こんにちは、予約ルームズブログ編集部の湯川です！

皆さんは会議をしていて、

「思っているより時間が足りない」「話が進まずに予定時間を過ぎてしまった」

という経験をしたことがありませんか？

複数人での話し合いはつい時間を忘れてしまうものです。

ですが、会議は参加者全員の時間を使って行うものなので、

決められた時間内で会議の目的を達成することが大切です。

本記事では、会議室予約システム「予約ルームズ」を提供する弊社が、

会議室予約・利用の効率化だけでなく、会議のクオリティアップをサポートをする立場から

会議のタイムマネジメントを怠ることの悪影響と、タイムマネジメントのコツをお伝えします。

「会議にまだ慣れていない」という方や「もっと会議の質を上げたい」という方は、

ぜひチェックしてみてください。

タイムマネジメントができていないとどうなるの？

会議のタイムマネジメントができていないと、下記3つのようなマイナスの影響が出ます。

会議の目的を達成できない

会議の目的は大きく以下の4つに分かれます。

・意思決定する

・報・連・相を行う

・アイデアを出し合う

・問題解決につなげる・理解促進を図る

会議のタイムマネジメントができないと、時間内にこれらの目的を達成するのは難しいです。

目標達成できないと、会議をした意味がなくなってしまうので

決められた時間内で効率よく会議を進めることが重要です。

会議参加者の集中力が下がる

会議のタイムマネジメントができていないと、

参加者も「まだ時間はあるから今意見を出さなくても大丈夫だろう」と気が緩みやすくなり、

集中が低下してしまいます。

また、時間を気にせず話し出す人が出てきてしまい、参加者全体の集中力が落ちるだけでなく、

会議のスムーズな進行ができなくなってしまいます。

時間を延長して他の人にまで迷惑をかけてしまう

会議のタイムマネジメントができていないと、

会議が延長して参加者のスケジュールを狂わせる可能性があります。

また、会議室に次の予約が入っている場合は、

その人たちの会議開始も遅れてしまうなど多くの人に影響が出てしまいます。

タイムマネジメントのやり方

タイムマネジメントを怠ることによる悪影響を確認して

「自分の参加する会議にも当てはまっている」と思った方もいるのではないでしょうか？

でも大丈夫です！

次に紹介する3つのポイントを押さえると、

会議のタイムマネジメントがうまくできるようになります。

事前にタイムスケジュールを組む

会議が始まる間に、アジェンダに合わせて時間を割り振ることがおすすめです。

例えば1時間の営業会議の場合、

ざっくりタイムスケジュールを立てるだけでも会議を時間通りに進めやすくなります。

まずは会議のテーマに合わせてタイムスケジュールを組み、

参加者にも確認するところから始めてみましょう。

ファシリテーター・タイムキーパーをつける

会議の進行役を担うファシリテーターは会議の進行役だけでなく、

時間管理も担うので、会議のスムーズな進行が叶います。

また、議題の難易度が高くファシリテーターのやることが多い場合は、

別の人にタイムキーパー役を担ってもらうと時間管理がしやすくなります。

ファシリテーターやタイムキーパーがいない会議だと、

仮に延長しそうになっていても「なかなか指摘できない」という人も多いと思いますが、

役割を割り振られているとを気を遣わず時間を管理できるというメリットもあります。

これまでファシリテーターやタイムキーパーを決めていなかったという場合は、

まずはこれらの役割の人を決めるところから始めてみましょう。

システムで管理する

ストップウォッチを使うのも一つの手ですが、

「いちいち時間を入れるのがめんどくさい」「表示画面が小さくて残り時間がわからない」など

不都合も生じやすいです。

実際に私の前職でも会議室にストップウォッチが置かれていましたが、

操作するのが面倒で誰も使わなくなっていました。

（例に漏れず、私も使っていませんでした…）

ですが、会議室予約システム「予約ルームズ」を使えば、

ストップウォッチのような細い操作なしに、簡単にタイムマネジメントができちゃいます。

予約ルームズを入れた端末を会議室におくだけで、

会議の予約時に入力した情報が反映され、残り時間が表示されます。

表示もシンプルで見やすいので、会議室にいる全員が時間を意識して会議に臨めます。

また、会議終了10分前からはアラートが鳴り、次の会議室の予約内容も表示されるので、

「時間内に終わらせないと」という意識が働いて延長を防止できます。

システムを使って、賢く簡単にタイムマネジメントをしてみてはいかがでしょうか？

今紹介した機能以外に、「空予約の自動キャンセル」など予約ルームズでできることは多いので、

お時間がある方はこちらもチェックしてみてください。

まとめ

いかがでしたでしょうか？

会議のタイムマネジメントを行うと、時間内に会議が終わるようになるだけでなく、

会議の効率化にもつながります。

タイムスケジュールを組んだり、ファシリテーターやタイムキーパーを割り振るのが大変、

即効性のあることから取り組みたい場合は、予約ルームズの導入もぜひご検討ください。

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最後までご覧いただきありがとうございました！