会議室の予約管理システム「予約ルームズ」

会議室の予約管理システム

知っているようで知らない「会議の種類」とは?効率化のコツも合わせて紹介

会議の種類をしっかり理解していないせいで「これって何をする会議なんだっけ?」と迷ったり、いざ発言したら「会議の趣旨とずれている」と指摘されてしまったことはありませんか?

 

日々何となくこなしてしまいがちな会議ですが、その種類や目的を理解することで、格段に会議の質を高めることができ、周りからも一目置かれる存在に近づけます。

 

本記事では、目的別に会議の種類を紹介し、さらに会議の効率を上げるコツもお伝えします!

会議の種類

企画会議や営業ミーティングなど、細かく名前が分けられている事が多いため、会議の種類はすごく多いように感じる人もいると思います。

 

もちろん、会議の種類は会社によって異なることもありますが、目的別に振り分けると大きく4つに分類されます。

 

以下では「〇〇会議」という形で紹介します。

 

”意思決定”会議

参加者同士で意見を出し合い、意思決定を行うことを目的とした会議です。

 

経営者層の人たちが集まって、会社の来季の方針を決めたりするような会議がこれに当たります。

 

一人で意思決定するよりも、複数人が集まることで、より包括的抜け漏れの少ない意思決定をすることができます。

 

”報・連・相”会議

参加者が各自の状況を報告し合い、情報の共有状況分析打ち手の相談を行うことを目的とした会議です。

 

営業会議など、現状分析とセットで数値進捗を報告、また、次なる打ち手を話し合う会議がこれに当たります。

 

この、報・連・相会議と区別したいのは”単なる情報共有だけの会議”です。

 

基本的に情報共有はメールやチャットでも事足りるので、わざわざ会議を開く必要がありません。

 

なので、情報共有単体の時は、別の会議の時についでに口頭で伝えたり、メールやチャットで流したりと会議以外の形で対応すると、会議参加者の時間を必要以上に奪わないのでおすすめです。

 

”アイデア出し”会議

会議のテーマに合わせて、参加者同士でアイデアを出し合うことを目的とした会議です。

 

商品開発会議など、新しいサービスや方法を考えるときに行う会議がこれに当たります。

 

他の人のアイデアを聞くことで、さらに良いものを思いついたり、自分に足りていない視点を補うこともできます。

 

アイデア出し会議では、ポジションや部署、社歴、年齢が異なるメンバー同士でも意見が偏らないように、フラットな環境を整えることが大切です。

 

”課題深掘り・理解促進”会議

参加者同士で課題を深掘りしたり、会議のテーマに対して参加者の理解度を底上げすることを目的とした会議です。

 

定期的に開催される改善会議や新人研修などがこれにあたります。

 

会議外で各自が時間をとって理解を深めるという手もありますが、人を集めることで自分の理解度を客観的に認識できたり、他の人の疑問点なども知れるので、一人でやるよりも理解を深めることができます。

会議を効率的にするコツ

会議の効率化を図るために押さえておきたいポイントは、下記に詳しく記載しているのでぜひチェックしてみてください。

 

「その会議必要ですか?」無駄な会議が多い理由と対策

 

また、「会議の準備の時短」「会議中のタイムマネジメント」については、『予約ルームズ』という会議室予約システムを使えば、誰でも簡単に取り組むことができます!

 

 

会議室の予約に関しては、「今から使える会議室」を選択すると一目で空き状況わかるので、予約にかかる時間を簡単に短縮することができます。

 

予約ルームズを導入しているBS松竹東急株式会社様でも「今どこの会議室が空いているか一目でわかることが非常に役立っています。」とのお声をいただいております。

 

また、タイムマネジメントについては、予約ルームズをインストール済みの端末を会議室に置くと、会議の残り時間が表示されるので、時間を意識して会議に臨むことができます。

 

さらに、会議終了の10分前・5分前・終了時にアラートが鳴るので延長を防ぐことができます。

 

このように、システムの力を頼れるところは頼り、賢く会議を効率化していくことがおすすめです!

まとめ

会議の種類や効率化のポイントを押さえれば、会議を有意義にしていくことが可能です。

 

まずはできるところから一つずつトライすることをおすすめします。

 

記事内で紹介した『予約ルームズ』は、面倒な手続きなしの14日間の無料トライアルを用意しておりますので、この機会にぜひお試しください!

 

その前に資料を見てみる

 

株式会社RECEPTIONISTでは、会議室予約管理システムの他、受付システムの『RECEPTIONIST』と日程調整システムの『調整アポ』も提供しているので、気になる方はこちらもご覧ください。

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