早いうちがお得！”会議室の見える化”で会議室利用を効率化しませんか？
皆さんは、
「空いていると思った会議室を開けたら、お客様と会議中だった」
「”会議室が足りない”と言われても、会議室を増やすべきか判断しづらい」
という経験がありませんか？
会議室予約システム「予約ルームズ」を提供する弊社にも、
「会議室が空いているかよくわからなくて、思い通りに使えない」
と、このようなお悩みの声が毎日寄せられています。
そこで今回は、
会議室の見える化で得られる効果や、その方法について紹介します！
会議室の利用頻度が高い方や、会議室の稼働率を上げたい方は、
この機会にぜひ一度ご覧ください。
会議室の見える化とは？できていないとどうなるの？
私たちが考える会議室の見える化は、大きく2つの要素があります。
1.システム上で利用状況・予約状況を見える化
2.会議室の外から使用状況を見える化
それぞれの見える化ができていないと生じる問題について、以下で解説します。
（1）システム上で利用状況・予約状況を見える化
社内会議や商談で会議室を使う場合、
社内のシステムやカレンダー上から会議室を予約しますが、
出社する人が多いと「会議室が空いてない・足りない」という問題が出てきます。
会議室を利用したい人は何とか場所を確保しようと早めに予約するため、
余計に会議室の空きがなくなり、略奪戦になってしまいます。
また社内で会議室予約についての不満が増えると、
総務部門や管理部門は、会議室の運用改善に取り組まなければいけなくなります。
一見、会議室を増せばすぐに解決できそうですが、
果たして”本当に会議室を増やす必要があるのか”を
利用状況や稼働率から判断しなければなりません。
このように、利用者にとっても管理者にとっても、
会議室の利用状況・予約状況が見えないと、余計な手間やストレスが生まれてしまいます。
（2）会議室の外から使用状況を見える化
密閉された会議室の場合、外から使用状況がわかりづらいという問題も出ています。
カレンダーや社内システムで会議室の予約状況を管理していても、
手作業で予約管理する以上、予定通りに利用されているかどうかは確実ではありません。
実際に、こんな声も上がっています。
以前から社内カレンダーで会議室の予約状況を管理していましたが、
会議室が使われていたり、予約があるのに空室になっていたりという状況が頻繁に起きていました。
カレンダーへの入力漏れ等もあり、ドアを開けたら会議中なんてことも。
実際にドアを開けてみないと利用状況がわからないという課題がありました。
会議室の外から見える化をしている会社はまだまだ多くないです。
しかし、会議室は利用頻度が高いからこそ
トラブルが起きるとストレスも感じやすくなってしまいます。
会議室の見える化に役立つクラウドサービス
この2つの見える化を実現するのに有効なクラウドサービスが、
会議室予約システムの「予約ルームズ」です。
どのような点で役に立つのか、以下で紹介します。
予約ルームズで見える化できるコト
予約ルームズで見える化できるコトの一覧はこちらです。
- 会議室の予約・空き状況
- 予約された会議室が利用されているかどうか
- 会議室が空室か使用中が一目でわかる
上の図のように、
社内の会議室の利用状況や空き状況が画面上で一覧表示できます。
右上の「今から使える会議室」を選択すると、今空いている会議室を自動で抽出できるので、
いちいち空いている会議室を探す手間がなくなります！
さらに、会議室予約が実際に使われたかどうかも色分けされているので、
利用状況をすぐに確認できます。
もちろん利用履歴データをダウンロードすることもできるので、
会議室の利用状況や増設検討のデータ活用にも役立ちます。
もう一つの見える化は、会議室が空室か使用中が一目でわかること。
上の写真のように、
空いている会議室は「緑」、利用中の会議室は「赤」と端末に表示されるため、
遠くにいても会議室の空き状況が一目でわかります。
その他にも、使われなかった会議室予約の自動キャンセルや、
会議終了時刻をお知らせして会議時間の延長防止など、
見える化以外にも会議室利用を効率化する機能が備わっています。
利用企業の声
実際に予約ルームズを導入し、会議室の見える化を行なっている企業の声を紹介します。
【三井デザインテック株式会社】
導入から日が浅い段階でも、感覚的には会議室運用がかなり効率化できていると感じています。
空予約がなくなって会議室の無駄遣いが減ったり、退室アラームがなることで会議の延長が無くなったりと、
会議室の管理意識向上に繋がっています。
あと「次、会議室どこだっけ？」となりがちだったのも、
会議室前に設置した端末に表示されるので、このような小さな無駄もかなり無くなったと感じています。
【株式会社final】
会議室の外からでも利用状況が瞬時にわかるのがとても便利です。
予約後はすぐにGoogleカレンダーに反映されるので、わざわざ会議室に確認しに行かなくてよくなりました。
それによって心理的なストレスが解消されましたし、少なからず時間短縮になっていると思います。
また、仮に予約を忘れたとしても、会議室に設置したデバイスを操作することで予約ができるため、会議室のバッティングがなくなりました。
早いうちから会議室の見える化に取り組もう
社員の出社率が上がってくると、これまで以上に会議室の利用率は上がります。
それに伴い、会議室利用のトラブルもおのずと増えてくるでしょう。
トラブルが増えてからでは対処が遅れてしまうため、
今のうちから「会議室の見える化」に取り組むことをおすすめします！
ぜひこの機会に、自社の会議室状況を見直してみてはいかがでしょうか？
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