日々行われる会議は、色んな人が参加するからこそ評価を得る場として重要です。

すぐに目に見える結果を出すことも近道ではありますが、

適切なアピールができる会議での参加は、”できる新入社員”と思ってもらうきっかけになります。

また、顔と名前を覚えてもらって今後連携がとりやすくなったりと様々なメリットがあります。

この記事では、会議室予約管理システム「予約ルームズ」を提供する弊社が、

会議室利用の効率化だけでなく、会議そのものの質を高めるサポートをする立場から

すぐに高い評価を得る新入社員が押さえている「会議参加のコツ」をお伝えします。

会議中の評価を上げたい新入社員だけでなく、

会議の質を高めたい方にも役立つ内容となっております。

この機会にぜひチェックしてみてください！

会議参加前にやるべきこと

会議参加前にやるべきことは、次の3つに分けられます。

・会議の事前準備を率先して行う

・会議のマナーをチェックしておく

・会議の目的を理解しておく

以下で詳しく説明します。

会議の事前準備を率先して行う

会議の内容によって準備の内容も変化しますが、基本的には以下の4つがあります。

①資料の作成協力

②会議資料の送付や印刷・配布

③机や椅子、モニター類のセッティング

④お茶出し

①資料の作成協力については、新入社員が会議の発起人として、

資料を用意しなければならないケースは少ないと思いますが、

先輩や上司の資料作成を手伝うことで「気が利く」と思ってもらうきっかけになります。

また、資料作成を手伝うと会議内容の理解促進にもつながるので、

率先して協力するのがおすすめです。

②会議資料の送付や印刷・配布と③机や椅子、モニター類のセッティングは、

誰でもできる難易度の低いタスクです。

そのため、新入社員が先頭に立って取り組むことで、

先輩や上司の負担を軽減し、ここでも「気が利く」と評価されることが期待できます。

④お茶出しについては、コロナ禍の影響もあって撤廃しているところも増えていますが、

基本的に新入社員が対応する会社が多く、積極性を見せれる仕事でもあります。

話を遮らないよう会話の切れ目をしっかり確認し、手際よく丁寧にお茶出しをすることで、

「テキパキしている」と思ってもらいやすくなります。

①〜④は本来誰がやっても良いものですが、

新入社員こそ積極的に行うことで周りの見る目も変わります。

そのため、臆せずトライすることがおすすめです。

会議のマナーをチェックしておく

会議のマナーは、以下の4つのポイントを押さえておくことが重要です。

①身だしなみ

②持ち物

③会議室の場所と入室時間

④席次

①身だしなみのチェックは、会社の指定の服装がある場合とない場合の両方で、

清潔感がある状態にしておくことが重要です。

例えば、朝の会議に寝癖がついた状態で参加すると、

「ギリギリまで寝ていたのかな？集中して会議に参加できるだろうか？」

と悪い印象を与えてしまい、マイナスからのスタートになってしてしまいます。

また、ランチ後にすぐに会議がある場合は、

臭いのきついものは避け、配慮することも大切です。

②持ち物のチェックについては、基本的にPCさえあれば問題ないです。

しかし、会社によっては情報漏洩のリスクからPC持ち込み禁止の場合もあるので、

先輩や上司に事前に確認しておくことが重要です。

また、ボイスレコーダーや録画機器を使いたい場合も、

会議の内容によっては禁止になっている場合があるので事前に確認しましょう。

さらに、社用スマホやプライベートのスマホが鳴ってしまわないよう設定を変えておくなど、

周りの迷惑とならないように配慮することも大切です。

③会議室の場所と入室時間のチェックは、会議の遅刻を避けるために重要です。

入社したばかりで会議室の場所が曖昧な場合は、

先輩や上司にあらかじめ一緒に連れて行ってもらえないかお願いをしたり、

時間のある時に下見しておくとスムーズです。

また、会議が始まる直前に空いている会議室を探そうとすると、

意外と時間がかかってしまうということもあるかもしれません。

そのような場合には、会議室予約管理システム「予約ルームズ」を使うと、

管理画面から一目で会議室の予約状況がわかるので便利です。

普段お使いのGoogleカレンダーやOutlookカレンダー、Garoonカレンダーとも連携できます。

また、シンプルな機能で、特別なフローや手順を覚える必要もないので、

誰でも簡単に使いこなすことができます。

実際に、予約ルームズを導入している三井デザインテック株式会社様からは

「RECEPTIONISTも予約ルームズも、『シンプルisベスト』なツールです。

余計な思考や工夫もいらず、簡単に導入・活用ができるシステムだと思っています。」

