会議室の予約管理システム「予約ルームズ」

会議室の予約管理システム

もう迷わない!会議を成功させる準備のポイントを紹介

「初めて会議の準備を任されたけど何をすればいいかわからない」

「会議の準備が足りないと上司に指摘されたけど何が不足しているかわからない」

 

という方もいるのではないでしょうか?

 

意外と会議の準備について皆まで教えてもらえる機会は少なく「なかなか聞きづらい」とか「今更聞くこともできない」という方もいるかもしれません。

 

一方で、会議の準備が甘いと会議がスムーズに進まなかったり、会議の目的が達成できないことで参加者全員の時間を無駄にしてしまう可能性もあります。

 

会議の質を高めて成功させるためにも、会議の準備ですべきことを理解しておくことが重要です。

 

本記事では、会議を開催することになった時から会議開始直前まで順を追いながら、準備すべきことを紹介します。

会議の目的確認

会議の開催が決まったら、まずは目的を確認しましょう。

 

目的をあらかじめ確認しておくことで、会議の参加者は誰を呼ぶ必要があるかや、議題にすべきことが明確になり、事前準備がスムーズになります。

 

この「会議の目的」ですが、大きく①意思決定、②報・連・相、③アイデア出し、④課題深堀り・理解促進の4つに分類されます。

 

この4つに当てはまらない単なる情報共有や質問だけの場合、わざわざ会議を開かずとも、メールやチャット、もしくは直接担当者に聞くことで解決できるため、「本当に会議をする必要があるかどうか」を事前にチェックしておくことも重要です。

会議の参加者招待

会議の目的を確認したら、参加者をピックアップし、招待の連絡をしましょう。

 

会議参加者は目的に応じて変動することが多いですが、基本的には直接関係があり、取りまとめ役の人を招待しましょう。

 

「一応聞いておいてもらった方がいいかもしれない」と、間接的にしか関わりのない人や関係者全員を呼ぶと、人数が増え会議のスムーズな進行が難しくなります。

 

「参加者を減らすと情報がうまく伝わらないのでは?」と不安になる方もいると思いますが、議事録の確認や取りまとめ役の人からの報告で、必要な情報は伝わるため、参加者は多くとも6人程度まで精査することが重要です。

会議室予約

会議参加者の招待が終わったら、会議室の予約を取りましょう。

 

会社によって手法はさまざまですが、会社全体や部署専用のグループウェアを使い、カレンダーから会議の予定を入力して会議室を押さえる場合が一般的かと思います。

 

会議開催まで時間に余裕がある場合は空いている会議室を見つけやすいですが、急ぎの場合は会議室が埋まってしまい、探すのに時間がかかることもあるはずです。

 

そんな時は会議室予約管理システム『予約ルームズ』を使って、スムーズに空きを見つけることがおすすめです。

 

 

お使いのGoogleカレンダー・Outlookカレンダー・Garoonカレンダーいずれかと予約ルームズを連携すると、管理画面から予約や現在の使用状況まで一目で分かり、空き会議室を簡単に見つけることができます。

 

また、すぐに会議をしたい場合は「今から使える会議室」を選択し、1分もかからずに会議室を予約することもできます。

 

 

予約ルームズを導入しているBS松竹東急株式会社様でも「今どこの会議室が空いているか一目でわかることが非常に役立っています。」とのお声をいただいております。

 

会議室の予約に手間をかけたくない方におすすめです。

アジェンダ作成・共有

会議室の予約が終わったら、アジェンダを作成し、会議参加者へ共有しましょう。

 

事前にアジェンダを共有することで、参加者も自分の考えをあらかじめまとめておくことができるので、ディスカッションも盛んになり、会議そのものの質を高めることができます。

 

しかし、アジェンダに何を記載すればいいかわからない方もいるでしょう。

 

その場合は、先輩や上司に普段社内で使われているアジェンダフォーマットを共有してもらうとスムーズです。

 

また、フォーマットが無い・人によってバラバラな場合は、下記を意識して作成すると抜け漏れがなく、参加者全員が理解しやすい内容になります。

 

・会議開催日時

・会議開催場所

・(WEB会議の場合は)WEB会議用URL

・会議参加者

・会議の目的

・議題

・資料

 

急な会議の場合は難しいかもしれませんが、参加者自身の考えをまとめる時間を考慮し、遅くとも前日までにアジェンダは参加者に共有するようにしましょう。

資料作成・共有・印刷

会議のアジェンダ作成と共有が終わったら、資料を作成し、参加者に共有しましょう。

 

