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会議が多くて困っている人必見!会議を減らす方法から効率化するコツを紹介

「会議が多すぎて自分の仕事に手をつけられない…」と感じている方も多いのではないでしょうか?

 

特に役職についている方は、部署の代表として他部署の方との会議に参加したりすることも多く、会議に追われる日々を過ごしていると思われます。

 

本来会議というものは、複数人が集まって意思決定をしたり、アイデアを出し合ったする重要な場ではあるものの、数が多すぎて通常業務の時間が削られてしまうのは本末転倒です。

 

本記事では、会議が多い要因を一つひとつ紐解きながら、その対処法、さらには会議そのものを効率化するためのポイントを紹介します。

会議が多い要因

会議が多いのには様々な理由が存在します。

 

自分の会社がどの要因に当てはまるか、まずはチェックしてみてください。

 

会議の目的がない・不明確なまま会議を開いている

会議の目的が存在しない、もしくは不明確なまま「とりあえず会議を開いておこう」となってしまっている場合、会議の数が必要以上に増えてしまっている可能性が高いです。

 

会議の目的は①意思決定、②報・連・相、③アイデア出し、④課題の深掘り・理解促進のどれかに基本的には振り分けられます。

 

このどれにも当てはまらない時は、会議という形式である必要がない場合が多いです。

 

例えば、単なる情報共有は、先ほどあげた4つの目的にピッタリと合致しません。

 

また、会議ではなくチャットやメールで共有すれば済むことがほとんどなので、わざわざ会議を開く必要がないと判断できます。

 

このように、会議の目的を明確にできていれば、会議開催の要否を判断し、適切な会議数にすることができます。

 

逆に、会議の目的を持たない・不明確な状態だと、不必要な会議まで開いてしまう可能性が高いので注意が必要です。

 

会議をするものだと思い込んでいる・会議以外の形で補うという発想がない

そもそも「会議が必ずやるべきものなので、多いのは仕方ない」という考えに囚われて、メールやチャットなど文面で補うなど代替手段があることを知らず会議が増えてしまっている可能性もあります。

 

当てはまることが多いのが、朝会や定例会議など、定期的に開かれる会議です。

 

これまでの慣習でなんとなく開かれている会議を「なんで開催するのか」と立ち止まって考えてみる人は少ないと思います。

 

ですが、振り返ってみれば”ただ顔を合わせているだけ”になってしまっていることも多いのではないでしょうか?

 

この場合も、目的が明確でない場合と同様に、必要以上に会議を開いてしまっている可能性があるため注意が必要です。

 

優先順位を決めていない・誤っている

会議の目的が明確で、代替手段を活用していても、会議の優先順位を決めていなかったり、間違っている場合は会議を必要以上に増やしている可能性があります。

 

会議の優先順位が正しくない状態だと、本当は優先してすぐに開催すべき会議が後回しになってしまいます。

 

すると、対応事項が増え、1回で済むはずだった会議が2回、3回と数を増やさないと対処しきれない状態になってしまいます。

 

最悪の場合、お客様からのクレームにつながったり、売り上げ減少につながったりと事が大きくなりかねないです。

 

このように、優先順位がしっかり定まっていないと、会議の回数が増えたり、他にも悪影響を及ぼす可能性があるので注意が必要です。

 

参加者が多すぎる

会議の参加者が多すぎると、会議がスムーズに進行せず、時間内に決めなければいけないことが決まらないという事態が起こりやすくなります。

 

すると、残りの決めなければいけないことを、別の時間をとって会議をすることになり、結果として会議回数の増加につながります。

 

また、不要なメンバーまで呼ぶことで、本来参加しなくてもよかった人の会議回数が増えてしまいます。

 

「とりあえずこの人も呼んでおこう」と人数を増やし過ぎてしまうことは、回り回って会議の回数を必要以上に増やすことに繋がりかねないので注意が必要です。

会議を減らす方法

会議の多さは、工夫次第でコントロールすることが可能です。

 

以下では、会議を多くしている要因それぞれの対処法を紹介します。

 

目的を明確にする

「会議で何をしたいのか」という目的をまずは確認し、会議するようにしましょう。

 

いきなり目的を明確にするのが難しい場合は、「会議終了後に、参加者がどういう状態になっているのが理想的か」というゴールを先に考えると、目的が見えてきやすくなります。

 

また、先ほど紹介した①意思決定、②報・連・相、③アイデア出し、④課題の深掘り・理解促進のどれに当てはまるかもつチェックすると、目的を明確にしやすいです。

 

会議する必要があるかを見直す・代替手段を使ってみる

会議の目的を確認したら、「そもそも会議を開催する必要があるのか」「代替手段で事足りるか」を考えましょう。

 

つい意識から抜け落ちやすいポイントではありますが、考える癖をつけると会議の数を精査できるようになります。

 

また、メールやチャットなど代替手段を積極的に使い、「会議という形でなくても問題ない」という経験を繰り返すことで、代替手段が浸透しやすくなります。

 

優先順位を明確にする・正しく判断する

会議の目的と必要性を確認したら、会議の優先順位を確認しましょう。

 

