学生時代、大阪でナイトクラブの受付バイト経験を活かして、

弊社RECEPTIONISTのマーケティングをしている益田と申します！

元受付嬢の代表に続く、元受付シリーズの一人でございます。何卒👐

と、そんなワタクシの紹介はどうでも良いので、聞いてください。

実は少し前、久しぶりにオフィスに行った時に

MTGがあるのに会議室を予約するのをすっかり忘れてたので

いますぐに会議室を予約しようと思ったら…

…予約いっぱいでした。

(こういう時ありません？笑)

心の中でブチ叫び、予約済みの人達が

次々に会議室に入るところを眺めながら、

仕事レベルが低い自分に嘆いてたんですが

しばらくすると、

「ぬおぉ？ 1室だけ20分すぎても誰も使ってないやん！」

とツッコミながら会議室の予約管理画面を見ると、

どう見ても予約はあるんですよ。

予約があるのに誰も使ってない会議室。

もうホラーです。

(こんな状態)

これぞバチクソ迷惑の極み「空予約」！

久しぶりにウキウキ気分でオフィス出社したのに

空予約と出会い、傷つき、嘆きました。。。

学生バイト時代、お店に予約してるお客様が連絡なく

無断キャンセルされたのを思い出しました。。。

そして、ワタクシは

会議室予約システム「予約ルームズ」の新機能である

会議室分析機能を見たら意外な結果に震えたので、

この結果を元に

→バックオフィスの守護神こと三谷先生に相談してみました。

会議室について相談してみた

益田『三谷先生、お疲れ様です！実は会議室の空予約に遭遇しまして。

久しぶりに出社した僕があるぐらいなので、社内で結構あるのかな？

あるならアップデートしたいな！と思って、本日お時間をいただきました！』

三谷『お疲れ様です！そうですね、ハイブリッドワークの影響もあり、空予約が増えたように感じますね。』

益田『やはりそうですか。これから出社が増えた時に、

空予約に遭遇したり、会議室が使えない状態だと、出社がストレスになってくると思うんですよね。

この状況をアップデートしたいのですが、何か素敵な方法ありますか？』

三谷『今は特にルールなく運用していますが、会議室の利用ルールを設定した方が良いかもしれないですね。例えば、

・1日の会議数が多い人はテレワークにする

・会議室が必要かわからない時は抑えない

・一定以上の人数でオフラインじゃないと会議室を予約しない

・一定以上の人数でないと広い会議室は予約しない

などのルールを設定すると、空予約は抑えられるんじゃないかなと。

あとは空予約のデメリットや迷惑になっていることを社内に周知して利用者に改善の意識をもってもらうなども大切かなと思います。』

益田『今は会議室の利用ルールがないので設定したいですね。ちなみにバックオフィスの三谷先生から見て、空予約のデメリットは何がありますか？』

空予約のデメリットとは？

三谷『そうですね。まず、空予約はそもそも家賃の無駄遣いですよね。

本来使えるスペースが使えないので。

また、WEB会議の場合、会議室が空いてないと会議をしたい人がオフィスのデスクでしなければいけないので、デスクの周りの人やWEB会議の参加者にも雑音が入って生産性が落ちるので、これもデメリットになると思います。

あとは会議室の空予約が多いのに、一定の人たちが会議室が足りないという意見が出てきた時に増設などしたら、勿体無い経費の使い方かなと思います。

本当は会議室の数は足りてるけど足りてないように見えるだけ、みたいな状態ですね。』

益田『空予約はオフィスにいる人からすると、かなりの迷惑行為であり、マナーが悪いって感じですね。ちなみに、このような空予約をする人ってどういう人だと思いますか？』　

空予約をする人とは？

三谷『空予約する人は、不定期に出社する人や、

日程調整をした時に仮押さえをして消し忘れる、うっかり屋さん

などが主にやってしまうミスだと思いますね。

あとは空予約がハイブリッドワークで新しく課題化した1つだと思うので、

社内のメンバーに空予約で迷惑をかけていることに

気付いていない可能性もあります。

改善していくために、

空予約が多い人を特定して伝えてあげれば改善される

と思いますね。』

益田『なるほど！改善していくためにも今日から伝えていきます！

あと、空予約が多い人を特定する、で思い出したんですが、

実は予約ルームズで会議室の分析機能が最近でたんですよ！

これで弊社内で誰が1番空予約が多いのかわかるので見てみましょう！』

三谷「そうなんですか！それは是非みたいですね！」

益田『こちらです！！！』

空予約が多いのは誰？

会議室分析機能とは？

三谷先生はこの後、

「空予約件数が多い主催者ランキング」からは完全に消えました。笑

さて、今回は会議室分析機能を紹介しようと思った時に、

このような話題があったのでブログを書いてみましたが、いかがでしょうか？

意外とどの企業でもある問題かなと感じました。

自分はやっていないと思いつつ、

空予約をやってしまってたケースもあるので

まずは自分から注意していきたいですね。

（予約ルームズのようなシステムを使っていないと気付くこともできないかもしれませんが、、、！）

会議室分析機能は、このような空予約が多い人の特定だけでなく、

空予約の多い会議タイトルや、空予約が多い会議室も一発でわかるようになっています！

また、会議室の稼働率もわかるので、

社内で「会議室が足りない！」という話題が出ても、

実は同じ時間帯に特定の会議が集中しているだけ

というケースもあります。

弊社でも「会議室足りない！」という話題がでましたが

実際に測ると、会議室の稼働率は19%でした。笑

いや、足りてるー！！！

数字を見るのは大切ですね。

ではでは、最後まで読んでいただきまして

誠にありがとうございました！

（三谷先生、こんな内容でご協力ありがとうございました！笑）