「会議が多すぎて自分の仕事に手をつけられない…」

「無駄な会議が多いように感じてモチベーションが上がらない…」

と困っている方も多いのではないでしょうか？

特に役職についている方は、立場上会議に参加することも多く、

なかなか自分の業務に時間を割けずにいると思われます。

嘘みたいな本当の話ですが、私（筆者）の前職の上司は一日平均6件会議をしており、

「移動中の時間も使わないともったいない」とPC片手に歩きながら仕事をしていました…。

本来会議というものは、複数人が集まって意思決定をしたり、

アイデアを出し合ったする重要な場ではあるものの、

上司の例のように数が多すぎて通常業務の時間が削られてしまうのは本末転倒です。

本記事では、会議室予約管理システム「予約ルームズ」を提供する弊社が、

会議室利用の効率化だけでなく、会議の質を高めるサポートをする立場から

会議が多い要因とその対処法、さらには会議効率化のポイントを紹介します。

会議が多くて困るという方から、何となく会議がマンネリ化しているという方まで

幅広く役立つ情報となっていますので是非チェックしてみてください！

会議が多い4つの要因

会議が多くなる要因は4つあります。

自分の会社がどの要因に当てはまるか、まずはチェックしてみてください！

（1）会議の目的がない・不明確なまま会議を開いている

会議の目的が存在しない、もしくは不明確なまま

「とりあえず会議を開いておこう」となってしまっている場合、

会議の数が必要以上に増えてしまっている可能性が高いです。

基本的に、会議の目的は下記の4つのいずれかに当てはまります。

①意思決定

②報・連・相

③アイデア出し

④課題の深掘り・理解促進

このどれにも当てはまらない時は、会議という形式である必要がないことが多いです。

例えば、単なる情報共有は、先ほどあげた4つの目的にはピッタリと合致しません。

また、会議ではなくチャットやメールで共有すれば済むことがほとんどなので、

わざわざ会議を開く必要がないと判断できます。

このように、会議の目的を明確にできていれば、

会議開催の要否を判断し、適切な会議数にすることができます。

逆に、会議の目的を持たない・不明確な状態だと、

不必要な会議まで開いている可能性が高いので注意が必要です。

（2）会議をするものだと思い込んでいる・会議以外の形で補うという発想がない

「会議が必ずやるべきものなので、多いのは仕方ない」という考えに囚われていませんか？

メールやチャットなど文面で補うなど代替手段があることを知らず、

会議が増えてしまっている可能性があります。

当てはまることが多いのが、朝会や定例会議など、定期的に開かれる会議です。

これまでの慣習でなんとなく開かれている会議を

「なんで開催するのか」と立ち止まって考える人は少ないと思います。

ですが、振り返ってみれば

”ただ顔を合わせているだけ”になっていることも多いのでは？

この場合も、目的が明確でない場合と同様に、

必要以上に会議を開いている可能性があるため注意が必要です。

（3）優先順位を決めていない・誤っている

会議の目的が明確で、代替手段を活用していても、

会議の優先順位を決めていない・間違っている場合は

会議が増えすぎている可能性があります。

優先順位が正しくない状態だと、

本当は優先してすぐに開催すべき会議が後回しになってしまいます。

すると、対応事項が増え、1回で済むはずだった会議が2回、3回と

数を増やさないと対処しきれない状態になってしまいます。

最悪の場合、お客様からのクレームにつながったり、

売り上げ減少につながったりと事が大きくなりかねません。

このように、優先順位がしっかり定まっていないと、

会議の回数が増えたり、他にも悪影響を及ぼす可能性があるので注意が必要です。

（4）参加者が多すぎる

会議の参加者が多すぎると、会議がスムーズに進行せず、

時間内に会議が終わらないという事態が起こりやすくなります。

すると、対応しきれなかったことを、

別の時間をとって再度会議をすることになり、結果として会議回数の増加につながります。

また、不要なメンバーを呼ぶことで、

本来参加しなくてもよかった人の会議回数が増えてしまいます。

「とりあえずこの人も呼んでおこう」と人数を増やすことは、

