こんにちは、予約ルームズブログ編集部の湯川です！

新年度になり少し時間が経ちますが、皆さんどのようにお過ごしですか？

私は通勤電車がいつも以上に混んでいるせいで、出社するだけでヘトヘトになっています…（涙）

やっぱり、4月は出社している人が多いですね…。

この出社する人が多い時期、オフィスではあるトラブルが発生しやすいのですが、

皆さんは何かかわかりますか？

そうです！会議室にまつわるトラブルです（勝手に誘導してすみません）

特に厄介なのが「会議室の利用延長」で、まだ話したことない人に向かって、

「その会議室は、私が次に使うので時間を守ってください」とは言いづらいもの。

実際に、全国の一般社員400名に行った”会議室の利用実態に関するアンケート”でも、

注意しづらいと感じている人が多いことや、

タイムマネジメントに関する意識のばらつきがあることがわかってきました。

そこで今回は、「会議室の利用延長」にストレスを感じている方へ、

どれほど問題が起こりやすい状況か知っていただくために、アンケート結果を紹介します。

また、弊社での解決策も簡単に紹介するので、ぜひこちらもご覧ください。

「会議の延長」を注意したくてもできない人は6割

「会議室の利用延長」に課題を感じると回答した人に、

会議を延長した人に注意をしたことがあるか聞きました。

すると「注意をしようと思っている」人は合計で9割となり、

ほとんどの人は改善意欲があることがとわかりました。

しかし、6割の人は「注意をしたことはないけど、本当はしたいと思っている」と回答しており、

「言いたくても言えない」状況にあることが推測できます。

私の前職では、上司がよく利用時間を延長していたのですが、

注意するのは申し訳なく感じて見てみぬふりをしていました…。

同じように、上司や目上の方は特に注意しづらいと感じている方が多いことが予想されます。

「会議室の利用時間」を意識していない人が3割

「会議室の利用延長」の原因である、タイムマネジメントの意識を調査したところ、

3割の人は利用時間を意識していないことがわかりました。

意識せずとも、時間通り会議を進められれば良いですが、

会議の延長で参加者の予定が狂ったり、次の会議室利用者に迷惑をかける可能性があります。

私の前職でも、会議室内にストップウォッチが置いてありましたが、

使っている人はごく一部で、ほとんどの人はパソコンの時刻を見つつ感覚で会議をしていました。

私もストップウォッチを使わずに、なんとなく会議を進めながら、

終盤からパソコンの時刻で時間調整する”なんちゃってタイムマネジメント”をしていましたね…。

このように、会議室の利用時間を意識しているようで実はしていない人が一定数いることで、

今回のような結果が出ていると予想されます。

「会議室の利用延長」を解決する5つの方法

アンケート結果からもわかるように、タイムマネジメントができていない人のせいで

「会議室の利用延長」が発生し、「注意したくてもできない」状況を作り出しています。

課題を感じている人が我慢してその場をやり過ごすこともできますが、

ストレスが溜まるだけでなく、自分の会議の時間が短くなったり、

時にはお客様をお待たせしてしまったりと、悪影響が出るかもしれません。

そのため、しっかりと「会議室の利用延長」を解決していくことが重要です！

以下では、5つの解決策を紹介します。

（1）会議時間と議題数のバランスを調整する

会議時間を先に押さえてから、議題をなんとなく決めて会議することが多いと思いますが、

これでは必要以上に議題数が増えて時間が足りなってしまいます。

1つの議題につき30分の想定で、先に議題を決めてから時間を設定すると、

十分に議論できていない状態をなくすことができ、延長もなくすことができます。

（2）参加者を減らす

1つの会議に5人以上参加することもよくあると思いますが、

円滑なコミュニケーションが取れなかったり、話が脱線したりして延長につながってしまいます。

内容にもよりますが、参加者は4人くらいに抑えると、

話がまとまり、不要な延長をなくすことができます。

参加者は議題に直接関係のある人や、その議題の責任者に限定することで、

無理なく人数を減らすことができますよ。

（3）参加者に事前準備を促す

資料に目を通したりせず、ぶっつけ本番で会議に参加する人が多いと、

ディスカッションの質が下がり、スムーズな進行ができずに延長につながることがあります。

参加者に対し、事前に準備しておいてほしいことをアナウンスすると、

何も準備しない人を減らすことができます。

これにより、スムーズに会議が進行し、延長をなくすことができます。

また、事前アナウンスによって、参加者も会議の目的や資料に目を通すようになるので、

質の高い意見が出やすくなり、会議全体のクオリティアップにもつながりますよ。

（4）ファシリテーターをつける

ファシリテーターをつけず、なんとなく会議を進めているせいで、

話し合いのメリハリがなくなり、延長することもあります。

会議主催者や、議題に一番関係のある人がファシリテーターとなり、

会議の目的を確認したり、社歴や役職にとらわれずフラットな立場で意見を求めると、

会議がスムーズに進み、延長をなくすことができます。

ファシリテーターと議事録担当が兼任になることも多いですが、

ファシリテーター自体やることが多いため、うまく役割分担することがおすすめです。

（5）時間管理を行う

これまでの会議での経験値に頼って、感覚で会議の時間管理をしていると、

気づかぬうちに延長してしまいがちです。

議題や会議のフローに合わせてあらかじめ時間配分をしておくと、

スムーズな会議進行を実現でき、延長をなくすことができます。

とは言っても、議論に集中して時間を忘れてしまったり、

時間を気にしすぎると「早く終わってほしい」と思われそうで、

あまり時計を見れないということもありますよね。

うまい立ち回りを求められる皆さんに、

時計に頼りすぎずにタイムマネジメントをする方法を紹介します！

会議参加者の顔色と時計を見ずに延長をなくすには

会議室予約システム「予約ルームズ」を使うと、

時計を都度確認しなくても、簡単にタイムマネジメントできるようになります。

予約ルームズをインストールした端末を会議室に設置すると、会議の残り時間が表示されます。

そして、終了10分前からは定期的にアラートが鳴るようになるため、

「うっかり時間を忘れて延長してしまった…」ということもなくなります。

「時間が迫っていることを自分から言い出しづらい」という方に代わって、

角を立てずに諭すことができますよ。

実際に、予約ルームズを利用されているお客様からも

「お客様が来訪される会議で、終了時間をさりげなく伝えることができて助かっている」

という声もいただいております。

会議のタイムマネジメントについて、全部自分でなんとかしようとせず、

たまにはシステムに頼って楽をするのもおすすめです！

予約ルームズの資料をみてみる

まとめ

いかがだったでしょうか？

今回の内容をまとめると以下3点になります。

・「会議の延長」を注意したくてもできない人は6割おり、もどかしい思いをしているのではないか

・「会議室の利用時間」を意識していない人は3割おり、延長の原因になっている可能性がある

・「会議室の利用延長」はちょっとした工夫やシステムに頼ることで解決できる

「会議室の利用延長」を指摘しづらいと感じている方や、

タイムマネジメントに自信がないと感じている方にとって、

本記事が現状を好転させるきっかけになれば幸いです。

最後までご覧いただきありがとうございました！

＜調査概要＞

調査対象：全国の企業に勤めている20〜60代の一般社員（男女）

調査方法：インターネット調査

有効回答数：400名

調査実施日：調査実施日：2023年1月30日〜31日