会議室予約システム
WEB会議と対面会議のメリット・デメリットと使い分け方を紹介
ハイブリッド会議という形態が定着しつつありますが、
「出社しなくて楽だからWEB会議の方がいいな…」
「対面で会議する方が印象が良さそうだな…」
と、なんとなく会議形態を選んでいるのではないでしょうか？
私（筆者）も前職では、会議参加者の顔ぶれだけを見て会議形態を選んでいましたが、
いまいち会議がスムーズに進まないということも多々ありました…。
しかし、会議室予約システム「予約ルームズ」を提供する株式会社RECEPTIONISTに入社し、
会議室を利用する方々を取り巻く環境や課題について日々情報収集するうちに、
WEB会議と対面会議のメリット・デメリットの理解と、それぞれ適切な使い分けが
会議成功の鍵を握っているということがわかりました。
本記事では、WEB会議も対面会議もスムーズに効率良く進めたい人に向けて、
それぞれの特徴と使い分けのポイントを紹介します。
会議に特段悩みがない人にも使える情報が満載ですので、是非チェックしてみてください。
WEB会議
まずは、WEB会議の代表的なメリットとデメリットをお伝えします。
メリット
WEB会議の代表的なメリットは下記の5つです。
リラックスして会議に臨める
対面会議のように人からの視線を感じなかったり、注目されづらいため、
変に緊張せずリラックスして会議に参加することができます。
特に上がり症の人やプレッシャーに弱いという人にとっては、
WEB会議の方が発言しやすいなど恩恵を受けているケースもあります。
会議が時間内に終わりやすい
直接顔を合わせていない分、余計な話も出づらいので、
会議が延長せず時間内に終わることが多いです。
また、WEB会議だと人目を気にせず自分の時計やPCの時計が見れるので、
常に時間を意識しやすいということもあります。
どこでも会議ができる
ネット環境さえ整っていれば、自宅やカフェ、地方や海外など遠距離な場所でも、
どこでも会議をすることができます。
対面会議のように場所の制限がないため、多様な働き方の実現に一役買っていると言えます。
多くの会議を開催できる
対面会議のように移動の時間が必要ないため、
対面会議よりも1日に多くの会議を開催することができます。
極端に会議が増えることは問題ですが、適切な会議数の増加であれば、
プロジェクト進行やトラブル対応などもよりスピーディーに推し進めることができます。
（参加者全員がリモート参加の場合）会議の準備が少なくて済む
会議参加者が全員リモートで出社しない場合は、会議室の予約を取ったり、
資料を印刷したりなど会議前の準備が少なくて済みます。
会議参加者の予定を押さえ、WEB会議用のURLを発行するだけなので、
準備工数はかなり減ります。
デメリット
続いて、WEB会議のデメリットについて紹介します。
代表的なデメリットは下記の5つです。
表情が読み取りづらい
直接顔を合わせていない分、参加者の微妙な表情の変化や仕草などを
読み取りづらいというデメリットがあります。
そのためうまく話が噛み合わなかったり、相手の発言を勘違いしてしまったりと
不都合が生じることも多々あります。
発言がしづらい
表情が読み取りづらいことで、
「話の間がわかりづらい」「発言のタイミングが被ってしまう」ということが生じます。
そうすると遠慮がちになり発言をしない人が増えず、
円滑なコミュニケーションが生まれなくなってしまいます。
当事者意識を持ちづらい
会議参加者と同じ空間にいなかったり、視線を感じなかったりすることで
「会議に参加している」という意識が薄れ、当事者意識を持ちづらくなります。
すると、発言が少なくなるだけでなく、会議中に内職が目立ち、
会議の質が悪くなることがあるため注意が必要です。
ネット環境に左右される
WEB会議がどこでもできるというメリットの裏返しで、
ネット環境が整っていなければ会議をすることができません。
相手の声がうまく聞こえなかったり、画面共有が見えないとそもそも会議にならないので、
WEB会議が多い人はマストでネット環境を整備することが必要です。
ITリテラシーが必要
WEB会議用のURL発行や、参加者の招待、マイクの設定、画面共有など、
一定のITリテラシーがないとWEB会議を円滑に行うことができません。
特にレガシーな文化の残る会社では、WEB会議の入り方が分からず開始時間が遅れたり、
ミュートにできず子供の声や工事音が常に入ってしまうなど、
会議の質を下げるようなことが発生しがちです。
必要に応じて、ITリテラシーを高めるための情報共有や指導などを行うことが大切です。
対面会議
次に、対面会議の代表的なメリットとデメリットをお伝えします。
メリット
対面会議の代表的なメリットは下記の5つです。
表情が読み取りやすい
同じ空間で参加者同士が直接顔を合わせて会議を行うため、
表情や声色のちょっとした変化が読み取りやすいです。
相手が話のどの部分に疑問を持ったのかであったり、
納得しているかどうかなども素振りから察知することができます。
また、表情を読み取れることでコミュニケーションも活発になるという特徴があります。
発言がしやすい
参加者同士の表情が読み取れるため、
会話の切れ目を察知しやすくスムーズに発言しやすいのが特徴です。
また、WEB会議のように
「回線が悪くて話が聞き取れない」ということもないので、発言がしやすいです。