とのお声もいただいております。

会議室の入室時間については、5分前までに会議室にいる状態にしておくと、

スムーズに会議を始めることができます。

また、早めに会議室に到着しておくことで、

「時間にしっかりしている人」という印象を周りに与えられます。

④席次チェックは、会議の礼儀やマナーに関わるため重要です。

一般的に会議室の出入り口に近い場所が下座、遠い場所が上座とされています。

社歴や役職に応じて誰がどこに座るのか、そして自分はどこに座るのか把握しておくと、

失礼がなく気持ちの良いスタートダッシュが切れます。

会社によってはフラットさを重視しており、席次は全く関係ない場合もありますが、

知っておいて損はなく、「ビジネスマナーが身についている」と思ってもらうきっかけにもなります。

また、会議参加者の把握にもつながり、意思疎通もしやすくなるので、

事前に席次をチェックしておくことがおすすめです。

会議の目的を理解しておく

会議の事前準備やマナーの確認をどれだけ行なっても、

「会議の目的」をしっかり理解していないと”ただ参加しているだけ”になってしまいます。

資料作成を手伝う時や、資料を配布する時に、主催者に会議の目的も確認しておくと、

理解度もぐんと高まり、的を得た発言ができるようになります。

しかし、ただ会議の目的を聞くだけでは「何も考えていない」と思われかねません。

そのため、自分が認識している会議の目的を先に伝え、工夫した質問をすることが重要です。

例えば、下記のような具体的な質問をすると、

主催者に自分が真剣に会議に取り組もうとしていることを示すことができます。

「この会議の目的は、今期の予算の使い方を決めることで相違ないでしょうか？

また、予算の使い方の参考に、過去3年分の予算と施策、

売上データを用意できればと思いますが、問題ないでしょうか？」

このように言語化したり、認識齟齬があった場合はフィードバックをもらうことで、

自分自身も理解を深めることができるので一石二鳥です。

会議中にやるべきこと

続いて、会議中にやるべきことを大きく5つに分けて紹介します。

会議の議事録を取る

新卒や転職で初めてオフィスワークをする人にとって、

会議の議事録を取ることはハードルの高いことに思えるでしょう。

ですが、会議の議事録は会議内容の理解促進にもつながりますし、

その手間ゆえ他の人たちもあまりやりたがらない仕事であるため、

買って出ると積極性とやる気を評価してもらいやすくなります。

最初のうちはうまく議事録を取れなくても、何度か繰り返して慣れていくと、

要点を押さえられるようになり、より早く正確に会議の内容を理解できるようになります。

そうすると、「理解が早く優秀な人だ」と思ってもらう機会も増えていきます。

会議中に質問をする

小さなことでもいいので、会議中1度は質問をすることがおすすめです。

会議参加者に顔を覚えてもらうきっかけになりますし、

「会議の内容をしっかり理解しようとしている」と思ってもらうきっかけにもなります。

また、質問するつもりで会議に参加しているとしっかり話を聞くようになるので、

結果的に自身の理解促進も図ることができます。

質問する時には質問の意図（「〜を知って業務に活かしたいから」など）もセットで伝えておくと、

答える側もスムーズに返答しやすくなるので、このような工夫も忘れず行えると良いです。

会議中に意見を出す

会議中に意見を出すのは最もハードルが高く

「周りを唸らせるようなすごいことを言わなきゃ」

とつい大事に捉えてしまいがちですが、そんなに気負う必要はありません。

会議中に気になったことに対して、自分なりの見解を伝えたり、

他の人の質問に付随して発言したりと小出しでもいいので意見を出すと、

「自分の頭でしっかり考えている」と思ってもらうきっかけになります。

また、議事録や質問と同じように、発言もアウトプットなので理解促進につながります。

何より、1度発言をしてしまえば、緊張もほぐれてその後発言しやすくなるので、

少しだけ勇気を振りぼって発言してみることがおすすめです。

会議のタイムマネジメントを行う

会議のタイムマネジメントは、社歴が長い人でも意識から抜け落ちやすいので、

新入社員が買って出やすい仕事です。

会議の進行状況に合わせて残り時間を伝えたり、

会議が終わらなそうな場合は空いている会議室を提示したりすると、

「周りが見えていて気が利く」と思ってもらいやすくなります。

ただ、タイムマネジメントを気にして時計を見すぎると、

かえって「早く終わって欲しいのか」と思われてしまいかねないので、やりすぎは注意です。

また、「あと〇〇分です」と執拗に伝えることも、

上記と同様に失礼に思われる可能性があるため注意が必要です。

