こんにちは、予約ルームズブログ編集部の湯川です！

皆さん、出社が増えて

「会議室が全然空いてない…！」と会議室難民になってしまっていませんか？

実は私も前職で会議室難民になっておりました。

会議室が空いていないので仕方なく自席でWEB会議をしていたら

周りの人に迷惑がられることもよくあり、結構凹んでいました…（苦笑）

ですが、会議室が足りない問題は、

仕組みさえ整えれば会議室を増やさなくても解決できるんです！

そこで今回は「会議室難民」を取り巻くリアルな状況と、

会議室数を変えずに解決する方法をお伝えします。

会議室をよく使う方や、会議室の管理をされている方はぜひご一読ください！

会議室難民を救う「予約ルームズ」について詳しく見る

会議室難民とは？

会議室難民とは会議室の予約がいっぱいで、

会議室を使いたいタイミングで使えず困っている人たちのことを指します。

会議室難民は、フリースペースや自席、近くのカフェなどを利用して、

その場を持ち堪えています。

また、出社せずに自宅で会議をすることで、なんとか場所を確保していることもあります。

この”会議室難民”は、WEB会議の普及で1日の会議数が増加したことと、

コロナが落ち着いて出社傾向が強まったことの掛け合わせでさらに増えています。

会議室が足りない理由

リモートワークと出社を組み合わせて働く「ハイブリッドワーク」を行う会社も多い中、

なぜ会議室が足りず、会議室難民が増えてしまうのでしょうか？

「出社回帰していると言っても、コロナ禍以前より出社する人の総数が減っているなら

会議室の予約もいっぱいにならないのでは？」という考え、よくわかります。

ですが、実態は予想と異なっているようです。

ハイブリッドワークの浸透で、出社の人とリモートの人が混在するようになり、

会議の際には出社する人のために結局会議室を使うことになります。

すると、WEB会議が増えれば増えるほど、

会議室の予約もいっぱいになってしまうのです。

加えて、ハイブリッドワークの中でも指定出社日が決まっていない場合には、

意図せず会議のメンバー”全員がリモート”ということも起こります。

事前にわかっていればわざわざ会議室を予約しませんが、

会議が始まるまでメンバーの出社状況がわからないことがほとんどであるため、

結局会議室は「空予約（予約はあるけど誰も使っていない）」状態になってしまいます。

会議室に人がいて使っているならまだしも、

誰も使っていないのに予約が入っているから結局使えない（使っていいかわからない）のは

なんだか悔しいですよね…。

従業員数の増加が著しい・会議が急増した・会議室が元々少ない、などの場合は、

本当に会議室数が足りない場合が多いと思います。

しかし、そうでなければ普段の会議室の使い方が影響している可能性が高いです。

この機に一度、実態を調べてみるのもおすすめです。

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使える会議室を増やす方法

オフィスを移転したり拡張したりせず、使える会議室を増やすには、

”会議室利用のルール”を変えていく必要があります。

・全員リモートだとわかったら、即座に会議室予約をキャンセルする

・毎朝空予約になっていないか全員でチェックする

など、一人ひとりの心がけでなんとかしたいところではありますが、

「正直そんな手間なこと都度やっていられない」

「会議室の使い方なんて自分には関係ないからやらない」

「人間ミスするのは仕方ないでしょ」

という批判が矢のように降り注いできそうです（私もできる自信がありません）

そこで、こういう時におすすめなのは、

ツールの力に頼ることです！（むしろ、ほぼお任せしてしまいましょう）

会議室予約システムの「予約ルームズ」を使えば、

工数をかけずに使える会議室を増やすことができます。

会議室の予約時間から指定した時間内（※）に入室処理がされないと、

自動で予約をキャンセルし会議室を開放します。

※5分、10分などカスタマイズできます。

この空予約自動キャンセル機能があれば、

ツール導入前よりも使える会議室を簡単に増やすことができますよ。

会議室難民を救う方法の一つとして、頭の片隅に置いてもらえたら幸いです！

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まとめ

これまで「会議室難民になってしまうのは仕方ない」

と思っていた方も結構多かったのではないでしょうか？

予約ルームズなどのツールを賢く使えば、簡単に会議室を見つけられるようになりますよ。

選択肢の一つとして、ぜひツール導入も検討してみて下さい。

最後までご覧いただき、ありがとうございました！

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