エクセルで会議室を予約管理するのはもう古い？もっと楽して効率化する方法を紹介
こんにちは、予約ルームズブログ編集部の湯川です！
皆さんは、会議室や商談ブース、大学の教室などをどのように管理していますか？
共同スペースの予約はツールで管理することが主流になってきていますが、
エクセルで管理しているケースもまだまだ多いです。
エクセルで管理している理由は
「会議室数や利用人数が多くないからエクセルでも十分」
という部屋数や人数の話もあると思いますが、
「前々からエクセルで管理しているので、やり方を変えようと思ったことがない」
と”そもそも関心を持ったことがない”という人が圧倒的に多いのが事実です。
ただ、関心はなくても
「会議が多いので、毎回入力するのが面倒」
「入力にミスがあって会議室を思い通りに使えなかった」
と感じた人が多いのも事実であり、小さなストレスとして積み重なっています。
本記事では、会議室予約システム「予約ルームズ」を提供する弊社が、
エクセル管理のメリット・デメリット、楽する方法をお伝えします。
「もっと効率的に会議室を管理したい」と思っている方は、
ぜひチェックしてみてください！
会議室予約管理をエクセルで行うメリット・デメリット
エクセルで管理するメリットは
(1)誰でも簡単に管理できること
(2)記録を残せること
です。
特に(1)については、新しいツールに馴染みのない年配の方が多い会社では、
エクセルの方が使いこなせる人が多く、運用もしやすいです。
逆にデメリットは
(1)入力の手間がかかること
(2)人的ミスが起きやすいこと
(3)管理者の負担が大きくなること
です。
特に(3)については、総務など特定の方が管理する場合も多いため、作業が属人化しやすいです。
現状がメリットとデメリット、
どちらの方が大きくなっているかを見直すことが大切です。
エクセルが適しているケース・適していないケース
エクセルでの管理が適しているのは、
会議室の数が少ない（〜3部屋程度）、従業員数が少ない（〜15名程度）ケースです。
逆に適していないのは上記の裏返しで、
会議室の数が多い（3部屋以上）、従業員数が多い（15名以上）ケースです。
もちろん目安より多くても、
運用ルールをしっかり設定して運用できていれば問題なく管理できると思います。
ですが、部屋数や人数が増えると管理が煩雑になり、ミスも起きやすくなります。
入力ミスのせいで会議室が使えずお客様を待たせしてしまうなど、
取り返しのつかないことになる可能性もあるので注意が必要です。
また、ミスが積み重なるとストレスも溜まるので、
予防できるイライラは仕組みで解決するのがおすすめです。
エクセルよりも簡単＆ミスを減らせる方法
エクセルより楽に管理できる方法として、おすすめなのはツールを使うことです。
GoogleカレンダーやOutlookなどのツールは、
予定を入れられるだけでなく、会議室を登録して予約管理ができます。
ですが、エクセルで管理している会社こそ「ツールが苦手」という人が多いと思います。
会議室予約管理ツールの「予約ルームズ」なら、
見た目や機能がシンプルなので、誰でもすぐに使いこなすことができます。
会議室の使用状況がリアルタイムでわかり、空いている部屋を直感的に探しやすいので、
ツールに苦手意識がある人でも簡単に予約を取ることができます。
また、GoogleカレンダーやOutlookとも連携可能なので、
会議室の予約をカレンダーに自動反映できて便利です。
実際に 予約ルームズを導入されているお客様からは、
「基本Googleカレンダーを使っており、メインのツールを変えずに会議室管理ができて便利」
という声もいただいております。
このように、ツールを賢く使って省エネで運用するのも良いですよね。
エクセル管理のケースと照らし合わせつつ、
ツール導入も選択肢に入れてみるのはいかがでしょうか？
まとめ
会議室の予約管理にエクセルを活用する方法や、
メリット・デメリットを紹介しましたが、参考になりましたでしょうか？
本記事が、エクセル管理が自分の会社に合っているかどうか、
今一度見直す機会になれば幸いです。
会議室の予約管理をデジタル化して効率化を測りたい方は、
会議室予約システムの活用もぜひご検討ください！
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