こんにちは、予約ルームズブログ編集部の湯川です！！

皆さんは、Googleカレンダーで会議室（施設）を予約する際、スムーズにできていますか？

普段なんとなくGoogleカレンダーをいじっているだけで、

正しい手順を確認したことがない方、意外と多いと思います。

そこで今回は、Googleカレンダーを使った会議室予約方法と、重複予約を防ぐコツを解説します。

さらに、Googleカレンダーと連携して作業効率をUPするシステムも紹介します！

「Googleカレンダーをもっと有効活用したい！」という方や、

「Googleカレンダーを使って会議室管理を効率化したい！」という方は、

この機会にぜひご一読ください。

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Googleカレンダーで会議室を予約する方法

Googleカレンダーで会議室を予約するのは簡単です！

1.会議室をすぐに予約できる状態か確認

まずはGoogleカレンダーを開き、会議室を使いたい日時を選択しましょう。

もし以下の予定作成画面が表示された際に、「場所を追加」しか表示されない場合は

まだリソース（※）の登録ができていません。

※会議室、電話ブース、社用車などの社内共有設備のこと

その場合は、管理者に依頼してリソースを登録する必要があります。
リソース登録の方法は、次の「2.リソースの登録」で説明します。
 
「会議室または場所を追加」と表示されている方は、「3.会議室を予約」へ進んでください。
 

2.リソースの登録

※以下の作業はGoogle Workspaceの管理者が行う必要があります。

①管理コンソール（https://admin.google.com/）にログインし、
画面左上の三本横線で表示されたメニューアイコンをクリックして下さい。

②次に 「ディレクトリ」をクリック
 

③「ビルディングとリソース」の中にある
 
④「リソースの管理」を選択して、以下の画面を開きましょう。

⑤「ビルディングを追加」をクリックし、
階数も含めた建物の情報を登録します。

続いてプラス（＋）アイコンをクリックし、以下のリソースの追加画面を開きましょう。

カテゴリから、会議に使用されるリソースには「会議スペース」を、

社用車など会議に使用されないリソースには「その他」を選択してリソースを追加します。

ここまでの操作が完了すると、

以下のように予定追加画面から「会議室または場所を追加」と表示されるようになり、

「会議室を追加」メニューが選択できるようになります。

3.会議室を予約

予定作成画面から「会議室を追加」を選択し

以下の画面を開きましょう。

候補または検索窓から、使いたい会議室やリソースを選択して下さい。

画面左上の「すべての会議室とリソース」横の矢印をクリックし、

予定の作成画面に戻ったら「保存」をクリックするとリソース予約が完了します。

念のため、Googleカレンダー上の予定をクリックし、

予約したリソースが表示されるかをチェックすると良いでしょう。

※出典：Google Workspace 管理者 ヘルプ「ビルディング、設備や機能、カレンダー リソースを作成する」 

Googleカレンダーで会議室の予約状況を確認する方法

Googleカレンダーでは、

会議の予定だけでなく会議室の予定（予約状況）を確認することもできます。

画面左下にある「他のカレンダー」のプラス（＋）アイコンをクリックし、

「リソースのブラウジング」を選択しましょう。

すると、登録したリソースの一覧画面が開くので、

空き状況を確認したいリソースのチェックボックスをオンにしてカレンダー画面に戻りましょう。

マイカレンダーリストに先ほど選択したリソースが追加され、

その日の予定と空き状況を一覧で見ることができます。

お客様の来訪や1on1など、

確実に会議室を確保しなければいけない時などに便利な機能です。

Googleカレンダーのよくあるトラブル「予約重複」とは？

操作性が良く、慣れれば誰でも簡単に会議室を予約できるGoogleカレンダー。

ですが、1つの予定に対し、

複数の会議室を押さえてしまう「予約重複」が発生しやすいのが難点です。

誤って予約重複してしまったら、利用しない会議室にカーソルを合わせ

削除ボタンをクリックすれば重複解除できます。

 【オススメ】Googleカレンダーの会議室予約や管理を効率化する方法

会議室予約システム「予約ルームズ」とGoogleカレンダーを連携すると、

細かい操作なしで「会議室の予約状況」が即座に確認できるようになります！

以下のように、予約ルームズの管理画面では

会議室予約・利用状況をリアルタイムで把握することができます。

予約ルームズ上で会議室を予約しても、Googleカレンダーに即時反映されるので、

“Googleカレンダーをメインに使いたい方”には不便なくお使いいただけます。

また、会議室の空予約を自動キャンセルし「使える会議室」として解放したり、

終了前のアラート機能で会議室利用の無断延長を防ぐこともできます。

会議室の予約だけでなく、利用マナー向上も叶えることができます。

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実際に、三井デザインテック株式会社様でも、

「空予約がなくなって会議室の無駄遣いが減ったり、

退室アラームがなることで会議の延長が無くなったりと、

会議室の管理意識向上に繋がっています。」

とのお声をいただき、その効果を実感いただいております。

⇒導入事例：三井デザインテック株式会社

まとめ

いかがだったでしょうか？

Googleカレンダーは誰でも簡単に使いこなすことができますが、

予約ルームズのようなシステムと連携することで、さらに効率性が上がります。

会議室予約など単純な作業を効率化したい方は、

この機にぜひ連携システムの導入も検討してみて下さい。

最後までご覧いただきありがとうございました！

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