会議室探しはサイネージ・部屋前端末・QRコードで工数削減！
こんちには、予約ルームズブログ編集部の湯川です！
皆さんは、会議室予約について
「空き状況がすぐに分からない」
「PCからいちいち予約するのが面倒」
と感じたことはないでしょうか？
会議室予約システム「予約ルームズ」を提供する弊社にも、
会議室探しに苦労されている方からのお悩みが毎日寄せられています。
そこで本記事では、私自身の経験を交えながら、
面倒な会議室予約のシチュエーションや解決策、事例を紹介します。
会議室をよく利用される方や、会議室管理の工数を減らしたい方は
ぜひご一読ください。
面倒に感じる会議室予約のシチュエーション
会議室の予約が面倒に感じてしまうシチュエーションは、
会社によっても異なりますが、大きく3パターンに分かれます。
（１）紙やエクセルで管理している場合
会議室の予約を紙で管理している場合は、
所定の場所に入力しに行く必要があるため、手間や時間がかかります。
エクセルで管理している場合は、比較的空き状況を把握しやすいですが、
手入力の手間はシステムで管理するよりもかかります。
会議室数や従業員数が少ない場合は、紙やエクセルで問題ない場合もありますが、
一定の工数がかかるため、面倒やイライラを感じやすいです。
私の前職では、会議室の予約はエクセルではなかったものの、
1日のスケジュールやタスクはエクセルで管理しておりました。
エクセルだと入力に時間がかかりますし、行や関数がずれると直すのにも時間がかかるため、
当時はかなり面倒に感じていました…。
（２）スケジュールシステム等で管理している場合
GoogleカレンダーやOutlookカレンダーから会議室予約をしている場合、
空いている会議室を探すのに案外時間がかかってしまうことが多いです。
そのため、急遽会議をする時などは予約に時間がかかり、
面倒に感じたりイライラしてまうことがあります。
私も前職で急遽お客様との打ち合わせが入ることが多々ありましたが、
カレンダーから一発で空いている会議室を見つけることができず
「時間ないのに勘弁して〜！」と内心イライラしていました…。
（３）目視で会議室利用状況を確認してから予約する場合
本当に急いでいる時は、（１）（２）のフローで予約する前に、
直接会議室を見に行ってどこが空いていそうか確認することもあると思います。
開放的な会議室だと即座に利用状況がわかりますが、
閉鎖的な会議室だと使っているのかどうかがわからないということもあります。
そのため、結局（１）（２）の方法で地道に探すということになり、
余計に工数がかかってしまうというケースも多いです。
これらの小さなイライラの積み重ねが、
”会議室の予約＝面倒”という考えにつながりやすくなります。
私の前職の会社は、外から会議室の使用状況が見えづらい構造になっていたため、
一応見に行くものの「やっぱり使ってるかわからない」となり、
結局カレンダーから地道に会議室を探すということが度々ありました…。
会議室予約システムで手間を軽減
「すぐに会議室の空き状況がわからないこと」や「工数がかかること」は、
予約ルームズという専用のシステムを使うと簡単に解決できます。
以下では、予約の手間を解決する機能を紹介します。
サイネージ機能で会議室のリアルタイム予約状況がわかる
「すぐに会議室の空き状況がわからないこと」は、
サイネージ機能を使うと会議室のリアルタイムの予約状況が反映されるため、解決できます。
今から使える会議室だけを表示する機能もあるので、急ぎの予約に便利です。
表示自体もとてもシンプルで、
会議中なら赤色、退出済みならグレー、空いているところは白（色なし）
と直感的にわかりやすく、年代を問わず利用しやすいシステムとなっています。
また、予定より早く終わって開放されている会議室もパッと見てわかりやすいです。
例えば1時間で予約していた会議が30分で終わった時は、
残り30分は使える会議室として表示されます。
そのため、残り30分に別の会議を入れることができるようになり、
従来では1つの会議しかできなかったところで、2つの会議が実施できるようになります。
このように会議室を無駄なく使うことができ、会議室の稼働率向上にもつながります。
会議室の端末からリアルタイムの利用状況が確認できる
会議室に予約ルームズをインストールした端末を設置すると、
使用中で利用できない場合は赤色、利用できる場合は水色で表示され、
遠くからでも一目で使える会議室がわかります。
特に、閉鎖的な会議室の場合は、会議室の外に端末を設置すると利用状況がわかりやすく、
使って良いかどうか確認する時間を短縮することができます。
会議室の端末・QRコードからその場で予約できる
「工数がかかること」はその場予約機能で解決できます。
予約ルームズでは、いますぐ会議室を使いたい場合に、
端末のボタンクリックもしくはQRコードの読み込みだけで予約・利用することが可能です。
そのため、わざわざPCを開く手間が省け、予約作業の時短にもつながります。
また、Googleカレンダー・Outlookカレンダー・Garoonカレンダーのいずれかとの連携で、
予約ルームズ管理画面・端末・QRコードからの予約情報を
普段お使いのカレンダーに反映させることも可能です。
会議室予約システム導入に伴って、全く別のフローで予約する必要がないため、
工数もかからず手間を省くことができます。
会議室予約の工数削減に成功した事例
予約ルームズを導入して、会議の予約管理の効率化を図っている企業を紹介します。
株式会社final
株式会社final様では、端末を部屋前に設置して一目で利用状況をわかるようにされています。
また下記のような声もいただいております。
会議室の外からでも利用状況が瞬時にわかるのがとても便利です。
予約後はすぐにGoogleカレンダーに反映されるので、
わざわざ会議室に確認しに行かなくてよくなりました。
それにより心理的なストレスが解消されましたし、少なからず時間短縮になっていると思います。
株式会社final様は、予約ルームズを使って会議室の予約をスムーズにするだけではなく、
空予約を防止して会議室の有効利用をするなど、幅広く効率化を行っていらっしゃいます。
⇒事例：会議室利用状況の見える化や空予約防止を実現！ストレスフリーな会議室運用へ
BS松竹東急株式会社
BS松竹東急株式会社様は、オフィス移転に伴って端末を部屋前に設置し、
一目で利用状況をわかるようにされています。
また下記のような声もいただいております。
管理画面や会議室入り口においたタブレットで利用状況を確認しています。
今どこの会議室が空いているか一目でわかることが非常に役立っています。
突発的に会議室を使いたい時、
入口での操作のみで会議室を押さえることができるようになり、
管理表に予約する必要がなくなりました。
BS松竹東急株式会社様は、予約ルームズだけでなく、
受付システムの「RECEPTIONIST」と日程調整ツールの「調整アポ」も併用し、
来客に至るまでに必要なコミュニケーションの効率化を図っていらっしゃいます。
⇒事例：日程調整→受付→会議室をワンストップで効率化。全社員が積極的に来客対応する文化へ
まとめ
いかがだったでしょうか？
会議室の予約の面倒やイライラを、システムで賢く解決することをおすすめします。
最後までご覧いただきありがとうございました！
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