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ハイブリッド会議とは?メリット・デメリットと成功させるポイントを紹介

出社とリモートを組み合わせた”ハイブリッドワーク”という働き方が定着してきていますが、いざ会議をしてみると、

 

「オフライン参加者(出社組)とオンライン参加者(リモート組)の温度差が気になる」

「オフライン参加者の誰が話しているのかがオンラインだとわかりづらい」

 

など、難しさを感じることも多いと思います。

 

そんな方は、オフライン参加者とオンライン参加者がミックスされた会議形態である”ハイブリッド会議”特徴を理解することで、よりスムーズに会議を行えるようになります。

 

本記事では、ハイブリッド会議のメリット・デメリットに加え、成功させるために知っておきたいポイントを紹介します!

ハイブリッド会議の特徴

ハイブリッド会議のメリットとデメリットをお伝えします。

 

メリット

代表的なメリットは以下の3点です。

 

自由な働き方が実現できる

出社したい人やリモートしたい人が、その時々に希望する働き方で会議に出られるというメリットがあります。

 

例えば、「家だと集中できない」「WEB会議ツールの操作に苦手意識がある」「複雑な議題のためその場で直感的に伝えたい」という場合には、オフラインで会議に参加することで解決できます。

 

また、「子供を見ながら仕事をしなければいけない」「風邪気味なので出社して周りの人に移したくない」という場合には、オンラインで会議に参加すると、時間と場所の制限が減るので会議を欠席しなくて済みます。

 

自由な働き方が実現できることで、モチベーションアップにもつながります。

 

会議室のゆとりが生まれる

全員がオフラインで会議に参加する時よりも会議室に集まる人が減るので、圧迫感を感じず快適に会議をすることができます。

 

特に、昨今ではソーシャルディスタンスを取ることが当たり前になってきているので、ハイブリッド会議にすると人数が減って距離を保ちやすくなります。

 

対面会議よりも多くの人がフラットに参加できる

対面会議の時は会議室に収容できる人数しか会議に参加できなかったのに対し、ハイブリッド会議ではオンラインでも会議に参加することができるため、より多くの人が会議に参加することが可能になります。

 

特に、複数部署を横断するような内容の会議の場合、以前までは限定された参加者しか参加できず、参加できなかった人にはうまく情報が伝わらないということも起きていたと思います。

 

ですが、ハイブリッド会議にすればより多くの人に、直接かつ正確に情報を伝えることができるようになり、伝達スピードもアップします。

 

デメリット

反対に、代表的なデメリットは以下の5点です。

 

ネット回線が安定しないと会議そのものが滞る

オンライン参加の人はもちろんのこと、オフラインで参加している人も会社のネット回線が安定しないと、画面や音声に不具合が生じ、会議自体を進めることができません。

 

オンライン参加の人は参加する場所のネット回線が、オフライン参加の人は会社のネット回線が問題がないか事前にチェックしておくことが重要です。

 

オンライン参加者がオフライン参加者の会話に入りづらくなることがある

どうしても対面で会話をしている方が、互いの表情を読み取りやすいので、話が盛り上がりやすくなります。

 

すると、オフラインの人ばかりが発言をしたり先に話が進んでしまい、オフラインの人が取り残されてしまったり、当事者意識が薄れてしまうことがあります。

 

オフラインの人が傍観者にならないように、配慮することが大切です。

 

オンライン参加者の表情を読み取りづらい

オフライン参加者同士では互いの表情を読み取りやすいですが、オンライン参加者の表情を読み取ることは難しいです。

 

オンラインで参加する人は、対面している時よりも少しリアクションを大きくしたり、身振り手振りを使って話を伝えるなど工夫が必要です。

 

うまくオンライン参加者とオフライン参加者の意思疎通がうまくできないこともある

オフライン同士の方が話しやすいことと、オンライン参加者の表情が読み取りづらいことから、通常よりも意思疎通がうまくいかないことがあります。

 

