教員が授業で使用する教室を予約したり、生徒がゼミなどで教室を予約したりする上で、課題が生じている大学も多いのではないでしょうか。

教室予約システムを使用することで、大学が抱える課題を解決できる可能性があります。

当記事では、大学の教室予約における課題や教室予約システムの概要、おすすめのシステムなどについて解説します。

記事を読むことで、大学の教室予約をスムーズに行いやすくなるでしょう。

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大学の教室予約でよくある課題

大学の教室予約でよくある課題は、以下のとおりです。

・予約が埋まりやすい

・授業やイベントごとに適切な教室を選ばなければならない

・大学内のシステムでは利用者ごとの予約制限ができない

・教室変更が生徒に伝わっていない

1つ目の課題は、予約が埋まりやすいことです。

大学は利用者の人数が多いため、利用したいと思った教室がすぐに埋まってしまいやすいというデメリットがあります。

使いたい教室がすぐに利用できないと、生徒の学業や研究に支障を及ぼしてしまうことになるでしょう。

2つ目は、授業やイベントごとに適切な教室を選ばなければならない点です。

多くの生徒が出席する授業であれば大きな教室、画面を中心に使う授業であればモニターのある教室など、授業やイベントの性質ごとに適切な教室を選ぶ必要があります。

大学内のシステムを使っていると、授業やイベントに合った教室をスムーズに選択しにくいこともあるかもしれません。

3つ目は、大学内のシステムでは利用者ごとの予約制限ができない点です。

大学の予約システムの中には、利用者ごとの予約制限が行えないものも数多く存在します。

こうした事情から、生徒がゼミで教室を利用する際は、受付で大学スタッフに代理で予約してもらうという手段をとっている大学もあります。

このような予約方法は手間がかかりやすく、生徒にとっても大学スタッフにとっても不便なものです。

双方がより快適に使用するためにも、利用者ごとの予約制限を行えるのが好ましいでしょう。

4つ目は、教室変更が生徒に伝わっていないことがある点です。

授業を実施する教室が変更された際、その知らせはスムーズに生徒へ伝えられるべきです。

授業が始まる前に教室変更が生徒に伝わっていなかったり、教室変更のお知らせが直前になったりすると、生徒にも大きな負担がかかることになります。

教室予約システムとは

教室予約システムとは、大学における教室の予約をアシストするシステムのことです。

教室予約システムを導入することで、従来の大学内で使われていた予約のシステムよりも、スムーズに予約が行えるようになるでしょう。

機能

搭載されている機能は、教室予約システムによってもさまざまです。

普段使用しているカレンダーと連携できたり、予約時間が近づくとリマインダーでお知らせしてくれたりと、教員や生徒に寄り添った利便性の高い機能が用意されています。

解決できること

教室予約システムによって解決できることも、システムによって異なります。

例として、従来は教室の変更を手動のメールでお知らせしなければならなかったものの、システムを導入したことで自動的にお知らせしてくれるようになったなど、今まで大きな課題とされてきた問題の解決が可能です。

教室予約システムの選び方

教室予約システムを選ぶ際は、以下5つのポイントに注目して比較検討を行いましょう。

・現在の課題を解決できるか

・予算が合っているか

・導入ハードルが高くないか

・利用難易度が高くないか

・カレンダーツールとの連携ができるか

1つ目は、現在の課題を解決できるかです。

教室予約システムを選択する際は、大学が現在抱えている課題を解決できるシステムであるかどうか、しっかりとチェックすることが重要です。

一言で教室予約システムといっても、それぞれにさまざまな特徴があります。

公式サイトなどを通して、機能やシステムの強みなどを把握し、適切なものを選択しましょう。

2つ目は、予算が合っているかです。教室予約システムを選ぶ際、予算は重要な要素です。

システムの導入に際して、どのくらいの費用をかけられるのか検討しましょう。

初期費用や毎月の費用など、料金体系はシステムごとに大きく異なります。

さらにタブレットのみで予約できるのか、スマートフォンでも予約できるのかといった細かな設計の違いによって、料金が変動するケースもあります。

3つ目は、導入ハードルが高くないかです。導入ハードルの高いシステムは、導入に着手しにくかったり、利用できるまでに時間がかかったりしてしまいます。

ハードルが高いものの具体例としては、新たに端末などを購入して利用者全員に配布しなければならなかったり、大学内で大きな工事を行う必要があったりするものが挙げられます。

スムーズな利用開始を促すためにも、導入しやすいシステムを選びましょう。

4つ目は、利用難易度が高くないかです。

簡単に利用できるかどうかは、予約システムを導入する上で大きなポイントとなるでしょう。

ツールが使いにくければ、せっかく導入してもうまく効率化できなかったり、むしろ従来よりも煩雑になってしまったりするリスクがあります。

教員の中には、デジタルツールに慣れていない方がいるかもしれません。

機能の豊富さなどだけでなく、どのような方であっても簡単に使えるかというポイントについても、しっかりとチェックしましょう。

5つ目は、カレンダーツールとの連携ができるかです。

日常的に大学で利用されているカレンダーツールと連携する機能があれば、今まで使っていたツールをそのまま使い続けられるため、新たなツールの操作方法を覚える手間が省けます。

とくにGoogleカレンダーやOutlookに関しては、使用している大学も多いのではないでしょうか。

システム導入の際は、こうしたカレンダーツールと連携できるかについてもチェックするのがおすすめです。

教室予約システムのおすすめ3選

教室予約システムの中でとくにおすすめなのは、以下の3つです。

・予約ルームズ

・RESERVA

・CODIA

それぞれ詳細をご紹介しますので、検討の際にお役立てください。

予約ルームズ

予約ルームズは、会議室や教室などのスペース管理を実施できる予約システムです。

空き予約を自動でキャンセルするため、教室は空いているのに予約が入っていて使えないといった状況を避けられます。

利用終了時刻を過ぎても教室を利用しているとアラートが鳴るので、スムーズに次の授業を始められます。

空室のチェックが一目でできるシンプルな画面となっているため、デジタル作業に慣れていない方でも安心です。

GoogleカレンダーやOutlookカレンダーとの連携もできます。

⇒予約ルームズの機能や料金を確認する

RESERVA

RESERVAは、大学や研究所施設に特化した予約システムです。

スマホやパソコン、タブレットから予約が簡単に行えます。

予約を忘れてしまうことがないよう、予約時間が近づくとリマインドメールでお知らせしてくれます。

フリープランであれば無料で利用できるためコストの面でも安心です。

CODIA

CODIAは、予約管理などのシステム開発を行っている会社です。

CODIAに依頼することで、自身の大学の要望にマッチするように、細かなカスタマイズを施したシステムを開発してもらえます。

多言語に対応できるので、グローバルな大学であっても安心です。

教室予約システムを活用して、生徒も教員もストレスフリーに

教室予約システムを活用することで、従来よりも教室の予約が効率的に行いやすくなります。

そうなれば、生徒はストレスなく授業に参加できるようになり、教員は授業をスムーズに行えるようになります。

システムを上手に活用して、教室予約に関する手間を省きましょう。

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