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ハイブリッド会議とは?メリット・デメリットと成功させるポイントを紹介

ハイブリット会議とは?

出社とリモートを組み合わせた”ハイブリッドワーク”という働き方が定着してきています。

 

しかし、いざ会議をしてみると、

 

「オフライン参加者(出社組)とオンライン参加者(リモート組)の温度差が気になる」

「オフライン参加者の誰が話しているのかがオンラインだとわかりづらい」

 

など、難しさを感じることも多いと思います。

 

私(筆者)もハイブリッドワークを行なっておりますが、リモートで会議に参加していると

「今の自分の発言、出社組の人に冷たく聞こえてしまったかも…?」と

同じ場にいないがゆえに不安になることがありました…。

 

しかし、オフライン参加者とオンライン参加者がミックスされた会議形態である

”ハイブリッド会議”の特徴を理解することで、

不安から解消されてよりスムーズに会議を行えるようになったと感じます!

 

本記事では、会議室予約管理システム「予約ルームズ」を提供する弊社が、

会議室利用の効率化だけでなく、会議の質を高めるサポートをする立場から

ハイブリッド会議のメリット・デメリットと、押さえておくべきポイントを紹介します。

 

ハイブリッド会議をまとめる会議主催者から、会議に特に悩みがない人でも、

意識しておくと今後活用できるポイントがまとまっています。

 

ぜひチェックしてみてください!

ハイブリッド会議の特徴

ここでは、ハイブリッド会議のメリットとデメリットをお伝えします。

 

メリット

代表的なメリットは以下の3点です。

 

(1)自由な働き方が実現できる

出社したい人やリモートしたい人が、

その時々に希望する働き方で会議に出られるというメリットがあります。

 

例えば、

「家だと集中できない」

「WEB会議ツールの操作に苦手意識がある」

「複雑な議題のためその場で直感的に伝えたい」

という場合には、オフラインで会議に参加することで解決できます。

 

また、

「子供を見ながら仕事をしなければいけない」

「風邪気味なので出社して周りの人に移したくない」

という場合には、オンラインで会議に参加すると、

時間と場所の制限が減るので会議を欠席しなくて済みます。

 

自由な働き方が実現できることで、モチベーションアップにもつながります。

 

(2)会議室のゆとりが生まれる

全員がオフラインで会議に参加する時よりも会議室に集まる人が減るので、

圧迫感を感じずに会議をすることができます。

 

特に、昨今ではソーシャルディスタンスを取ることが当たり前になってきているので、

ハイブリッド会議にすると人数が減って距離を保ちやすくなります。

 

(3)対面会議より多くの人がフラットに参加できる

対面会議の時は会議室に収容できる人数しか会議に参加できなかったのに対し、

ハイブリッド会議ではオンラインでも会議に参加することができるため、

より多くの人が会議に参加することが可能になります。

 

特に、複数部署を横断するような内容の会議の場合、

以前までは、参加できなかった人にはうまく情報が伝わらないこともあったと思います。

 

ですが、ハイブリッド会議にすれば、

より多くの人に早く・正確に情報を伝えることができるようになります。

 

デメリット

反対に、代表的なデメリットは以下の5点です。

 

(1)事前準備を怠ると会議が成り立たない

ネット回線、カメラやマイク、スピーカー、WEB会議ツールの設定など、

オフライン参加者・オンライン参加者ともに会議までに準備を完了していないと、

会議そのものを行うことができません。

 

特に機械に自信のない方は、前もってネットで調べたり周りの方に聞くなどして、

会議5分前までには全ての準備が整っている状態にしておくことが重要です。

 

(2)オンライン参加者がオフライン参加者の会話に入りづらい

どうしても対面で会話をしている方が、

互いの表情を読み取りやすいので話が盛り上がりやすいです。

 

すると、オフラインの人ばかりが発言をしたり先に話が進んでしまい、

オフラインの人が取り残されてしまったり、当事者意識が薄れてしまうことがあります。

 

オフラインの人が傍観者にならないように、配慮することが大切です。

 

(3)オンライン参加者の表情を読み取りづらい

オフライン参加者同士では互いの表情を読み取りやすいですが、

オンライン参加者の表情を読み取ることは難しいです。

 

オンラインで参加する人は、対面している時よりも少しリアクションを大きくしたり、

身振り手振りを使って話を伝えるなど工夫が必要です。

 

(4)オンライン参加者とオフライン参加者の意思疎通がうまくいかない

オフライン同士の方が話しやすいことと、オンライン参加者の表情が読み取りづらいことから、

通常よりも意思疎通がうまくいかないことがあります。

 

また、オフライン参加者のカメラやマイクが遠いことで、

誰が誰に向かって話しているのか伝わらず、意思疎通できないこともあります。

 

まずは何が原因で意思疎通できていないのかチェックすることが大切です。

 

(5)オンライン単体会議よりも準備に手間がかかる

オフライン参加のために会議室を予約したり、

WEB会議のためのマイクやスピーカーなどの備品を用意したり、

資料の印刷などもする必要があるため、オンライン単体の会議よりも準備が大変です。

 

特に、会議室をギリギリで予約すると空いてる部屋くなってしまうため、

早めに予約しておくことが大切です。

 

とは言っても、

「会議室を探すのが面倒」

「会議室の予約状況が一目で分からなくて困る」

という人も多いと思います。

 

そんな人には、会議室予約管理システムの「予約ルームズ」がおすすめです!