また、オフライン参加者のカメラやマイクが遠いことで、誰が誰に向かって話しているのか伝わらず意思疎通ができないこともあります。

 

まずは何が原因で意思疎通ができていないのかチェックしてみることが大切です。

 

オンライン単体会議よりも準備に手間がかかる

オフライン参加の人のために会議室を予約したり、WEB会議のためのマイクやスピーカーなどの備品を用意したり、資料の印刷などもする必要があるため、オンライン単体の会議よりも準備が大変です。

 

特に、会議室はギリギリで予約すると「空いてる部屋がない」ということになりかねないため、早めに予約しておくことが大切です。

 

ですが、早めに予約しようと思っても「会議室を探すのが面倒」「会議室の予約状況が一目で分からなくて困る」という人も多いと思います。

 

そんな人には、会議室管理システムの『予約ルームズ』がおすすめです!

 

 

予約ルームズを使うと、すぐに会議室の予約一覧が見れるので、予約にかかる時間を短縮することができます。

 

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ハイブリッド会議を成功させるポイント

ハイブリッド会議のメリットとデメリットを理解した上で、デメリットをカバーするコツをおさえると、スムーズに会議ができるようになります。

 

以下ではそのコツをお伝えします。

 

モニターにオンライン参加者全員の顔を写す

オフライン参加者がオンライン参加者の顔を見れるようにし、表情を読み取りやすくするためにモニターにオンライン参加者全員の顔を投影しましょう。

 

すると、自然と一体感も生まれやすくなり、コミュニケーションも取りやすくなるのでおすすめです。

 

ファシリテーターをつける

会議をうまく回す役割のファシリテーターをつけることがおすすめです。

 

ファシリテーターがいると、オフライン参加者とオンライン参加者をつなぐパイプ役となり、互いの議論を促したり、認識齟齬を防いだりなどハイブリッド会議の円滑な進行が叶えやすくなります。

 

発言がオフラインの人に偏らないようにする

ファシリテーターを中心に、オフラインの人に発言が偏らないように注意しましょう。

 

特にオフラインで会議に参加する人は、自分たちだけで話してしまわないよう、オンラインの人にも話を振るなど工夫をすることが大切です。

発言する時は、手をあげる・名乗る・(オンラインの場合は)名前を表示する

オフラインであってもオンラインであっても「誰が発言しているのか」をわかりやすくすることが重要です。

 

具体的には、いずれの参加方法でもまずは手をあげ、名乗ってから発言するようにしましょう。

 

また、オンライン参加者はWEB会議ツールに自分のフルネームを表示し、場合によっては部署名も表示することがおすすめです。

 

こうすることで、オフライン参加者にも誰が発言しているかがよりわかりやすくなります。

 

オンライン参加者に発言を求めるときは名前を呼ぶ

オンライン参加者に対して質問したり、発言を求めるときはその人の名前を呼ぶことを意識しましょう。

 

対面していると名前を呼ばずとも、目を合わせただけで誰に発言を求めているのかわかったりしますが、オンラインで参加していると自分が呼ばれているかどうか気付かないことが多々あります。

 

意思疎通しやすくするためにも、「〇〇さんはどう思いますか?」など、意識的に名前を呼ぶことがおすすめです。

 

オフライン参加者が発言するときはマイク・カメラを近づける

オフライン参加だと、会議室の広さやオフライン参加人数によって、マイクやカメラの位置が変わります。

 

オフラインで話している人とマイクやカメラの距離が遠いと、オンライン参加者は声がうまく聞き取れなかったり、誰が発言しているのかわからずモヤモヤしてしまいます。

 

意思疎通しやすくしたり、円滑に会議を進めるためにも、オフライン参加者はマイクやカメラを近づけたり、適宜場所を移動したりと工夫することが重要です。

まとめ

これまで何も意識せずにハイブリッド会議を行なっていた人は、この記事で紹介したコツをおさえ、工夫ながら会議してみてはいかがでしょうか?

 

皆さんのハイブリッド会議の質を高めることに貢献できれば幸いです!

 

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