当事者意識を持ちやすい
同じ空間で顔を合わせながら時間を共有すると、
「自分もこの会議に参加している一員」というように感じ、当事者意識を持ちやすくなります。
当事者意識を持ったり”見られている”意識があることで、
会議中の集中力が増し、積極的に意見も出るようになります。
ネット環境に左右されずにすぐ会議を始められる
WEB会議のようにネットの調子が悪いと、
時間になっても会議をスタートできないということがあります。
一方で、対面会議は会議室に参加者が集まればすぐに会議を始めることができるので、
スタートダッシュがスムーズなのが特徴です。
簡単に資料を共有できる
WEB会議のように画面共有までに様々なステップを経ず、
手元の資料やスクリーンなどを見てもらうだけで事足りるので、
簡単に資料を共有することができます。
デメリット
続いて、対面会議のデメリットを紹介します。
代表的なデメリットは下記の5つです。
話が脱線しやすい
コミュニケーションが活発になるとたくさん意見が出る反面、
あれもこれもと話題が出てきて話が脱線しやすくなります。
話が脱線すると、意思決定にも時間がかかって会議が延長しかねないので注意が必要です。
緊張する
直接顔を合わせて会議をする分、役職者や社歴の長い人が多くいるような会議に参加すると、
緊張してしまってうまく発言できないというデメリットもあります。
何度もこのような会議に参加すれば緊張しづらくなることが多いですが、
上がり症の人には少し憂鬱な時間であるという側面もあります。
会議をする場所が必要
対面で会議する場合、
会議の内容が漏洩しないためであったり、話し声で他の人の邪魔にならないようにするために、
会議室など人を収容する場所が必要になります。
早めに会議室の予約を押さえていれば別ですが、ぎりぎりだと
「予約がいっぱいで空いていない」ということもあります。
なので、会議室の予約は早めにしておくことが重要です。
また、「会議室の予約が手間」という人や、
「すぐに空いている会議室が見つからなくてイライラする」という人には
会議室管理システムの予約ルームズがおすすめです！
予約ルームズを使うと一目で空き状況わかるので、
予約にかかる時間を簡単に短縮することができます。
「今どこの会議室が空いているか一目でわかることが非常に役立っています。」
とのお声をいただいております。
会議までの移動に時間とお金がかかる
社内会議の場合は、予約された会議室に移動する時間がかかります。
会社の規模が小さい場合は、会議室の移動に時間がかからないことも多いですが、
複数フロアに跨っていたり、別棟がある大規模な会社では、
会議室に移動するまでに10分以上時間がかかることもざらにあります。
また、往訪の場合は先方の会社までの移動に、一定の時間と交通費がかかります。
会議の準備に時間がかかる
対面会議の場合は、会議室や会議に使う備品の予約、資料の印刷、机や椅子の移動など
諸々やることが多いです。
そのため、準備に時間がかかるというデメリットがあります。
時間を区切り、準備に時間がかかりすぎないようにするなど工夫することが大切です。
使い分けのポイント
WEB会議と対面会議のメリット・デメリットを理解した上でうまく使い分けると、
有意義な会議にすることができます。
WEB会議が適しているケース
ラフに会議をしたい時や、大人数に情報を伝えたい時にはWEB会議が有効的です。
具体的には、朝会など短時間で行われる進捗報告系の会議や、
部下から上司への業務の質疑応答のための会議、セミナーなどがこれに当てはまります。
特にセミナーについては、参加者が多ければ多いほど対面では場所も必要になりますし、
コストもかかるので、WEB会議を活用することをおすすめします。
対面会議が適しているケース
コミュニケーションを密に取ったり、信頼関係を築きたい時には対面会議が有効的です。
具体的には、
面談や商談（特に受注前の最終段階）、キックオフ会議、アイデア出し会議
などがこれに当てはまります。
もちろんWEB会議でも上記の会議はできますが、会議の質を高めたり、
相手の印象をぐっと良くできるため、対面会議を選択することがおすすめです。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
場面に応じてうまくWEB会議と対面会議を使い分け、効率的に会議を進めていきましょう！
また、記事内で紹介した予約ルームズは、
面倒な手続きなしの14日間の無料トライアルを用意しております。
会議室を探す手間がどれくらい省けるかを、実際に使ってチェックしてみてください！
その他、株式会社RECEPTIONISTでは、会議室予約管理システムだけでなく、
受付システムの「RECEPTIONIST」と日程調整システムの「調整アポ」も提供しているので、
気になる方はこちらもご覧ください。
詳しくは、
詳細な機能と料金がわかる資料
基本的な機能はもちろん、サポートの内容など詳しくご紹介しています。
サービス導入を検討されている方にぜひご覧いただきたい資料になります。
RECEPTIONISTシリーズについて
RECEPTIONISTシリーズは、
社外ビジネスコミュニケーションをアップデートすることで、
社員ひとり一人がさらにパフォーマンスを発揮できる
環境を作るクラウドサービス群です。
