「この会議室使ってもいいですか？」のやり取りはいらない。調整コストをカットして、業務も心もスッキリ

法人向けSaaSのマーケティングプラットフォーム「BOXIL SaaS（ボクシル サース）」を中心に、インサイドセールス支援の「BALES（ベイルズ）」を展開するスマートキャンプ株式会社。

インサイドセールス事業最初の拠点として開設された北海道拠点では、予約ルームズをご利用いただいています。

今回は、北海道拠点のBALES BPOカンパニーCEO 上田様、同じく北海道拠点の岩井様に、導入前の課題や予約ルームズの活用方法をインタビューしてきました！

導入前の会議室ではホワイトボードを使用していた

ーまずは、北海道拠点の会議室数や外観、予約ルームズ導入前の会議室の使い方を教えていただけますでしょうか？

岩井：北海道拠点の会議室は3部屋で、2部屋はガラス貼り、1部屋は外から中の様子が見えない構造になっています。

会議室の数もそれほど多くないので、アナログな方法ですが、当時はホワイトボードで予約を管理しておりました。

また、会議室の利用は社内会議と社外の方とのオンライン会議がほとんどで、来客は時々しかないので、基本的には社内のメンバーが会議室を使っています。

空予約・アナログ管理・調整コストなど、非効率な会議室予約に課題

ー会議室の予約や利用に関して、もともとどのような課題を感じていらっしゃったのでしょうか？

岩井：コロナ禍でリモートワークが増えたのですが、同時に会議室の空予約も増えてしまいました。特に定例会議の空予約が多かったですね。

「この会議室、使っていいのかな？」とわからなくなることが度々あり、課題に感じていました。

上田：こうしたケースのように使っていいかどうかわからないと、結局「この会議室使っていいですか？」というやり取りが発生してしまうんですよね。

それを見ていて、私としては「この時間がもったいないし、効率化できるなら効率化しよう」とも感じていましたね。

ー空予約かどうかその場で判断しかねるからこそ発生してしまう問題ですよね。「空予約による悪影響」や「空予約がなければこんなことができたのに」と思うこともあったのでしょうか？

岩井：はい、先ほどと同じ話ですが、社外の方とのオンライン会議の場所が確保できない場合、1on1などの社内会議を別の時間にずらしてもらったりなど調整コストが発生していました。

また、空予約がなければその時間で、対面で行う必要がある会議を実施できたのではないかと思うことがあり、フラストレーションを感じることもありました。

ー会議室予約システムの導入を検討したのは、やはり「空予約」が一番の要因だったのでしょうか？

岩井：そうですね、少ない会議室の中でさらに空予約が発生していたため、そこは効率化したいと感じていました。

上田：あとは会議の度に、ホワイトボードに会議内容や時間を手書きで書いているのは、手間がかかるし非効率的だと感じていました。

スマートキャンプでは「テクノロジーで社会の非効率を無くす」というミッションを掲げているのに、ホワイトボードで会議室を管理するのはミッションの実現から逆行しているな、と（苦笑）

そもそもSaaS事業に携わる仕事をしているからこそ、自分たちがシステム化していないとダメだと考えていたのも理由ですね。

そこで、ホワイトボードでの管理をシステム化しようと思ってツールを調べていたら「予約ルームズ」を知り、想定よりも安価だったので導入することにしました。

ーありがとうございます！コストのお話が出ましたが、システム導入で重視した点や決め手を改めて教えていただけますでしょうか？

上田：現場の効率化は目指したいものの、サービスの契約を増やすことでバックオフィス側の管理業務やタスクの増加も考慮をしたいと考えていました。

東京本社では、貴社の受付システム「RECEPTIONIST」を導入していたので、そうした懸念も解消できる点も決め手になりました。

あとはコストも重視しており、予約ルームズはその点がクリアできていると感じました。

関連記事：「テクノロジーで社会の非効率を無くす」ミッション実現のための取り組み

「テクノロジーで社会の非効率を無くす」のミッションを会議室予約でも体現

ー実際に予約ルームズを導入してみて、どのような効果を感じていらっしゃいますか？

岩井：次のような効果を感じています。

1.会議室予約の手間が減った

2.時間通りに会議を始められるようになった

3.ホワイトボード運用からデジタル化して見た目の印象がよくなった

まず「会議室予約の手間」については、ホワイトボード運用からシステムに切り替えたことで、記入の手間など工数を削減することができました。

次に、「時間通りに会議を始められるようになった」ことです。

今までは、会議直前に”会議室を譲って欲しい”というやり取りが度々発生するなど、バタバタすることもあったのですが、導入後は会議前の準備に時間をかけることができ、余裕をもてるようになりました。

最後に「見た目の変化」ですが、会議室前の端末を見て、来訪されたお客様からは「テクノロジーを意識しているんですね」という反応をもらうことがあり、良い印象を与えられているのではないかと感じています。

ーありがとうございます！RECEPTIONISTの導入インタビューでは、「導入後の社内レクチャーが3秒で終わる」という話が出ていたのですが（笑）、予約ルームズも特に難しいポイントなどはなかったでしょうか？

岩井：直感的に使いやすいツールなので、社員に簡単な使い方の説明を行った以外、特別なことをしなくても自然と浸透していきましたね。

なので、難易度でいったら同じように「3秒でレクチャーが終わる」くらいの感じですかね（笑）

予約ルームズは業務効率化だけでなく、心理的ハードルの除くうえでも効果的

ー最後に、予約ルームズの導入を検討されている方へメッセージをいただけますでしょうか？

岩井：会議室予約をアナログな方法で管理されている方は、予約ルームズを導入することで業務効率化できるのでおすすめです。

上田：私自身が役職についていることもあり、メンバーから上司に対する「会議室を使いたいけど空いていないので譲って欲しい」といった会議室の調整は、「心理的ハードルが高いのではないか」と感じることがあります。

予約ルームズを使えば、そういった気遣いをなくし、安価に心理的なハードルを取り除くことができるのでおすすめです。

ー上田様、岩井様、この度は貴重なお話誠にありがとうございました！

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