 

予約ルームズ_キービジュアル

 

予約ルームズを使うと、すぐに会議室の予約一覧が見れるので、

予約にかかる時間を短縮することができます。

 

予約ルームズを導入しているBS松竹東急株式会社様でも

今どこの会議室が空いているか一目でわかることが非常に役立っています。」

とのお声をいただいております。

 

システムを使って、賢く省エネで会議室を予約してみてはいかがでしょうか?

 

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ハイブリッド会議を成功させるポイント

ハイブリッド会議のメリットとデメリットを理解した上で、

デメリットをカバーするコツをおさえると、スムーズに会議ができるようになります。

 

以下ではその7つのコツをお伝えします。

 

(1)余裕を持って事前準備を完了させる

オンライン参加者・オフライン参加者ともに、下記のチェックを行い、

会議の進行を妨げないようにしましょう。

 

・ネット回線が安定しているか

・WEB会議ツールが開けているか

・マイクが問題なく作動しているか

・スピーカーから問題なく音が聞こえるか

・カメラが問題なく映るか

・モニターが問題なく映るか ※特にオフライン組は要チェック

・照明が暗すぎないか ※特にオンライン組は要チェック

 

お使いのWEB会議ツール上で、事前にテストできるものも多いので、

設定からぜひチェックしてみてください。

 

(2)モニターに参加者全員の顔を写す

表情を読み取りやすくするために、モニターに参加者全員の顔を投影しましょう。

 

すると、自然と一体感も生まれやすくなり、コミュニケーションも取りやすくなります

 

(3)ファシリテーターをつける

会議をうまく回す役割のファシリテーターをつけることがおすすめです。

 

ファシリテーターがいると、オフライン参加者とオンライン参加者をつなぐパイプ役となり、

議論を促したり、認識齟齬を防いだりなどハイブリッド会議の円滑な進行が叶います。

 

(4)発言がオフラインの人に偏らないようにする

ファシリテーターを中心に、オフラインの人に発言が偏らないように注意しましょう。

 

特にオフラインで会議に参加する人は、自分たちだけで話してしまわないよう

オンラインの人にも話を振るなど工夫をすることが大切です。

(5)発言する時は、手をあげる・名乗る・(オンラインの場合は)名前を表示する

オフラインであってもオンラインであっても

「誰が発言しているのか」をわかりやすくすることが重要です。

 

具体的には、いずれの参加方法でもまずは手をあげ、名乗ってから発言するようにしましょう。

 

また、オンライン参加者はWEB会議ツールに自分のフルネームを表示し、

場合によっては部署名も表示することがおすすめです。

 

これにより、オフライン参加者にも誰が発言しているかがわかりやすくなります。

 

(6)オンライン参加者に発言を求めるときは名前を呼ぶ

オンライン参加者に対して質問したり、

発言を求めるときはその人の名前を呼ぶことを意識しましょう。

 

対面していると、アイコンタクトだけで誰に発言を求めているのかわかりますが、

オンラインで参加していると自分が呼ばれているかどうか気付かないこともあります。

 

意思疎通しやすくするためにも、

「〇〇さんはどう思いますか?」など、意識的に名前を呼ぶことがおすすめです。

 

(7)オフライン参加者が発言するときはマイク・カメラを近づける

オフライン参加の場合、

会議室の広さやオフライン参加人数によって、マイクやカメラの位置が変わります。

 

オフラインで話している人とマイクやカメラの距離が遠いと、

オンライン参加者は声がうまく聞き取れなかったり、

誰が発言しているのかわからずモヤモヤしてしまいます。

 

意思疎通しやすくしたり、円滑に会議を進めるためにも、

オフライン参加者はマイクやカメラを近づけたり、

適宜場所を移動したりと工夫することが重要です。

まとめ

これまで何も意識せずにハイブリッド会議を行なっていた人は、

この記事で紹介したコツをおさえ、工夫ながら会議してみてはいかがでしょうか?

 

皆さんのハイブリッド会議の質を高めることに貢献できれば幸いです!

 

また、記事内で紹介した「予約ルームズ」は、

面倒な手続きなしの14日間の無料トライアルを用意しております。

 

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気になる方はこちらもご覧ください。

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ハイブリッド会議をしていると

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