簡易的な会議の場合は資料の作成が必要ないこともありますが、営業の方の数値報告などは資料があった方が確認しやすいため、基本的に資料を準備するスタンスでいた方が漏れがなくなります。

 

資料の作成については、アジェンダの議題に合わせて、レポートやパワポなど見やすい形式でまとめるのがおすすめですが、普段会社で使われているォーマットがあればそちらでまとめると参加者も確認しやすくなります。

 

また、必要に応じて印刷まで行うと、参加者も会議時に資料に目を通しやすくなります。

 

印刷を行う場合は、白黒・両面印刷をすると経費削減につながるのでおすすめですが、社外の方との会議やポジションの高い方が参加される会議は見やすさ重視でカラー印刷にするなど、臨機応変に対応する必要があります。

 

迷った場合は、先輩や上司に確認し、社内ルールに則りながら資料準備を進めて行くとスムーズです。

 

会議の資料についても、参加者のチェックの時間を考慮し、アジェンダと同様前日までに共有できるのが理想的です。

議事録用意

会議の資料作成・共有・印刷が終わったら、議事録を準備しておきましょう。

 

慣れてくれば別ですが、基本的に会議が始まってから議事録を開くのではバタバタしてしまいます。

 

会議が始まる前から議事録の記入できる部分はアジェンダに即して記入しておくと、会議後の議事録を整える時間を短縮できるのでおすすめです。

 

また、議事録フォーマットについて、普段会社で使われているものがあればそちらを利用することをおすすめします。

会場セッティング

議事録の準備が終わったら、会場セッティングを行いましょう。

 

会議の形態や参加人数に合わせ、机や椅子を移動させたり、マイク・集音器・プロジェクターなどを手配しておくと良いです。

 

特に、備品周りは数が少ないと早い者勝ちになったり、貸し出しに時間がかかったりするため、早めに用意しておくと安心です。

席次チェック

会場セッティングが終わったら、席次チェックをしましょう。

 

会社によってはフラットさを重視しており、席次は全く関係ないというところもありますが、参加者に失礼がなく気持ちよく会議を進められるようチェックしておくことが無難です。

 

基本的には、会議室の出入り口に近いところから下座、遠いところが上座となっております。

 

モニターなどがある場合は、出入り口から遠くてモニターが見やすい席が上座となります。

 

社歴やポジションに応じて誰がどこに座るのか、そして自分はどこに座るのが正解なのか把握しておくと、会議が始まってからあたふたせずに済むのでおすすめです。

持ち物チェック

席次チェックが終わったら、持ち物もチェックしておきましょう。

 

印刷した資料や、備品など、会議に必要なものを忘れてしまうと、会議中に取りに戻ったりと時間ロスに繋がる可能性があるため、事前チェックが重要です。

 

会社によっては情報漏洩の観点から、PC持ち込み禁止の場合もあるので、その点もチェックしておくと安心です。

会議室場所・時間チェック

持ち物チェックが終わったら、会議室の場所・時間を改めてチェックしておきましょう。

 

「会議室の予約の時に確認したから大丈夫」と思って確認を怠ると、直前になって日時や会議室を間違えて予約していることに気づいてあたふたする、なんてこともあります。

 

ダブルチェックの意味も込めて、しっかり確認しておくことが重要です。

 

会議室の予約状況を一目で確認できる『予約ルームズ』を使えば、確認の時間短縮にもつながるのでおすすめです!

身だしなみチェック

全ての準備が終わり、会議直前になったら身だしなみチェックを行いましょう。

 

マストな準備ではないですが、会議参加者からの印象を悪くしないよう、整えておくとスマートです。

 

指定があるないに関わらず、服装や髪型、メイクは清潔感がある状態にしておくと無難です。

 

また、ランチの会議に備え、臭いのキツイものは避ける・ブレスケアをするなど、エチケットにも配慮することもおすすめです。

まとめ

会議の準備ポイントを順を追って紹介しましたが、いかがでしたでしょうか?

 

様々な準備がありますが、アジェンダ一つとっても会社によってやり方は異なるため、事前に社内ルールやフォーマットを確認することをおすすめします!

 

本記事が「この準備は抜けていた」という気づきになったり、「この準備は〇〇のために必要だったんだ」と目的の理解につながれば幸いです。

 

「できる社員がやっていること」として実際の会議中のやるべきこともまとめていますので、こちらも参考にしてみてください。

 

また、この記事で紹介した『予約ルームズ』が気になった方は、面倒な手続きなしの14日間の無料トライアルを行なっているので、使用感をチェックしてみてはいかがでしょうか?

 

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