラットさを重視しており、席次は全く関係ないというところもありますが、知っておいて損はないですし、「ビジネスマナーがしっかり身についている」と思ってもらえるきっかけにもなります。

 

また、自ずと会議参加者の把握にもつながるので、「他部署やポジションの高い方の考え方に着目してみよう」と会議で意識したいことが思いつきやすくなるため、席次をチェックしておくことは重要です。

 

会議の目的を理解しておく

会議の事前準備やマナーの確認をどれだけ行なっても、会議の目的をしっかり理解していないと”ただ参加しているだけ”になってしまいます。

 

資料作成を手伝う時や、資料を配布するときに、会議の目的を主催者や先輩、上司に確認しておくと、会議の理解度もぐんと高まり、的を得た発言ができるようになります。

 

ただ会議の目的を聞くだけだと何も考えていないと思われかねないので、自分が認識している会議の目的を先に伝えた上で質問すると、「真面目に会議に参加しようとしている」と思ってもらいやすくなります。

 

また、言語化することやフィードバックをもらうことで、自分自身の目的理解も深まるので、一石二鳥です。

会議中にやるべきこと

続いて、会議中にやるべきことを大きく5つに分けて紹介します。

 

会議の議事録を取る

新卒や転職でオフィスワークに転じた人にとって、会議の議事録を取ることはハードルの高いことに思えるでしょう。

 

ですが、会議の議事録は会議内容の理解促進にもつながりますし、その手間ゆえ他の人たちもあまりやりたがらない仕事であるため、買って出ると積極性やる気を評価してもらいやすくなります。

 

最初のうちはうまく議事録を取れなくても、何度か繰り返して慣れていくと、要点を押さえるのがうまくなり、より早く正確に会議の内容を理解できるようになります。

 

そうすると、「理解が早く優秀な人だ」と思ってもらう機会も増えていきます。

 

会議中に質問をする

小さなことでもいいので、会議中1度は質問をすることがおすすめです。

 

会議参加者に顔を覚えてもらうきっかけになりますし、「会議の内容をしっかり理解しようとしている」と思ってもらうきっかけになります。

 

また、自分自身も質問するつもりで会議に参加していると、ただ会議に参加しているだけの時よりしっかり話を聞くようになるので、結果理解促進にもつながり一石二鳥です。

 

質問する時には質問の意図(〜を知って業務に活かしたいから、など)をあらかじめ伝えておくと、答える側もスムーズに返答しやすくなるので、このような工夫も忘れず行えるとベストです。

 

会議中に意見を出す

会議中に意見を出すのは最もハードルが高く「周りを唸らせるようなすごいことを言わなきゃ」とつい大事に捉えてしまいがちですが、そんなに気負う必要はありません。

 

会議中に気になったことを自分の見解を理由も合わせて完結に伝えたり、質問に付随して発言したりと小出しでもいいので意見を出すと、「自分の頭でしっかり考えている」と思ってもらうきっかけになります。

 

また、議事録や質問と同じように、発言もアウトプットなので、理解促進につながります。

 

何より、1度発言をしてしまえば、緊張もほぐれその後発言しやすくなるので、少しだけ勇気を振りぼって発言してみることがおすすめです。

 

会議のタイムマネジメントを行う

会議のタイムマネジメントは、社歴が長い人でも意識から抜け落ちやすいので、新入社員が買って出やすい仕事です。

 

会議の進行状況に合わせて残り時間を伝えたり、終了時間が近づいても会議が終わらなそうな場合は、空いている会議室を提示したりすると、「気が利く」と思ってもらいやすくなります。

 

ただ、タイムマネジメントを気にしすぎて時計を見すぎると、かえって「早く終わって欲しいのか」と思われてしまいかねないので、やりすぎは注意です。

 

また、「あと〇〇分です」と執拗に伝えることも、上記と同様に失礼に思われる可能性があるため、注意が必要です。

 

そんな配慮が少し難しいタイムマネジメントですが、会議室管理システム『予約ルームズ』を使うと、端末の残り時間表示やアラート機能で、さりげなく時間を伝えることができるのでおすすめです。

 

 

会議室の次の予約がある場合はその予約内容が、予約がない場合はいつまで延長できるのかが端末に表示されるので、これ一つで次の案内もスムーズに行うことができます。

 

