こんにちは、予約ルームズブログ編集部の湯川です！

フリーアドレス下で働いている皆さん、

「誰がどこにいるのかわからない」

「人気な席とそうでない席の偏りが大きくなっている」

と感じていませんか？

会議室や座席の予約管理システム「予約ルームズ」を提供する弊社でも、

フリーアドレス化によって「一人で会議室を独占してしまう人がいて困る」など

座席管理に関する課題をお持ちの方からの声が多く寄せられています。

この問題は、座席管理をシステム化することで解決できます。

本記事では、フリーアドレスの座席管理をシステム化するメリットと

座席管理システムの選び方を解説した後に、

おすすめの座席管理システム5つをご紹介します。

フリーアドレス管理や取次を行う方、

フリーアドレスの中でも効率的に働きたい方はぜひご覧ください！

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フリーアドレスの座席管理をシステム化するメリット

オフィスでフリーアドレスを管理する際は、

フリーアドレスの座席管理をシステム化すると管理の効率化ができます。

座席管理をシステム化することで得られるメリットは、以下の4点です。

・人を探す時間の削減

・座席の利用率の向上

・オフィス利用の効率化

・グループでの座席確保効率化

それぞれ詳しく解説します。

(1)人を探す時間の削減

座席が決まっている場合は、特定の人を探すのに大きな手間はかかりません。

しかし、座席の決まっていないフリーアドレスの場合、誰がどこに座っているのか、

そもそも出社しているかも分からないため、人を探すのにも一苦労です。

座席管理システムを導入していれは、座席の利用状況や予約状況をひと目で確認できます。

人名での検索もできるため、特定の人が今どこにいるかもすぐに確認でき、

人を探す無駄な時間を削減することができます。

(2)座席の利用率の向上

座席管理システムには、座席の利用実績が蓄積されているので、

利用率の向上施策を検討することが可能です。

例えば空席が多い場合は、座席を削減し、

オフィススペースを縮小して会議室に転用するといった対策ができます。

逆に空席が少なく人が溢れそうなら、オフィススペースの拡充が図れます。

従業員側からすると、空席を効率良く確認・確保できるため、

利便性が向上してオフィスを利用しやすくなるというメリットを感じることができます。

(3)オフィス利用の効率化

座席管理システムの中には、備品管理や会議室予約の機能を備えたものもあります。

これらの機能を活用することで、オフィス全体の利用効率化を図ることができます。

(4)グループでの座席確保効率化

開発チームなど、チーム間での密なやりとりが必要な場合には、

グループでまとめて席を確保しやすい点も、座席管理システム導入のメリットです。

人数が増えれば増えるほど、まとまった席の確保は難しいものですが、

事前予約をすることでより手軽にグループ単位の座席を確保できます。

フリーアドレスの座席管理システムの選び方

オフィスのフリーアドレス管理用に座席管理システムを選ぶ際は、

いくつか確認したいポイントがあります。

選ぶときのポイントは、以下の3点です。

・着席時の登録方法

・自社のフリーアドレス管理に合った機能があるか

・在宅勤務・テレワーク中の従業員管理も必要か

各ポイントについて、以下で詳しく解説します。

(1)着席時の登録方法

座席に着席したときの登録方法には、主に以下があります。

・スマホアプリから登録

・出社時にエントランスの端末から登録

・IC社員証を使う

・スマホでQRコードを読み取る

・スマホ搭載のICカード機能を使う

従業員全員が社用のスマートフォンを持っている場合は、スマホアプリからの登録が便利です。

IC社員証がある場合は、社員証を着席登録に使用できると便利です。

このように、自社の状況から、

最適な着席登録方法を提供している座席管理システムを選びましょう。

(2)自社のフリーアドレス管理に合った機能があるか

自社のフリーアドレス管理は、どのような方針で運営されているのでしょうか。

例えば部課長以上の役職者用の席が決まっている場合は、

固定の座席を指定できる機能を持つ製品を選ぶ必要があります。

逆に固定の席を設けたくない場合は、座席を自動選択する機能や

連続して同じ座席を選べないようにするオプションのある製品がおすすめです。

(3)在宅勤務・テレワーク中の従業員管理も必要か

そもそもオフィスのフリーアドレス管理が必要になった原因として、

