会議室予約システム
会議の適切な頻度とは？会議の回数が及ぼす影響から質を高める方法まで紹介
「会議が多すぎて自分の仕事ができない」
「会議の機会が少なすぎて、誰にも質問できない」
など、会議の頻度で多少なりとも影響を受けたことがある人は多いのではないでしょうか？
私（筆者）もその一人で、前職では会議が多すぎて
自分のやるべきことになかなか手をつけられないことがよくありました…。
当時は「会議をうんと減らして欲しい」と思っていましたが、
会議の頻度は、ただ多ければいい、少なければいいというものでもありません。
ずばり、”開催頻度の目安”を設けると働きやすくなります！
また、会議そのもののコツを押さえることで、効率化することも可能です。
本記事では、会議室予約管理システム「予約ルームズ」を提供する弊社が、
会議室利用の効率化だけでなく、会議関連の質を高めるサポートをする立場から
会議の適切な頻度に加え、多すぎる場合・少なすぎる場合の弊害、解決策をお伝えします！
「会議の頻度は気にしたことはないけど、質は気になることが多い」
という方にも役立つ記事となっていますので、ぜひ参考にしてみてください。
会議の適切な頻度
会議の頻度は、あなたのポジションや、担当している業務、課題によって変動します。
そのため、一概に回数を決めることはできませんが、
多くとも1日3回、少なくとも週に1回を推奨します。
上限については、1日の会議が4回以上になると高いストレスを感じやすい
というデータ（※）があり、通常業務にも支障をきたしやすくなるため、1日3回としています。
※参考：https://www.itmedia.co.jp/business/articles/2204/08/news058.html
下限については、週に1回は会議の機会を設けないと、意思疎通がしづらくなったり、
個人プレーをする人が増えて周りも仕事をしづらくなってしまう可能性があるためです。
ただ、あくまで目安ではあるので、会社全体やチーム内で会議の頻度の基準を確認し、
それに沿って進めていくことがおすすめです。
会議が多すぎるとどうなるの？
会議が多すぎることは様々な悪影響を及ぼします。
「日々会議に追われていて、自分の仕事の時間を取れない」と感じている方は、
同じ状況に陥っていないかチェックしてみてください。
残業増加
会議が多すぎると、その分通常業務に充てられる時間が減ります。
例えば、勤務時間8時間で、1日に1時間の会議が4回ある場合、
自分の本来の仕事（通常業務）に充てられるのは残りの4時間だけと半分になってしまいます。
会議の多さを加味した通常業務量に調整されていれば別ですが、
そうでない場合は通常業務が終わらずに残業してしまう可能性があります。
また、会議が多いとその分会議のための準備も必要になってくるため、
やることが増えて残業につながるということも発生します。
私も前職で、1日に平均4回程度会議をしていましたが、
残りの時間でやるべきタスクが終わらず度々残業していました…。
「私の要領がもっと良ければなぁ…」ということと同時に、
「会議の数をコントロールする術を身につけていればなぁ…」ということを、今になって思います。
ストレス増加
会議が多いせいで残業が増えたり、毎回の会議の意味が見出せないとストレスも溜まります。
時間に追われていると、ストレス発散のための運動や外食自体もなかなかできなくなり、
またストレスが溜まるという悪循環に陥りやすくなるので、早めに改善することが重要です。
私は前職で無駄に感じる会議はほぼなかったのですが、
先ほど紹介したように会議が多くて通常業務の時間が確保しづらい状況にあったので、
イライラしてしまうことも度々ありました…。
「時間と心の余裕は密接につながっているなぁ…」と俯瞰してみて思います。
モチベーション低下
会議を多く行うことでその分だけ評価も上がれば別ですが、
基本的には会議外のアクション（営業活動など）が評価につながります。
そのため、会議が多すぎると、自分の評価を上げるための時間を確保できず
「会議をしても意味がない」「無駄な時間が多くて嫌になる」
とモチベーションが下がりやすくなってしまいます。
まずは、会議が多すぎることで自分の本来業務の時間がどれだけ減っているかを確認し、
先輩など相談できる人に話をしてみるところから始めてみましょう。
私ではなく、同じように会議が多かった前職の同僚は「会議のために仕事しているみたい」と、
やや気持ちが落ち込んでいることがありました…。
会議をすること自体は決していけないことではなく、むしろ必要なことなのですが、
モチベーションが保てる頻度に調整することは重要なことだと改めて思います。
生産性低下
ストレスの増加、モチベーションの低下とくれば、おのずと仕事の生産性も低下します。
生産性が低下すれば、会社全体の売り上げなどに影響してくるだけでなく、
そもそもの自分の評価自体を下げかねないです。
会議のせいで普段の仕事の効率が落ちていると感じる方は、
モチベーションのセクションで紹介したように、まずは先輩や上司に相談して、
