会議時間を短縮する4つのコツと、会議を効率化する方法を紹介
こんにちは、予約ルームズブログ編集部の湯川です！
皆さんは、
「会議が長くてうんざりする…。」
「業務が終わらないから、バレないように会議中に仕事を進めちゃおう」
という経験をしたことはありませんか？
私は会議が長すぎると疲れが顔に出るらしく、
よく「顔が死んでるけど大丈夫？」と指摘されていました…。
（…全然大丈夫じゃないですね。しゃきっとします…！）
必要以上に長い会議が発生している場合、
業務効率や集中力の低下を招く恐れがあります。
しかし、コツさえ掴めれば会議時間を短縮できます！
今回はすぐに実践できる時間短縮のコツを紹介しつつ、
システムを使ったやり方も紹介します。
「会議に時間を取られてコア業務がなかなか進まない」という方は、
この機会にぜひチェックしてみてください！
なぜ会議が長くなってしまうのか？
そもそも、なぜ会議が長くなってしまうのでしょうか？
合同会社Endian社による会議時間に関するアンケート（※）によると、
会社員の7割以上が、会議時間を「短縮したい」と思っているということがわかりました。
※参照：https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000036.000048100.html
日本企業の会議は、世界的にみるととても長く、
「儀式」とまで揶揄されるような会議形式となっていることが多いです。
会議時間が長くなる原因として、以下のような原因が挙げられます。
- 会議の参加メンバーが多すぎる
- もともとの会議の予定時間が長い
- 意思決定者が明確ではない / 不在
- 議題が前もって設定されていない
- 議題と関係ない話に脱線する
あくまで一例ですが、こういったことが原因となり、会議時間が長くなっています。
会議の時間を短縮する4つのコツ
会議の時間は、事前の決め事や準備によって短縮することができます。
以下では、時間短縮のコツ4つを紹介します。
（1）会議の数自体を減らす
ずばり、その会議は本当に必要な会議なのでしょうか？
定例だからと、毎週ダラダラ開催していませんか？
- 数字の報告など、ただの”情報共有の場”になっている
- 議題がずっと同じまま開催が続いている
- 会議の優先度が下がり、参加者がまばらになっている
このような会議の場合、チャットで連携したりなど別の方法へ変更し、
会議を精査することがおすすめです。
必要のない会議を減らすことで、
結果的に会議の時間を減らすことができます。
（2）議題（アジェンダ）を事前に共有
会議を短時間で行うためには、
「どのような目的で会議が開かれるのか」「会議で決定する・議論する内容は何か」
について、参加者全員で共通認識を持っておくことが重要です。
会議の目的や議題、それに付随する資料を事前に共有して、
参加者に確認してもらうようにしましょう。
参加者が会議の目的や議題を事前に把握しておくことで、
不要な説明や確認を省略することができ、会議時間を短くすることができます。
（3）進行役またはタイムキーパーを決める
議論が白熱したり、序盤の議題に時間がかかったりなどして、
後ろ倒しになってしまうことは往々に起こります。
そういったことを防ぐためにも、会議の進行役（ファシリテーター）を決めておき、
会議時間内に話し合いが終わるよう、時間をコントロールすることが重要です。
しかし、進行役は難易度の高い役割であるため、スムーズにいかないこともあるでしょう。
その場合は「議題Aは11:20まで。その後は議題Bを11:45まで」とあらかじめ時間を決め、
タイムキーパーを用意して時間を管理します。
強制的に時間を区切ることで、会議の間延びを防ぎ、延長を防止します。
慣れてくれば時間内で結論を出す、という意識が根付いてきます。
また、タイムキーパー用のアプリを活用するといった工夫もするとよいでしょう。
（4）意思決定方法をあらかじめ決めておく
議題によっては、意見がまとまらず会議が長引くこともあるでしょう。
それを防ぐためにも、意思決定の方法を事前に決めておくことが重要です。
- 最終的には意思決定者が判断する（担当責任者や上長など）
- 意見がまとまらない場合は多数決を取る
などのように、意思決定方法を事前に定めておくことで、
「会議で決まらない」ということを防ぎ、効率的に進めることが可能となります。
会議室予約システムで会議進行を効率化
事前の準備や工夫で会議時間を短縮することもできますが、
会議の効率化システムを利用するのも有効的な手段です。
会議時間のコントロールはもちろんのこと、
会議室の予約・利用状況を見える化し、
まるっと効率化できるのが会議室予約ステムの「予約ルームズ」です。
予約ルームズは、会議室予約や利用を可視化できるだけでなく、
会議のタイムマネジメントにも活用できるので、時間短縮も期待できます。
予約ルームズをインストールした端末を会議室内に設置することで、
会議の残り時間や次の予定が確認できるようになります。
画像のように、会議の終了時間が近づくと、
画面表示の変化とアラーム音で会議終了時間を知らせてくれます。
このようなシステムを利用することで、会議時間が伸びるのを防止できます。
会議時間の管理以外にも、全ての会議室に端末を設置すれば、
社内すべての会議室の利用状況や履歴をリアルタイムで確認することもできます。
時間通りに会議が終了しているか、どの会議が延長しているかなど、
会議室の利用状況を可視化できると、時間管理や短縮に役立てられますよ。
【利用企業の声】
予約ルームズを導入することで、空予約がなくなって会議室の無駄遣いが減ったり、
退室アラームが鳴ることで会議の延長が無くなったりと、会議室の管理意識向上に繋がっています。
会議室の利用状況を可視化すると、
会議時間の短縮や効率化を図ることができるのでおすすめです。
今ご紹介した予約ルームズの機能は、こちらのページに一覧でまとまっていますので、
お時間ある方はぜひご覧ください。
会議時間を短縮してやるべき業務を前進させる
会議は事前準備やルールがないと、時間が長くなってしまいがちです。
今回紹介したような会議ルールの設定やシステム導入とで、
会議時間を短縮し、本来やるべき業務をスムーズに進めることができるでしょう。
一見遠回りに見えますが、会議の時間短縮は仕事全体の生産性アップに直結するので、
この機会にぜひ自社の状況を見直してみてはいかがでしょうか？
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