WEB会議が主流となり、以前より1日の会議数が増えている人は多いでしょう。

それと同時に、会議室の予約が取れず「どこも空いていない」と彷徨う

”会議室難民”になっている人も増えていると予想されます。

前職では私（筆者）も会議室難民になっており、

泣く泣く自席でWEB会議をして周りの音がうるさいと指摘を受けることもありました…。

しかし、仕組みを整えれば、会議室を増やさなくても予約が取りやすなります！

そこで今回は、会議室予約システム「予約ルームズ」を提供する弊社が、

会議室の予約・利用に関するトラブル解決を支援する立場から、

「会議室難民」を取り巻くリアルな状況と、会議室数を変えない解決方法をお伝えします。

会議の頻度が多い営業・人事の方などは、ぜひチェックしてみてください！

会議室難民とは

会議室難民とは会議室の予約がいっぱいで、

会議室を使いたいタイミングで使えず困っている人たちのことを指します。

会議室難民は、フリースペースや自席、近くのカフェなどを利用して、

その場を持ち堪えています。

また、出社せずに自宅で会議をすることで、なんとか場所を確保していることもあります。

この”会議室難民”は、WEB会議の普及で1日の会議数が増加したことと、

コロナが落ち着いて出社傾向が強まったことが掛け合わさったことでさらに増えています。

会議室が足りない理由

リモートワークと出社を組み合わせて働く「ハイブリッドワーク」を取り入れる会社も多い中、

なぜ会議室が足りず、会議室難民が増えてしまうのでしょうか？

「WEB会議が増えていると言っても、コロナ禍以前より出社する人数は減っているなら

会議室の予約もいっぱいにならないのでは？」という考え、よくわかります。

ですが、実態は予想と異なっているようです。

ハイブリッドワークの浸透で、出社の人とリモートの人が混在するようになり、

会議の際には出社する人のために結局会議室を使うことになります。

すると、WEB会議が増えれば増えるほど、

会議室の予約もいっぱいになってしまうのです。

加えて、ハイブリッドワークの中でも指定出社日が決まっていない場合には、

意図せず会議のメンバー”全員がリモート”ということも起こります。

事前にわかっていればわざわざ会議室を予約しませんが、

会議が始まるまでメンバーの出社状況がわからないことがほとんどであるため、

結局会議室は「空予約（予約はあるけど誰も使っていない）」状態になってしまいます。

会議室に人がいて使っているならまだしも、

誰も使っていないのに予約が入っているから結局使えない（使っていいかわからない）のは

なんだか悔しいですよね…。

従業員数の増加が著しい・会議が急増した・会議室が元々少ない、などの場合は、

本当に会議室数が足りない場合が多いと思います。

しかし、そうでなければ普段の会議室の使い方が影響している可能性が高いです。

この機に一度、実態を調べてみるのもおすすめです。

使える会議室を増やす方法

オフィスを移転したり拡張したりせず、使える会議室を増やすには、

”会議室利用のルール”を変えていく必要があります。

・全員リモートだとわかったら、即座に会議室予約をキャンセルする

・毎朝空予約になっていないか全員でチェックする

など、一人ひとりの心がけでなんとかしたいところではありますが、

「正直そんな手間なこと都度やっていられない」

「会議室の使い方なんて自分には関係ないからやらない」

「人間ミスするのは仕方ないでしょ」

という批判が矢のように降り注いできそうです（私もできる自信がありません）

そこで、こういう時はツールに頼りましょう！

おすすめは「予約ルームズ」という会議室予約管理ツールです。

会議室の予約時間から指定した時間内（※）に入室処理がされないと、

自動で予約をキャンセルし会議室を開放します。

※5分、10分などカスタマイズできます。

この空予約自動キャンセル機能があれば、

ツール導入前よりも使える会議室を簡単に増やすことができます！

会議室難民を救う方法として、ぜひ一度使ってみてください。

まとめ

これまで「会議室難民になってしまうのは仕方ない」

と思っていた方も結構多かったのではないでしょうか？

ですが、ツールを使って賢く楽をすれば、簡単に会議室を見つけることができます！

また、予約ルームズは空予約の自動キャンセル機能だけでなく、

アラート機能もついているので会議のタイムマネジメントを行ったり、

延長して次の人が使えない状況も阻止できます。

シンプルで使いやすく、会議室の「困った」にダイレクトに働きかけるツールですので、

まずは14日間の無料トライアルをしてみてはいかがでしょうか？

その前に資料をもらう

株式会社RECEPTIONISTでは、会議室予約管理システムの他、

受付システムの「RECEPTIONIST」と日程調整システムの「調整アポ」も提供しているので、

気になる方はこちらもご覧ください。