「会議の延長」仕方ないと諦めるのは早い！長引く会議の原因と対策を紹介
こんにちは！予約ルームズブログ編集部の湯川です。
皆さんは、
「会議が延長して、後の予定が狂った…」
「前の人の会議が長引いて、自分の会議開始が遅れた…」
というように、会議が長引くことで悪影響を受けていませんか？
私も前職で超多忙な上司がよく会議を延長していた影響で、
自分の商談開始が遅れ、お客様にお叱りを受けたことがあります…。
また、全社的に会議が長引くことが日常になっていたため、
「会議が延長するのは仕方ない」と感じていました。
実際、会議室予約システム「予約ルームズ」を提供する弊社にも、
「会議の延長を気にしていない人が多い」という声が多く寄せられています。
しかし、会議の延長は意識や工夫で防ぐことができます！
本記事では、会議延長のリスクと要因、対策を紹介します。
会議の延長に困っている方や、
会議の質を高めたい方はぜひチェックしてみてください。
会議の延長によるリスク
会議の延長によるリスクについて、代表的なものは以下の6つです。
（1）残業につながる
会議が延長すると、その分参加者全員の通常業務の時間が奪われるので、
状況によっては会議のせいで残業につながる可能性があります。
また、定時直前の会議が延長すると、会議が直接的に残業の原因となることもあります。
たった10分の延長も、
積み重なれば1時間、2時間と通常業務の時間を奪っていることになり、
会議が多い人ほど損をする事態になってしまうので、注意が必要です。
（2）会議の生産性低下につながる
30分、1時間とある程度長い時間会議を延長すると、
参加者は疲れが溜まり集中力が落ちやすくなります。
すると、会議の生産性が低下する可能性があります。
特に、ランチ後や定時前の会議はそもそも睡魔や疲労を感じやすく、
延長すると著しく生産性が悪化することもあるので注意が必要です。
（3）決めるべきことが決まらない
前の会議室利用者の会議が延長すると、次の利用者の会議時間が短くなり、
場合によっては、会議中に決めるべきことが決まらなくなってしまう可能性があります。
特に、社外トラブル対応方針など、緊急度の高い議題の場合、
スピード感が遅くなりクレームにつながる可能性もあるため、軽視するのは危険です。
（4）相手の心証を悪くする
前の会議室利用者の会議が延長すると、自分のせいではないのに会議開始が遅れ、
その場でお客様をお待たせしたり、リモート参加者の心証を悪くする可能性があります。
場合によっては、受注できるはずの商談も逃してしまったりなど、
業績に関わる場合もあるため、延長を見逃すのは危険です。
（5）ミスにつながる
前の会議室利用者の会議が延長すると、次の利用者の会議開始も遅れ、
焦った状態で会議を始めることになります。
すると、議題が抜けてしまったりなど、ミスを引き起こす可能性があります。
軽度なミスなら会議後にリカバリーをすることができますが、
お客様を巻き込む議題など重度のミスは、
後々取り返しのつかないことになる可能性もあるため、軽視するのは危険です。
（6）社内トラブルのもとになる
会議室や数に限りのある備品を利用している場合、
会議を延長すると、延長した人と待たされた人で口論など衝突が発生する可能性があります。
また、延長した会議の参加者も、予定が狂ったことでストレスが溜まり、
主催者と衝突することもあります。
衝突が起きると当事者同士がギクシャクするだけでなく、
周りの人も気まずくなってしまうため
働きやすい雰囲気を保つためにも、トラブルの火種はなるべく排除できるのがベストです。
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会議が延長する要因
会議が延長する要因は、会社の状況によってさまざまです。
以下では、よくある5つの要因を紹介します。
（1）会議時間と議題数が釣り合っていない
会議の時間と話すべきことのバランスが悪いと
十分に話し合えていない議題が出てきてしまい、延長につながります。
特に多いのが、元々の議題はそこまで多くなかったものの、
会議中にさまざまな意見が出て、議題が増えてしまう状態です。
このような場合は、後から出た議題を別会議で確認する運びにするなど、
詰め込みすぎないよう臨機応変に対応することが大切です。
（2）参加者が多すぎる
会議の参加者が多すぎると話がまとまりづらくなります。
すると、時間内に決めるべきことが決まらず、延長につながります。