在宅勤務やテレワークをする従業員が増えたこともあるのではないでしょうか。

そのようなオフィスでは、在宅勤務・テレワーク中の従業員も管理できる機能があると便利です。

出社していなくても在宅勤務中かどうかが確認できるだけで、

探す手間が省けるなど利便性が向上します。

フリーアドレスの座席管理におすすめのシステム5選

ここからは、おすすめの座席管理アプリを5製品ご紹介します。

自社の状況にマッチした製品を選び、フリーアドレス管理の効率化を実現しましょう。

(1)「予約ルームズ」受付システムとの連携でオフィス業務をまるっと効率化

会議室や個人ブース用の座席管理に利用でき、

スマホアプリからも利用可能な座席管理システムです。

座席の着席・退席はQRコードや端末から直接入力することもでき、

入力した内容はスマホやPCの管理画面に即時反映されるので、

リアルタイムの利用状況を確認できます。

さらに、座席や会議室の利用時間のカウントダウンや次の予約を通知する機能もあり、

時間通りの利用を促すことができます。

クラウド受付システム「RECEPTIONIST」とも連携でき、

利用する会議室の端末にはお客様が到着されたという通知が届くことで、

直前の利用者の延長を防いでお客様をスムーズに案内することができます。

また、受付の自動化による有人対応の削減など、受付業務の効率化も同時に叶えられます。

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(2)「Workstyle OS」貸し会議室対応で料金設定も可能

Web・iPad・スマートフォンから座席予約ができる座席管理システムです。

チェックインは手軽にQRコードで行えるほか、会議室予約も可能です。

スペース料金設定機能があり、利用履歴から請求書作成もできます。

(3)「せきなび」座席図レイアウトや従業員のプロフィールが見やすい

座席図レイアウトの見やすさや、

従業員のプロフィール閲覧のしやすさなどが特徴の座席管理システムです。

退席時のステータスや位置情報は、設定した時間がきたら自動的にリセットされるので、

退席処理を忘れて情報が残ったままになる心配もありません。

(4)「SEKIDOKO」複数フロアにも対応したフリーアドレス管理システム

在席状況が確認しやすいフリーアドレス管理システムです。

専用アプリもあり、複数フロアにも対応しています。

座席予約はもちろん、座席のステータス表示や柔軟なレイアウト変更にも対応。

利用履歴も確認できるので、オフィスの利用率をより高める施策を検討できます。

(5)「Colorkrew Biz」勤怠や備品の管理もできる

勤怠や備品の管理もできる多機能な座席管理システムです。

トライアルプランがあり、気軽に使用感を確認できます。

多言語対応もしているので、日本語以外の表示にしたい場合にもおすすめです。

通知機能はプレミアムプラン1以上となる点には注意が必要です。

フリーアドレスの座席管理にシステムを導入する際の注意点

最後に、フリーアドレス管理用に座席管理システムを導入する際に

注意するべき2つのポイントをご紹介します。

座席管理システム導入前に確認してみてください。

(1)予算に見合う費用かどうかを確認

座席管理システムの多くは月額費用がかかります。

座席管理システムに利用できる予算内に収まるかどうかを確認しましょう。

必要な機能があり、予算内に収まるかどうかを確認するだけでも、候補はかなり絞られます。

(2)利用する従業員のITリテラシーレベルにあっているか

日頃パソコンの操作に慣れない従業員の多い職場では、

着席・退席操作や座席予約の方法がシンプルな製品を選びましょう。

複雑な操作が必要な製品を選ぶと、使いこなせない従業員が勝手に座席を利用するようになり、

システムを導入した意味がなくなってしまいます。

まとめ

いかがだったでしょうか？

フリーアドレスの管理には、座席管理システムを活用すると便利です。

すでにフリーアドレスを取り入れている企業の方も検討中の企業の方も、

自社のフリーアドレス管理方針や予算などを複合的に検討して、

自社に合った製品を選ぶことがおすすめです。

また、個人の座席管理とセットで会議室の空き状況も管理を行うと、

オフィス業務をさらに効率化できますよ。

ぜひこちらもご検討ください！

最後までご覧いただきありがとうございました。

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