すぐに改善策を取ることが重要です。
また、案外相談してみれば仕組みを変えてくれるケースもあるので、
頭ごなしに「相談しても無駄」と決めつけず、周りを頼ることもおすすめです。
私も前職で、全く内容の異なる会議を立て続けにしていると、
頭がついて行かず効率が落ちてしまうことが度々ありました…。
また、会議で疲弊して通常業務の時には完全に頭が回っていないということも…。
上長も会議の数が多かったのでなかなか相談できずにいましたが、の生産性アップのためにも
「もっと早く相談しておけばよかったなぁ…」と今更ながらに思います。
会議が少ないすぎるとどうなるの？
会議が多すぎることによる悪影響をお伝えしましたが、
逆に会議が少なすぎることにも弊害があります。
「そういえば会社の人とあまり話さないな」という人は、
同じ状況になっていないかチェックしてみてください。
状況把握がしづらくなる
チャットやメールでの情報共有が盛んでない場合、唯一の情報共有場の会議が少ないと、
必要な情報が回って来ずミスにつながることがあります。
また、リモートワークが多くて会議が少ない場合、管理者の目が行き届きにくくなるので、
部下が仕事をサボってしまったり、悩みに気づけず離職につながるケースもあります。
このような場合はメールやチャットでの連携を強化したり、
15分など短い時間で定期的に会議を行うなど工夫すると、各々が状況を把握しやすくなります。
コミュニケーション不足
仕事が個々人で分業化されていたり、リモートワークが多かったりすると
「会議でしか会社の人と話さない」ということがよくあります。
このような状況では、会議が少ないと孤立感が高まったり、遠慮しがちになって
「聞きたいことが聞けない」という状態になりやすくなります。
「コミュニケーション不足はチャットやメールなど文面で補えばいいのでは？」
という意見もあり、もちろんそれで十分な場合もあると思います。
一方で、面談や重要な業務の会議など、表情や空気感をしっかりと伝えるべき場面では、
必要に応じて顔を合わせることで、信頼度が高まりコミュニケーションが取りやすくなります。
インプット・アウトプット能力の低下
会議が減ると他の人の意見を聞く機会自体が減るので、
会話の流れで出てくる情報のインプットが減り、その分だけ学びが少なくなります。
また、発言をしなくなると、
自分の考えを口に出すことが減るのでアウトプットの力も落ちやすくなります。
アウトプットはメールやチャットなどの文面で行なっていても、
人との会話や実際に声に出すことで引き出しやすくなるものなので、
会議などの「人との対話」は適切な頻度で、定期的に行うこと大切です。
会議を無駄にしないためにするべきこと
会議は多すぎても少なすぎても悪影響があり、適切な頻度で開催することが重要です。
「じゃあ週4回会議をしよう」とただ開催するのではなく、
会議の質を高めていけるようポイントを押さえることでより仕事がしやすくなります。
以下の記事の「質の高い『有意義な会議』にする方法」に、具体的な方法を記載していますので
ぜひチェックしてみてください！
また、質を高める際にとても大事な「タイムマネジメント」については、
「予約ルームズ」という会議室予約システムを使って簡単に管理できます。
会議が多すぎる会社の「ついつい延長してしまう」という事態や、
会議が少なすぎる会社の「そもそも会議を予約するのが面倒」という事態にも
予約ルームズはうってつけです。
予約ルームズをインストールした端末を会議室に置くだけで、
会議終了10分前・5分前・終了時にアラートが鳴るので”うっかり延長”を防ぐことができます。
また、常に残り時間が表示されているので、タイムマネジメント力アップにもつながります。
予約についても、「今から使える会議室」から一目で空き状況わかるので、
会議の予約が億劫な人にとてもおすすめです。
「今どこの会議室が空いているか一目でわかることが非常に役立っています。」
とのお声をいただいております。
また、予約ルームズを入れると空予約が開放されます。
そのため、たとえば「1時間で予約していたけど30分で終わった会議」の余った時間は、
「使える会議室」として開放されるので、
サクッと会議したい人はその時間で会議できるようになり効率的です。
まとめ
会議の頻度を適切にすることに加え、会議の質自体を高めると、
仕事全体の効率性向上につながります。
特に会議のタイムマネジメント・会議の予約工数削減は、誰でもすぐに取り組むことができるので、
何から手をつけていいかわからない方は是非「予約ルームズ」を試してみてください！
予約ルームズでは、面倒な手続きなしの14日間の無料トライアルを用意しております！
その他、株式会社RECEPTIONISTでは、会議室予約管理システムだけでなく、
受付システムの「RECEPTIONIST」と日程調整システムの「調整アポ」も提供しているので、
気になる方はこちらもご覧ください。
詳しくは、
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