会議室や商談ブース、大学の教室など、共同スペースの予約をツールで管理するのが主流になってきているものの、エクセルで管理しているという会社もまだ多いのではないでしょうか？

エクセルで管理している理由に

「会議室や利用する人がそこまで多くないからエクセルでも十分」

という部屋数や人数の話もあると思いますが、

「前々からエクセルで管理しているので、やり方を変えようと思ったことがない」

と特に関心を持ったことがないという人が圧倒的に多いのが事実です。

ただ、関心はなくても

「会議が多いので、毎回入力するのが面倒」

「入力にミスがあって会議室を思い通りに使えなかった」

と思ったことがある人が多いのも事実であり、小さなストレスとして積み重なっています。

今回はエクセルでの管理のイライラから開放されるために、メリット・デメリット、適否それぞれのケース、楽する方法をお伝えします。

エクセルで会議室予約管理をするメリット・デメリット

エクセルで管理するメリットは

①誰でも簡単に管理できること

②記録を残せること

です。

特に①については、新しいツールに馴染みのない年配の方が多い会社では、エクセルの方が使いこなせる人が多く、運用もしやすいです。

逆にデメリットは

①入力の手間がかかること

②人的ミスが起きやすいこと

③管理者の負担が大きくなること

です。

特に③については、総務など特定の方が管理する場合も多いため、作業が属人化しやすいです。

現状がメリットとデメリット、どちらの方が大きくなっているか見直すことが大切です。

エクセルが適しているケース・適していないケース

エクセルでの管理が適しているのは、会議室の数が少ない（〜3部屋程度）、従業員数が少ない（〜15名程度）ケースです。

逆に適していないのは上記の裏返しで、会議室の数が多い（3部屋以上）、従業員数が多い（15名以上）ケースです。

もちろん目安より多くても、ルールをしっかり設定して運用できている場合は、問題なく管理できると思います。

ですが、部屋数や人数が増えると管理が煩雑になり、ミスも起きやすくなります。

社内会議ならまだしも、入力ミスのせいで会議室が使えずお客様をお待たせしてしまう、など取り返しのつかないことになる可能性もあるので注意が必要です。

また、ミスが積み重なるとイライラして気持ちよく働けなくなってしまうので、予防できるイライラは仕組みで解決できるとみんな快適に過ごすことができます。

エクセルよりも簡単＆ミスも減らせる方法

エクセルより簡単に管理できて、ミスも減らすことができ、結果イライラも減らすことができる方法としておすすめなのはツールを使う方法です。

GoogleカレンダーやOutlookなどのツールは、予定を入れられるだけでなく、会議室を登録して予約管理することができます。

ですが、エクセルで管理している会社こそ「ツールが苦手」という人が多いと思います。

そんな方におすすめしたいのは『予約ルームズ』というツールで、機能や見た目がシンプルで、誰でも使いやすいのでおすすめです。

会議室の使用状況がリアルタイムでわかり、空いている部屋を直感的に探しやすいので、ツールを使いこなせる自信がないという人でも簡単に予約を取ることができます。

また、GoogleカレンダーやOutlookとも連携可能なので、予定にも会議室の予約を反映することができて便利です。

実際に導入されているお客様からは、「会議の予定は基本Googleカレンダーを使っているから、メインのツールを変えずに会議室管理ができるのは便利」という声もいただいております。

このように、ツールを賢く使って省エネで運用するのも良いですよね。

エクセル管理のケースと照らし合わせつつ、ツール導入も選択肢に入れてみるのはいかがでしょうか？

まとめ

エクセルでの管理が自分の会社に合っているかどうか、今一度見直す機会になれば幸いです。

また、エクセルは面倒だけど「いきなりツールを導入するのはハードルが高い」という方には、予約ルームズの14日間の無料トライアルがおすすめです。

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