会社によって優先順位の基準は変わりますが、マトリックスを使うとわかりやすいです。

 

マトリックスは、①緊急度が高く重要度も高い、②緊急度は低いが重要度が高い、③緊急度は高いが重要度が低い、④緊急度も重要度も低いの4つに分類されます。

 

基本的には①から順に優先度が落ちますが、②と③は状況によって優先順位が前後します。

 

まずは1日の会議を①から④に分類し、慣れてきたら期間を伸ばして1週間の会議を優先度順に振り分けられるようになると、不要に会議を増やすことを防ぐことができ、会議に追われづらくなります。

 

参加者を限定する

会議の目的と必要性確認し、優先順位をつけたら、会議の参加者を絞りましょう。

 

会議の参加者は多くとも6人までが理想です。

 

内容に直接関わりがある人や、とりまとめ役の人など必ず参加する必要のある人」に限定すると人数が増えすぎることを防ぐことができます。

会議効率化のコツ

会議の回数が減っても、会議の準備会議そのものの時間が増えては、結局通常業務に費やせる時間は増えません。

 

以下では会議を効率的に進めるコツをお伝えします。

 

会議開催準備に時間をかけ過ぎない

会議前には、会議のスケジュール作成、会議室予約、アジェンダやレポートなどの作成、印刷、座席移動、備品手配などやることが多くあります。

 

特にアジェンダやレポートなどは、時間をかければかけるほど出来が良くなることが多いですが、時間のかけ過ぎは通常業務の時間を奪うことになるので、かえって良くないです。

 

伝えなくてはならないことなど要点だけを押さえ、口頭補足で十分な内容から省くようにすると、作成時間を短縮することができます。

 

また、会議室の予約も後回しにすると、空いているところがなかなか見つからず時間がかかってしまうので、早めに予約することが大切です。

 

会議室の予約は、会議室予約管理システム『予約ルームズ』を使う事がおすすめです。

「今すぐ使える会議室」が一目でわかるので、かなり効率化する事ができます。

 

 

 

それ以外の準備に関しても、時間を決めて取り掛かる効率的に進めることができるのでおすすめです。

 

事前に資料を確認する

自分が会議に招待された側で、事前準備をおこなう必要がなくても、共有された資料には前もって目を通すようにしましょう。

 

会議が始まってからその会議内容を知るようでは、準備不足で的を得た意見を出すことが難しいですし、参加している意味自体なくなってしまうのでもったいないです。

 

会議中のパフォーマンスを高め他の参加者にとっても参加する価値のある会議にするために、資料の事前確認を行うことが大切です。

 

ファシリテーターを一人つける

会議をとりまとめるファシリテーターを1人つけると、効率的に会議を進めることができます。

ファシリテーターは様々な意見が出るように、意見をあまり出していない人にも話を振ったりとフラットな立場で立ち回ることが重要です。

 

また、様々な意見が出たら話を整理したり、話が脱線したら軌道修正したりと、会議全体をコントロールしていく事も大切です。

 

ファシリテーターはやることが多く、臨機応変さも求められる難易度の高い役割ですが、いるのといないのでは会議の質を大きく左右します。

 

最初はうまくいかなくても、数をこなし慣れていけばスムーズに進行していけるようになるので、参加者同士でファシリテーターを交代しながら担当していくことをおすすめします。

 

会議の目的を全員で確認する

会議の数を精査する前段階ですでに目的を確認していると思いますが、参加者全員で目的を確認することも大切です。

 

全員で確認することで認識齟齬を防ぐことができ、同じゴールを目指して効率的に会議を進める事ができます。

 

ファシリテーターや会議発起人が冒頭で目的に触れなれば、自分から「認識に相違ないか確認するため」と話を切り出して確認することもおすすめです。

 

会議中のタイムマネジメントを怠らない

会議の時間がダラダラと長いては、参加者全員の通常業務の時間を奪うことにつながるので、タイムマネジメントしっかり行う事が重要です。

 

なかなか話がまとまらなかったり、議論が白熱すると延長してしまいがち、そんな場合はデジタルの力で時間管理することがおすすめです。

 

先ほど紹介した『予約ルームズ』を使えば、会議の残り時間が設置した端末に常に表示され、終了10分前からアラートも鳴るため、時間を意識して会議に臨むことができます。

 

 

実際に導入されているお客様からは、アラート機能があることで「時間を守ろう」という意識を社内だけでなく社外の方たちにも持ってもらいやすく、無駄な延長を防げているという声もいただいております。

 

このように、システムでさりげなく諭すと、角も立たないのでおすすめです。

 

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まとめ

会議を減らすためには、まず状況を把握し、一つひとつ改善していくことが重要です。

 

また、会議自体を効率化するためのポイントも合わせて意識できると、仕事にも少しずつ余裕が出てくるのでチャレンジしてみてください。

 

特に会議の予約とタイムマネジメントは、すぐに取り組むことができるので、是非『予約ルームズ』を試してみてください!

 

予約ルームズでは、面倒な手続きなしですぐに試せる14日間の無料トライアルを用意しております!

 

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