WEB会議が今や主流となり、その手軽さから以前より1日の会議数が増えている人は多いでしょう。

しかし、会議室の数は変わらないので、予約の取り合いになり渋々自席で会議…なんてことも。

会議室を求めて彷徨う「会議室難民」を取り巻く状況と、会議室数自体を変えずに解決する方法をお伝えします。

会議室難民とは

会議室難民とは会議室の予約がいっぱいなせいで、会議室を使いたいタイミングで使えず困っている人たちのことを指します。

会議室難民はフリースペースや自席、近くのカフェ、そもそも出社しないで家で会議するなどの方法でその場を持ち堪えています。

会議室が足りない理由

リモートワークと出社をうまく組み合わせて働く「ハイブリッドワーク」を取り入れる会社も多い中、なぜ会議室はこんなに足りず、会議室難民が増えてしまうのでしょうか？

「いくらWEB会議が増えていると言っても、コロナ禍以前より会社にいる人数は減っているなら会議室の予約もいっぱいにならないのでは？」という考え、よくわかります。

ですが、実態は予想と異なっているようです。

ハイブリッドワークの浸透で、出社組とリモート組が混在するようになり、結局会議室を使うことになります。

ということは、WEB会議が増えれば増えるほど、会議室の予約もいっぱいになってしまうのです。

加えて、ハイブリッドワークの中でも指定出社日が決まっておらず、個人の判断で出社とリモートを決める場合には、蓋を開けてみると”会議のメンバー全員がリモート”ということも起こります。

事前にわかっていればわざわざ会議室を予約しないと思いますが、会議が始まるまでメンバーの出社状況がわからないのが正直なところで、結局会議室は「空予約（予約はあるけど誰も使っていない）」状態になってしまいます。

実際に、弊社でも会議室予約管理システム『予約ルームズ』を使用されているお客様からも、「空予約が多くて困っている」という声をよく聞くため、どの会社でも問題になりうることだと感じております。

会議室に人がいて使っているならまだしも、誰も使っていないのに予約が入っているから結局使えない（使っていいかわからない）のはなんだか悔しいですよね…。

従業員数の増加が著しい、会議が急増した、会議室が元々少ない、などの場合は本当に会議室数が足りない場合が多いと思いますが、そうでなければ普段の”会議室の使い方”が影響している可能性が高いので、この機に一度実態を調べてみるのもおすすめです。

使える会議室を増やす方法

オフィスを移転したり拡張したりせずに使っていい会議室を増やすには、先程の”会議室の使い方”を変えていく必要があります。

「全員リモートだとわかった瞬間に会議室の予約をキャンセルする」

「予約のキャンセルし忘れが絶対起こらないようルールを厳しくする」

一人ひとりの心がけでなんとかしたいところではありますが、

「正直そんな手間なこと都度やっていられない」

「会議室の使い方なんて自分には関係ないからやらない」

「人間ミスするのは仕方ないでしょ」

という批判が矢のように降り注いできそうですし、私もできる自信がありません。

なので、こういう時はツールに頼ってしまうと案外楽です。

おすすめは『予約ルームズ』というツールです。

会議室の予約時間から指定した時間内（※）に入室処理がされないと、自動で予約をキャンセルし会議室を開放します。

※5分、10分などカスタマイズできます。

この自動キャンセル機能があれば、ツール導入前よりも使える会議室を簡単に増やすことができます！

会議室難民を救う方法として、是非一度使ってみてください。

まとめ

「会議室難民になってしまうのは仕方ない」と思っていた方も結構多かったのではないでしょうか？

ですが、ツールを使って賢く楽をすれば、簡単に会議室難民たちを救うことができます。

予約ルームズは空予約の自動キャンセル機能だけでなく、アラート機能もついているので会議のタイムマネジメントを行ったり、延長して次の人が使えない状況を阻止できます。

シンプルで使いやすく、会議室の「困った」にダイレクトに働きかけるツールですので、まずは14日間の無料トライアルをしてみてはいかがでしょうか？

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株式会社RECEPTIONISTでは、会議室予約管理システムの他、受付システムの『RECEPTIONIST』と日程調整システムの『調整アポ』も提供しているので、気になる方はこちらもご覧ください。