皆さんは会議をしていて、

「思っているより時間が足りない」

「議論が思ったように進まずに予定時間を過ぎてしまった」

という経験を一度はしたことがあるのではないでしょうか？

自分一人で仕事をしている時とは違って、複数人で話し合っていると

”つい時間を忘れてしまう”ものです。

ですが、会議は参加者全員の時間を奪うものでもあるので、

決められた時間内で会議の目的を達成することが重要です。

本記事では、会議室予約管理システム「予約ルームズ」を提供する弊社が、

会議室利用の効率化だけでなく、会議そのものの質を高めるサポートをする立場から

会議のタイムマネジメントを怠ることの悪影響と、賢いタイムマネジメントのコツをお伝えします。

「会議にまだ慣れていない」という方から「いつもの会議の質が悪い気がする」という方まで、

普段の会議で活かせる内容なので是非チェックしてみてください。

タイムマネジメントができていないとどうなるの？

会議のタイムマネジメントができていないと、下記3つのような悪影響が出ます。

会議の目的を達成できない

会議の目的は大きく以下の4つに分かれます。

・意思決定する

・報・連・相を行う

・アイデアを出し合う

・問題解決につなげる・理解促進を図る

会議のタイムマネジメントができないと、時間内にこれらの目的を達成するのは難しいです。

目標達成できないと、「会議をした意味がなかった」ということになりかねません。

会議参加者の集中力が下がる

会議のタイムマネジメントができていないと、

参加者も「まだ時間はあるし今意見を出さなくても大丈夫だろう」と気が緩みやすくなり、

集中力低下につながってしまいます。

また、ダラダラと話をする人が多くなってしまい、参加者全体の集中力が落ちるだけでなく、

会議のスムーズな進行にも影響が出てしまいます。

時間を延長して他の人にまで迷惑をかけてしまう

会議のタイムマネジメントができていないと、

「決めるべきことが決まらないから」と会議を延長し、参加者スケジュールを狂わせてしまいます。

また、会議室の次の予約が入っている場合は、

その人たちの会議開始も遅れてしまうなど多くの人に影響が出てしまいます。

タイムマネジメントのやり方

タイムマネジメントを怠ることによる悪影響を確認して

「自分の参加する会議にも当てはまっている」と思った方もいるのではないでしょうか？

でも大丈夫です！

次に紹介する3つのポイントを押さえると、

会議のタイムマネジメントがうまくできるようになります。

事前にタイムスケジュールを組む

会議が始まる間に、アジェンダに合わせて時間を割り振ることがおすすめです。

例えば1時間の営業会議の場合、

こんな形でざっくりタイムスケジュールを立てるだけでも会議を時間通りに進めやすくなります。

まずは会議のテーマに合わせてタイムスケジュールを組み、

参加者にも確認するところから始めてみましょう。

ファシリテーター・タイムキーパーをつける

会議の進行役を担うファシリテーターは会議の進行役だけでなく、

時間管理も担うので、会議のスムーズな進行が叶います。

また、議題の難易度が高くファシリテーターのやることが多い場合は、

別の人にタイムキーパー役を担ってもらうと時間管理がしやすくなります。

ファシリテーターやタイムキーパーがいない会議だと、

仮に延長しそうになっていても「なかなか言い出せない」という人も多いと思いますが、

役割を割り振られているとを気を遣わず時間を管理できるというメリットもあります。

これまでファシリテーターやタイムキーパーを決めていなかったという人は、

まずはこれらの役割の人を決めて会議をしてみるところから始めてみましょう。

システムで管理する

ストップウォッチを使うのも一つの手ですが、

「いちいち時間を入れるのがめんどくさい」「時間表示画面が小さくて残り時間がわからない」など

不都合も生じやすいです。

実際に私（筆者）の前職でも会議室にストップウォッチが置かれていましたが、

操作するのが面倒で誰も使わなくなっていました…。

このような状況におすすめなのが、会議室管理システムの活用です。

おすすめは「予約ルームズ」です！

予約ルームズを入れた端末を会議室におくだけで、

会議の予約時に入力した情報が反映され、残り時間が表示されます。

表示もシンプルで見やすいので、会議室にいる全員が時間を意識して会議に臨むことができます。

また、会議終了10分前からはアラートが鳴り、次の会議室の予約内容も表示されるので、

「時間内に終わらせないと」という意識が働いて延長防止につながります。

システムを使って、賢く簡単にタイムマネジメントをしてみてはいかがでしょうか？

予約ルームズの資料をもらう

まとめ

いかがでしたでしょうか？

会議のタイムマネジメントを行うと、時間内に会議が終わるようになるだけでなく、

会議の効率化にもつながります。

是非、この機会に会議のタイムマネジメントに取り組んでみてください！

また、記事内で紹介した「予約ルームズ」は、

面倒な手続きなしの14日間の無料トライアルを用意しております。

会議のタイムマネジメントはもちろんのこと、

会議室の予約もスムーズにできるようになるので、実際に使ってチェックしてみてください！

その前にまずは資料を見てみる

その他、株式会社RECEPTIONISTでは、会議室予約管理システムだけでなく、

受付システムの「RECEPTIONIST」と日程調整システムの「調整アポ」も提供しているので、

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