また、アラート機能は会議終了10分前から知らせてくれるので、人が時間を伝えるよりも正確角が立ちづらいというメリットもあります。

 

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会議の決定事項や次のアクションを確認する

会議で決まったこと次のアクションを確認すると、「しっかり内容を理解している」と評価されるきっかけになりますし、理解促進や会議参加者内の認識のずれを防ぐことができます。

 

可能であれば決定事項、次回のアクションに加え、誰がいつまでにというところまで情報をまとめられると、内容の精度が高まります。

 

会議の内容の難易度が高いと間違ってしまうこともあるかと思いますが、参加者がフィードバックして修正してくれるケースが多いので、臆せず確認することがおすすめです。

 

何よりも、会議の一番の肝となる決定事項・次回のアクションをしっかり把握しようという姿勢で会議に臨んでいれば、自ずと内容理解のスピードアップや、発言のクオリティアップにつながり、ひいては評価アップにもつながりやすくなります。

 

是非意識して取り組んでみてください!

注意したい会議中の姿勢について

会議中の姿勢は3点に注意が必要です。

 

発言の仕方とタイミング

会議中に発言することは重要とお伝えしましたが、その方法とタイミングを誤ると会議参加者の気分を悪くしかねないので注意が必要です。

 

発言の仕方については、上から目線でものを言わないよう、基本的に低姿勢でいることが大切です。

 

例えば「Aと言う施策は必要ないと思います」とだけ言ってしまうと、本人としては悪気がなくても、「新人で何もわかっていないくせに偉そうなことを言うな」と思われかねません。

 

なので、「知識も浅く恐縮ですが、〜と言う理由からAと言う施策は今回は無しにし、〜のケースが発生した場合に実施するのがいいと思います」と言うように、低姿勢で周りに配慮した発言の仕方に変更すると、角が立たず話を聞いてもらいやすくなります。

 

また、発言のタイミングについても、当たり前ではありますが誰かが発言しているところを割って話すのはNGです。

 

話を遮られた人の気分も良くないですし、聞いている人も「この人は人の話をちゃんと聞けないのか」と悪い印象を持たれてしまいかねません。

 

会話の切れ目を意識して、「意見があるのですがよろしいでしょうか?」と一言添えてから発言すると、「丁寧で配慮ができている」と思ってもらいやすくなるのでおすすめです。

 

聞き方

長時間の会議の場合、疲れてきて足を組んだり、頬杖をついたりと姿勢が悪くなることがよくあります。

 

また、元々の癖で貧乏ゆすりをしたり、椅子に浅く腰かけて足を投げ出したりしてしまう人もいると思います。

 

ですが、そのような姿勢で人の話を聞いていると、「態度が悪い」とか、「人の話を聞いていない」と思われかねないので注意が必要です。

 

話すと聞くのバランス

発言することばかりに必死になって会議の重要な話を聞きそびれては、「結局何も理解していない」と思われてしまいます。

 

逆に聞くことに必死になって何も発言しなければ「自分の意見がない」とか「積極性が足りない」と思われかねません。

 

そのため、話すと聞くのバランスを保つことが重要です。

 

最初のうちはうまくそのバランスがわからないと思いますが、先輩や上司、評価が高い人をよく観察してまねてみると、適切なバランスを身につけやすくなるのでおすすめです。

まとめ

新しい業務に慣れるのに必死で、会議はなんとなく参加しているだけになってしまう新入社員の方も多いと思いますが、まずは今回紹介したポイントを押さえ、ちょっとずつ実践していくことをおすすめします。

 

議事録や会議中の発言は慣れが必要で大変な部分もあると思いますが、会議室の予約やタイムマネジメントは『予約ルームズ』で誰でも簡単にできるので、”評価を得るきっかけ”として利用してみてはいかがでしょうか?

 

ちなみに、予約ルームズは面倒な手続きなしで14日間の無料トライアルを利用できるので、是非この機会に使用感などもチェックしてみてください!

 

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その他、株式会社RECEPTIONISTでは、会議室予約管理システムの『予約ルームズ』だけでなく、受付システムの『RECEPTIONIST』と日程調整システムの『調整アポ』も提供しているので、気になる方はこちらもご覧ください。

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