会議参加者が多すぎて、ほとんど発言しない人がいるような状態は適切ではないので、
スムーズな会議進行ができる人数まで限定することが必要です。
（3）参加者の準備不足
会議参加者が、会議の目的や資料を事前に確認していないと、
話がずれたり議論が活発化しなかったりして延長につながります。
忙しい人ほどぶっつけ本番で会議に臨むことが多いので、
会議の目的や資料は端的にまとめ、確認しやすい状態にすることが大切です。
また、会議主催者からの事前共有が遅れると、
会議参加者も時間を取れなくなるため、早めに着手することも必要です。
（4）ファシリテーターが不在
ファシリテーターがいないまま、なんとなく会議を始めると、
会議がスムーズに進行せず延長につながります。
会議が始まってから誰がファシリテーターをするか決めると、
余計に会議が長引く恐れがあるので、事前に誰が担当するか決めておくことが重要です。
（5）時間管理をしていない
会議の時間配分や、残り時間の確認をしていないと、
スムーズに会議が進まず延長につながります。
議題の優先度と一緒に、ざっくりとあらかじめ時間配分をしておくことが大切です。
会議の延長を防ぐ方法
会議の延長要因ごとに適切な対処を行うと、延長を防ぐことができます。
以下ではその5つの方法をお伝えします。
（1）会議時間と議題数のバランスを調整する
あくまで目安になりますが、1時間の会議の場合は3つの議題までに抑えると、
時間内に話をまとめて延長を防げるだけでなく、参加者の集中力を保ちやすくなります。
先に議題を決定し、会議時間をその後に設定すると、
時間内に話が収まりやすくなるのでおすすめです。
（2）参加者を減らす
会議の議題にも左右されますが、参加者は4人くらいが理想的で、
多くとも6人まで抑えられると、議論がしやすくなり延長を防げます。
会議の議題に直接関係のある人や、その議題の責任者に限定することで、
会議の参加人数を抑えることができます。
（3）参加者に準備を促す
「〇〇の議題について、会議で皆さんの意見を聞くので考えをまとめておいてください」
というように、準備して欲しいことを参加者に事前にアナウンスしておくと、
何も準備しない人を減らすことができます。
これにより、会議がスムーズに進行するようになり、延長を防ぐことができます。
また、このように事前にアナウンスをすることで、
会議参加者も目的や資料全体に目を通すようになるので、
有意義な意見が出やすくなり、会議の質向上にもつながります。
（4）ファシリテーターをつける
会議主催者や、議題に一番関係のある人が率先してファシリテーターとなり、
会議の目的を確認したり、社歴や役職にとらわれずフラットな立場で意見を求めると、
会議がスムーズに進むようになり、延長を防ぐことができます。
ファシリテーターは会議中にやることが多いため、
議事録担当は別の人に任せるなど、役割分担をすることがポイントです。
（5）時間管理を行う
議題や会議のフローごとにあらかじめ時間配分をしておくと、
スムーズな会議進行を実現でき、延長を防ぐことができます。
とは言っても、議論に集中すると時間を忘れてしまうこともありますよね。
会議中に「思っているよりも時間が経っていた」ということは私もよくあります。
こんな時に会議予約システム「予約ルームズ」を使うと、
都度時間を確認しなくても、簡単にタイムマネジメントができるようになりますよ。
予約ルームズをインストールした端末を会議室に設置すると会議の残り時間が表示され、
終了10分前からは定期的にアラートが鳴るようになるため、
「うっかり時間を忘れて延長してしまった…」という事態も防ぐことができます。
また、さりげなく会議の残り時間を諭すことができるので、
「なかなか自分からは言い出しづらい」という方の声を代弁するシステムでもあります。
予約ルームズを実際に利用されているお客様からは
「外部の方が来訪される会議でも、終了時間をさりげなく伝えることができ助かっている」
という嬉しいお声もいただいております。
予約ルームズの機能概要はこちらのページにまとまっていますので、
お時間ある方はぜひご覧ください。
まとめ
自社の会議状況と見比べながら、ひとつずつ対策すると、
会議の延長を防ぐことができますよ。
また、今回紹介した解決策は、会議のクオリティアップにもつながるので、
効率化を図りたい方はぜひ取り組んでみてください。
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