会議室の予約管理システム「予約ルームズ」

会議室の予約管理システム

なぜ会議が長くなるのか?時間短縮のコツと会議自体を効率化する方法

毎週の会議が長くてうんざりする…。
業務が終わらないから会議中にこっそり仕事を進めちゃおう
会社員なら一度はこういったことに遭遇し、
会議にうんざりした経験はあるのではないでしょうか?
必要以上に長い会議が発生している場合、社内の生産性低下や業務効率の低下を招いてしまう恐れがあります。
いくつかのポイントを押さえることで、会議時間は短縮することができるので、そのコツを紹介していきます。

なぜ会議が長くなってしまうのか?

そもそもなぜ会議が長くなってしまうのでしょうか?
合同会社Endian社による会議時間に関するアンケートによると、
会社員の7割以上が、会議時間を「短縮したい」と思っているということがわかりました。
日本企業の会議は、世界的にみるととても長く、ともすれば「儀式」とまで揶揄されるような会議形式となっていることが多いです。
会議時間が長くなる原因として、以下のような原因が挙げられます。

 

  • 会議の参加メンバーが多すぎる
  • 会議の設定時間が長い
  • 意思決定者が明確ではない / 不在
  • 議題が設定されていない
  • 議題と関係ない話に脱線する

 

あくまで一例ですが、こういったことが原因となり、会議時間が長くなってしまっていると言えます。

会議の時間を短縮するコツ

先程挙げたような原因は、事前の決め事や準備によって解消することができます。
会議時間を短縮するコツをいくつか紹介します。

 

そもそも会議の数を減らす

そもそも本当に必要な会議なのでしょうか?
定例だからつい毎週のようにダラダラと会議を行なっていないでしょうか?

 

  • 数字の報告など、ただの”情報共有の場”になっている
  • 議題がずっと同じまま開催が続いている
  • 会議参加の優先度が下がり、参加者がまばらになっている

 

こういった会議の場合、会議ではなく別の方法へ変更し、会議を減らした方がいいでしょう
eコマースプラットフォームを展開する『Shopify』は2023年に入り、社内の会議帯を大幅に変更。3人以上の定例的な会議を削除および今後の会議廃止などを決定しました。
同社のCEOはTwitterにて「Meetings are a usually a bug.(会議はバグです)」と発言し、バグの修正として会議の廃止を進めていくと述べています。
会議を完全に無くすのは現実的ではありませんが、必要のない会議は減らす努力をしていくべきでしょう。

 

議題(アジェンダ)を事前に共有

会議を短時間で行うためには、「この会議はどのような目的で開かれるのか」「会議で決定する・議論する内容は何か」を参加者全員が共通認識を持っておくことが重要です。
会議の目的や議題、それに付随する資料を事前に共有して、参加者に確認を依頼しましょう。
参加者が会議の目的や会議全体の議題を事前に把握しておくことで、不要な説明や確認を省略することができ、会議時間を短縮することができます。

 

進行役またはタイムキーパーを決めて会議時間を管理

議論が白熱した場合など、用意した序盤の議題に時間がかかり、後半の議題が後ろ倒しになってしまう、といったケースは往々にして起こります。
そういったことが起こらないためにも、会議の進行役(ファシリテーター)を決めておき、会議時間内で全ての議題を議論できるよう、時間をコントロールすることが重要です。
しかし、進行役を務めるにも技術や経験が求められ、スムーズにいかない場合もあるでしょう。

その場合は「議題Aは11:20まで。その後は議題Bを11:45まで」とあらかじめ時間を決めておき、タイムキーパーを用意して時間を管理します。
強制的に時間を区切ることで議論が延びることを防ぎ、会議時間の延長を防止します。慣れてくれば時間内で結論を出す、という意識が根付いてくるでしょう。
タイムキーパー用のアプリを活用するといった工夫もするとよいでしょう。

 

意思決定方法をあらかじめ決めておく

議題の内容によっては、意見がまとまらず会議が長引いてしまう、ということもあるでしょう。
それを防ぐためにも、意思決定の方法を事前に決めておくことが重要です。

 

  • 最終的には意思決定者が判断する(担当責任者や上長など)
  • 意見がまとまらない場合は会議内で多数決を取る

 

などのように、意思決定方法を事前に定めておくことで「会議で決まらない」ということを防ぎ、会議を効率的に進めることが可能となります。

会議室管理システムで会議運営を効率化

事前の準備や決め事により会議時間を短縮することが可能ですが、それ以外にも会議の効率化システムを利用するのも1つの手段です。
会議時間をコントロールする他、会議室の利用状況や予約状況を可視化し、会議運営全般の効率化に役立つのが、会議室管理システムの『予約ルームズ』です。

 

予約ルームズ

 

予約ルームズは、会議室利用にまつわるあらゆることを可視化できる会議室管理システムで、会議時間の短縮にも効果的です。
予約ルームズを入れた端末を会議室内に設置することで、会議の残り時間や次の予定が端末で確認できるようになります。

 

予約ルームズ_タイマー機能

 

画像のように、会議の終了時間が近づくと、画面表示の変化とアラーム音で会議終了時間を知らせてくれます

このようなシステムを利用することで、会議時間が伸びてしまうのを防止できます。
会議時間の管理以外にも、全ての会議室に端末を設置すれば、社内すべての会議室の利用状況や履歴が一覧で確認できます。設定時間通りに会議が終了しているか、延長している会議に共通点はあるかなど、会議室の利用状況が可視化できることで、会議全体の時間管理や短縮の手立てを打つことができます。

 

【利用企業の声】

予約ルームズを導入することで、空予約がなくなって会議室の無駄遣いが減ったり、退室アラームがなることで会議の延長が無くなったりと、会議室の管理意識向上に繋がっています。

 

導入事例|三井デザインテック株式会社

 

 

会議室の利用状況を可視化することで、会議時間の短縮や効率化を図ることができるので、おすすめです。

 

予約ルームズの資料をみてみる

会議時間を短縮してやるべき業務を前進させる

社内で議論することにより、業務を前に進めるために行うのが会議の主な目的ですが、その会議1つとっても、事前準備やルールがないとどうしても会議時間が長くなってしまいがちです。
今回紹介したような会議ルールの設定や、システム導入をすることで、会議時間を短縮して本来やるべき業務を円滑に進めることができるでしょう

詳しくは、
詳細な機能と料金がわかる資料

基本的な機能はもちろん、サポートの内容など詳しくご紹介しています。
サービス導入を検討されている方にぜひご覧いただきたい資料になります。

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