会議室の予約管理システム「予約ルームズ」

会議室の予約管理システム

早いうちがお得?会議室の見える化で会議室利用を効率化

空いていると思った会議室を開けたら、お客様と会議中だった
”会議室が足りない”と文句を言われるけど、会議室を増やすべきか判断が難しい
コロナ禍を経て広まったWeb会議やオフィス出社戻りの対面会議など、オフィス内では会議室を利用するシーンが増えてきていますよね。
そういった中で、会議室の利用状況や空き状況が見えづらいことから、会議室利用に関する不便や不満の声があがっていることはないでしょうか?
この記事では、会議室を見える化することで得られる効果やメリットについて紹介していきます。

会議室の何を見える化できるか

「見える化」と一言でいっても、実際何が見える化できるのか、見える化すべきなのかが気になるところです。
私たちが考える会議室の見える化とは、大きく2つの要素があります。

  • 会議室の利用状況・予約状況を見える化
  • 会議室が空いているかどうかを見える化

 

 

それぞれ具体的に”どんな見える化なのか”をこの後ご説明します。

 

会議室の利用状況・予約状況を見える化

社内の会議やお客様との商談などで会議室を使用する場合、社内のシステムやカレンダー上から会議室を予約するわけですが、オフィスの出社率が多いと「会議室が空いてない・足りない」といった問題が出てきます。
会議室を利用したい人は空いている会議室を探して何とか予約しないといけなくなり、会議室を予約するだけでも面倒な手間が生まれてしまいます。
また社内でそういった不満の声が増えると、総務部門や管理部門の方で会議室の運用改善の問題が発生します。
(オフィスの余剰スペースにもよりますが)会議室を増やすという選択肢を取れば解決できそうですが、果たして本当に会議室を増やす必要があるのかどうか、利用状況や稼働率から判断しなければなりません。
このように、利用者にとっても管理者にとっても、会議室の利用状況・予約状況が見えないことで余計な手間が生まれてしまいます

 

会議室が空いているかどうかを見える化

オフィスや会議室の内装にもよって変わりますが、2つ目は「会議室が空いているかどうか」の見える化です。
カレンダーや社内システムで会議室の予約状況を管理していても、手作業で予約管理する以上、カレンダー通りに利用されているかどうかは確実ではありません。

以前から社内カレンダーで会議室の予約状況を管理していましたが、会議室が使われていたり、予約があるのに空室になっていたりという状況が頻繁に起きていました。

カレンダーへの入力漏れ等もあり、ドアを開けたら会議中なんてことも。実際にドアを開けてみないと利用状況がわからないという課題がありました。

 

導入事例|株式会社final

 

こういったトラブルを回避する他、会議室が空いているかどうかが一目でわかれば、
あそこの会議室が空いているから、ちょっと打ち合わせしましょう
というように、空いている会議室を活用してコミュニケーションの効率化に繋がります。

会議室の見える化に役立つクラウドサービス

これら2つの見える化を実現するのに有効なクラウドサービスが、会議室予約管理システムの『予約ルームズ』です。
予約ルームズ_OGP
どのような点で役に立つのか紹介していきます。

 

予約ルームズで見える化できるコト

予約ルームズで見える化できるコトの一覧はこちらです。

  • 会議室の予約・空き状況
  • 予約された会議室が利用されているかどうか
  • 会議室が空室か使用中が一目でわかる

 

会議室の予約・空き状況
上の図のように、社内の会議室の利用状況や空き状況が画面上で一覧表示できます。
右上の「今から使える会議室」を選択すると、今空いている会議室を自動で抽出して予約できるので、いちいち空いている会議室を探す手間がなくなります
さらに、会議室予約が実際に使われたかどうかも、色分けされているので利用状況を振り返ることができます。
もちろん利用履歴データをダウンロードすることもできるので、会議室の利用状況や増設検討のデータ活用にも役立ちます。
会議室が一目でわかる
もう一つの見える化は、会議室が空室か使用中が一目でわかること。
上の写真のように、空いている会議室は「」、利用中の会議室は「」と端末に表示されるため、会議室の空き状況が一目でわかります。
その他にも、使われなかった会議室予約の自動キャンセルや、会議終了時刻をお知らせして会議時間の延長防止など、見える化以外にも会議室利用を効率化する機能が備わっています。

利用企業の声

実際に予約ルームズを導入して会議室の見える化をおこなっている企業の声を紹介します。
予約ルームズ導入企業_三井デザインテック

【三井デザインテック株式会社】

導入から日が浅い段階でも、感覚的には会議室運用がかなり効率化できていると感じています。

 

空予約がなくなって会議室の無駄遣いが減ったり、退室アラームがなることで会議の延長が無くなったりと、会議室の管理意識向上に繋がっています。

 

あと「次、会議室どこだっけ?」となりがちだったのも、会議室前に設置した端末に表示されるので、このような小さな無駄もかなり無くなったと感じています。

 

導入事例|三井デザインテック株式会社

 

 

 

予約ルームズ導入企業_株式会社final

【株式会社final】

会議室の外からでも利用状況が瞬時にわかるのがとても便利です。予約後はすぐにGoogleカレンダーに反映されるので、わざわざ会議室に確認しに行かなくてよくなりました。それによって心理的なストレスが解消されましたし、少なからず時間短縮になっていると思います。

 

また、仮に予約を忘れたとしても、会議室に設置したデバイスを操作することで予約ができるため、会議室のバッティングがなくなりました

 

導入事例|株式会社final

 

早いうちから会議室の見える化に取り組もう

まだまだオフィス出社とリモートワークを併用する企業も多くあると思いますが、オフィス出社へと戻すという動きも増えています。
社員のオフィス出社率が上がってくるにつれて、これまで以上に会議室の利用率は上がり、それに伴い会議室利用のトラブル発生の可能性も増えてくるでしょう。
早めのうちから会議室の見える化を行うことで、会議室利用の効率化はもちろん、オフィス利用を見直すタイミングでより適切な判断を行う材料にも有効なので、今のうちから「会議室の見える化」に取り組むことをおすすめします。
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サービス導入を検討されている方にぜひご覧いただきたい資料になります。

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