会議室の予約管理システム「予約ルームズ」

会議室の予約管理システム

面倒な会議室探しから開放!サイネージ・部屋前端末・その場予約で工数削減

会議室を予約する時に「空いているところがすぐに見つからない」「PCを開いて専用のシステムから予約するのが面倒」と感じたことはないでしょうか?

 

本記事では、そんな面倒な会議室予約のよくあるシチュエーション解決策事例を紹介します。

 

商談の多い営業の方や、面接対応が多い人事の方など会議室の利用頻度が高い方を中心に、会議室予約の時間短縮を図りたい方も是非チェックしてみてください。

面倒に感じる会議室予約のシチュエーション

会議室の予約が面倒に感じるシチュエーションは、会社によっても大きく異なりますが、大きく3パターンに分かれます。

 

①会議室を紙やエクセルで管理している場合

会議室の予約管理を紙で管理している場合は、所定の場所に入力しに行く必要があるため、手間がかかります。

 

エクセルで管理している場合は、比較的空き状況を把握しやすいですが、手入力の手間はシステムで管理するよりもかかります。

 

会議室数や従業員数が少ない場合は紙やエクセルでもスムーズに予約管理できる場合もありますが、一定の工数がかかるため、面倒やイライラを感じやすいです。

 

②スケジュールシステム等で管理している場合

GoogleカレンダーやOutlookカレンダーなどで会議のスケジュールを立て、同時に会議室予約をしている場合、空いている会議室や利用可能時間を一目で確認できないことが多いです。

 

そのため、急遽会議をする時などは予約に時間がかかり、面倒に感じたりイライラしてまうことがあります。

 

③目視で会議室利用状況を確認してから予約する場合

本当に急いでいる時は、①②のフローで予約する前に、直接会議室を見に行ってどこが空いていそうか確認することもあると思います。

 

開放的な会議室だと即座に利用状況がわかりますが、閉鎖的な会議室だと使っているのかどうかがわからないということもあります。

 

そのため、結局①②の方法で地道に探すということになり、余計に工数がかかってしまうというケースも多いです。

 

このように「すぐに会議室の空き状況がわからないこと」「工数がかかること」の積み重ねが、”会議室の予約=面倒”という考えにつながりやすくなります。

会議室管理システムで予約の手間を軽減

会議室の予約が面倒に感じる理由の「すぐに会議室の空き状況がわからないこと」や「工数がかかること」は、『予約ルームズ』という専用のシステムを使うと簡単に解決できます。

 

 

まずは『予約ルームズ』の資料を見てみる

 

以下では、予約の手間を解決する機能を紹介します。

 

サイネージ機能で会議室のリアルタイム予約状況がわかる

「すぐに会議室の空き状況がわからないこと」は、サイネージ機能を使うと会議室のリアルタイムの予約状況が反映されるため、解決できます。

 

今から使える会議室だけを表示する機能もあるので、急ぎの予約に便利です。

 

表示自体もとてもシンプルで、会議中なら赤色、退出済みならグレー、空いているところは白(色なし)と直感的にわかりやすく、社員の年代を問わず利用しやすいシステムとなっています。

 

また、予定より早く終わって開放されている会議室もパッと見てわかりやすいです。

 

例えば1時間で予約していた会議が30分で終わった時は、残り30分は使える会議室として表示されます。

 

そのため、残り30分に別の会議を入れることができるようになり、従来では1つの会議しかできなかったところを2つの会議を実施することができるようになります。

 

このように会議室を無駄なく使うことができ、会議室の稼働率向上にもつながります。

 

会議室の端末からリアルタイムの利用状況が確認できる

 

会議室に予約ルームズをインストールした端末を設置すると、使用中で利用できない場合は赤色、利用できる場合は水色で表示され、一目で使える会議室がわかります。

 

特に、閉鎖的な会議室の場合は、会議室の外に端末を設置すると利用状況がぱっと見てわかりやすく、使って良いかどうか確認する時間を省くことができます。

 

会議室の端末・QRコードからその場で予約できる

 

「工数がかかること」はその場予約機能で解決できます。

予約ルームズでは、いますぐ会議室を使いたい場合に、空いている会議室の端末のボタンクリックもしくはQRコードの読み込みだけで予約・利用することが可能です。

 

そのため、わざわざPCを開く手間が省け、予約作業の時短にもつながります。

 

また、Googleカレンダー・Outlookカレンダー・サイボウズGaroonカレンダーのいずれかと連携すると、予約ルームズ管理画面・端末・QRコードからの予約情報を普段お使いのカレンダーに反映させることも可能です。

 

会議室予約システム導入に伴って、全く別のフローで予約する必要がないため、工数もかからず手間を省くことができます。

会議室予約の工数削減に成功した事例

予約ルームズを導入して、会議の予約管理の効率化を図っている企業を紹介いたします。

 

株式会社final

 

株式会社final様では、端末を部屋前に設置して一目で利用状況をわかるようにされています。

 

また下記のような声もいただいております。

 

会議室の外からでも利用状況が瞬時にわかるのがとても便利です。

予約後はすぐにGoogleカレンダーに反映されるので、わざわざ会議室に確認しに行かなくてよくなりました。

それによって心理的なストレスが解消されましたし、少なからず時間短縮になっていると思います。

 

株式会社final様は、予約ルームズを使って会議室の予約をスムーズにするだけではなく、空予約を防止して会議室の有効利用をするなど、幅広く効率化を行っていらっしゃいます。

 

株式会社finalの事例をもっとみる

 

BS松竹東急株式会社

 

BS松竹東急株式会社様は、オフィス移転に伴って端末を部屋前に設置し、一目で利用状況をわかるようにされています。

 

また下記のような声もいただいております。

 

管理画面や会議室入り口においたタブレットで利用状況を確認しています。
今どこの会議室が空いているか一目でわかることが非常に役立っています。
突発的に会議室を使いたい時、入口での操作のみで会議室を押さえることができるようになり、管理表に予約する必要がなくなりました。

 

BS松竹東急株式会社様は、予約ルームズだけでなく、受付システムの『RECEPTIONIST』と日程調整ツールの『調整アポ』も併用し、お客様が来客に至るまでに必要なコミュニケーションの効率化を図っていらっしゃいます。

 

BS松竹東急株式会社の事例をもっとみる

まとめ

会議室の予約の面倒やイライラは、システムで賢く解決してみてはいかがでしょうか?

 

予約ルームズでは面倒な手続きなしの14日間の無料トライアルを実施していますので、気になる方はこの機会に是非使ってみてはいかがでしょうか?

 

『予約ルームズ』の詳細をもっと知りたい方は資料をご覧ください!

 

その他、株式会社RECEPTIONISTでは、会議室予約管理システム『予約ルームズ』だけでなく、受付システムの『RECEPTIONIST』と日程調整システムの『調整アポ』も提供しているので、気になる方はこちらもチェックしてみてください。

詳しくは、
詳細な機能と料金がわかる資料

基本的な機能はもちろん、サポートの内容など詳しくご紹介しています。
サービス導入を検討されている方にぜひご覧いただきたい資料になります。

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