そんな配慮が少し難しいタイムマネジメントですが、

会議室予約管理システム「予約ルームズ」を使うと、

端末の残り時間表示やアラート機能で、さりげなく時間を伝えることができるのでおすすめです。

会議室の次の予約内容や、何分延長できるのかが端末に表示されるので、

これ一つで次の案内もスムーズに行うことができます。

また、会議終了10分前からアラートが鳴るので、

人が時間を伝えるよりも正確で角が立ちづらいというメリットもあります。

実際に、予約ルームズを使っているお客様からは、

「来訪者との会議では、さりげなく終了時間が迫っていることを諭すことができ助かっている」

とのお声もいただいております。

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会議の決定事項や次のアクションを確認する

会議で決まったことや次のアクションを確認すると、

「しっかり内容を理解している」と評価されるきっかけになりますし、

理解促進や会議参加者内の認識のずれを防ぐことができます。

可能であれば決定事項、次回のアクションに加え、

誰がいつまでにというところまで情報をまとめられると、内容の精度が高まります。

会議の内容の難易度が高いと間違ってしまうこともあるかと思いますが、

その場合は臆せずに参加者にもアクションの確認を促すとミスを減らすことができます。

何より、決定事項・次回のアクションを把握しようという姿勢で会議に臨んでいれば、

自ずと理解のスピードアップや、発言のクオリティアップにつながり、

ひいては評価アップにもつながりやすくなります。

ぜひ意識して取り組んでみてください！

注意したい会議中の姿勢について

会議中の姿勢は以下の3点に注意が必要です。

・発言の仕方とタイミング

・聞き方

・話すと聞くのバランス

詳しくは以下で説明します。

発言の仕方とタイミング

会議中に発言することは重要とお伝えしましたが、

その方法とタイミングを誤ると参加者の気分を悪くしかねないので注意が必要です。

発言の仕方については、

上から目線でものを言わないよう、基本的に低姿勢でいることが大切です。

例えば「Aと言う施策は必要ないと思います」とだけ言ってしまうと、

本人には悪気がなくても、「新人が偉そうなことを言うな」と思われかねません。

なので、「知識も浅く恐縮ですが、〜と言う理由からAと言う施策は今回は無しにし、

〜のケースが発生した場合にのみ実施するのがいいと思います」と言うように、

低姿勢で周りに配慮した発言の仕方に変更すると、角が立たず話を聞いてもらいやすくなります。

また、発言のタイミングについても、

当たり前ではありますが誰かが発言しているところを割って話すのはNGです。

話を遮られた人の気分も良くないですし、聞いている人からも

「この人は人の話をちゃんと聞けないのか」と悪い印象を持たれかねません。

会話の切れ目を意識して、「発言してもよろしいでしょうか？」と一言添えてから発言すると、

「丁寧で配慮ができている」と思ってもらいやすくなるのでおすすめです。

聞き方

長時間の会議の場合、疲れてきて足を組んだり、

頬杖をついたりと姿勢が悪くなることがよくあります。

また、癖で貧乏ゆすりをしたり、

椅子に浅く腰かけて足を投げ出したりしてしまう人もいると思います。

ですが、そのような姿勢で人の話を聞いていると、

「態度が悪い」とか、「人の話を聞いていない」と思われかねないので注意が必要です。

話すと聞くのバランス

発言することばかりに必死になって会議の重要な話を聞きそびれては、

「結局何も理解していない」と思われてしまいます。

逆に聞くことに必死になって何も発言しなければ、

「自分の意見がない」とか「積極性が足りない」と思われかねません。

そのため、話すと聞くのバランスを保つことが重要です。

最初のうちはうまくそのバランスがわからないと思いますが、

先輩や上司、評価が高い人を観察してまねてみると、

適切なバランスが自然と身に付くのでおすすめです。

まとめ

新しい業務に慣れるのに必死で、

会議はなんとなく参加しているだけになってしまう新入社員の方も多いと思います。

そこで、まずは今回紹介したポイントを押さえ、ちょっとずつ実践していくことをおすすめします。

議事録や会議中の発言は慣れが必要で大変な部分もあると思いますが、

特に会議室の予約やタイムマネジメントは「予約ルームズ」で誰でも簡単にできるので、

”評価を得るきっかけ”として利用してみてはいかがでしょうか？

ちなみに、予約ルームズは面倒な手続きなしで14日間の無料トライアルを利用できるので、

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