回り回って会議の回数を必要以上に増やすことになりかねないので注意が必要です。

会議を減らす4つの方法

会議の多さは、工夫次第でコントロールすることが可能です。

以下では、会議を減らす4つの対処法を紹介します。

（1）目的を明確にする

「会議で何を達成したいのか」という目的を確認してから、会議をするようにしましょう。

いきなり目的を明確にするのが難しい場合は、

「会議終了後に、参加者がどういう状態になっているのが理想的か」というゴールを先に考えると、

目的が見えてきやすくなります。

また、先ほど紹介した4種類の会議の目的のうち、

どれに当てはまるかチェックすると、目的を明確にしやすいです。

（2）会議する必要があるかを見直す・代替手段を使ってみる

会議の目的を確認したら、次にその会議が

「本当に開催する必要があるか」と「代替手段で事足りるか」を考えましょう。

つい意識から抜け落ちやすいポイントではありますが、

考える癖をつけると会議の数を精査できるようになります。

また、メールやチャットなど代替手段を積極的に使い、

「会議という形でなくても滞りない」という経験を繰り返すことで、

社内に代替手段が浸透しやすくなります。

（3）優先順位を明確にする・正しく判断する

会議の目的と必要性を確認したら、会議の優先順位を確認しましょう。

会社によって優先順位の基準は変わりますが、マトリックスを使うとわかりやすいです。

マトリックスは、次の4つに分類されます。

①緊急度が高く重要度も高い

②緊急度は低いが重要度が高い

③緊急度は高いが重要度が低い

④緊急度も重要度も低い

基本的には①から順に優先度が下がりますが、②と③は状況によって優先順位が前後します。

まずは1日の会議を①から④に分類し、

慣れてきたら期間を伸ばして1週間の会議を優先度順に振り分けられるようになると、

不要な会議を減らすことができ、会議に追われづらくなります。

（4）参加者を限定する

会議の目的と必要性確認し、優先順位をつけたら、会議の参加者を絞りましょう。

会議の参加者は多くとも6人までが理想です。

直接関わりがある人や、とりまとめ役の人など「必ず参加する必要のある人」に限定すると、

人数が増えすぎることを防ぐことができます。

会議効率化の5つのコツ

会議の回数が減っても、会議の準備や会議そのものの時間が増えては、

結局通常業務に費やせる時間は増えません。

以下では会議を効率的に進める5つのコツをお伝えします。

（1）準備に時間をかけ過ぎない

特に会議室が多くて空きを探すのが大変という方や、

急いで空いている会議室を見つけなければいけないという方は

ぜひチェックしてみてください！

とりあえず資料を見てみる

（2）事前に資料を確認する

（3）ファシリテーターを一人つける

（4）会議の目的を全員で確認する

前段階ですでに目的を確認していると思いますが、

参加者全員で目的を確認することも大切です。

全員で確認すると認識齟齬を防ぐことができ、

同じゴールを目指して効率的に会議を進める事ができます。

ファシリテーターや会議発起人が冒頭で目的に触れなれば、

自分から「認識に相違ないか確認するため」と話を切り出して確認することもおすすめです。

（5）会議中のタイムマネジメントを怠らない

会議の時間がダラダラと長いては、参加者全員の通常業務の時間を奪うことにつながるので、

タイムマネジメントをしっかり行う事が重要です。

話がまとまらなかったり、議論が白熱すると延長しがちですが、

そんな場合はデジタルの力で時間管理することがおすすめです。

先ほど紹介した「予約ルームズ」を使えば、会議の残り時間が設置した端末に常に表示され、

終了10分前からアラートも鳴るため、時間を意識して会議に臨むことができます。

実際に導入されているお客様からは、

アラート機能があることで「時間を守ろう」という意識を社外の方たちにも持ってもらいやすく、

無駄な延長を防げているという声もいただいております。

このように、システムでさりげなく諭すと、角が立たないのでおすすめです。

「予約ルームズ」の事例を見てみる

まとめ

会議を減らすためには、まず状況を把握し、一つひとつ改善していくことが重要です。

また、会議自体を効率化するためのポイントも合わせて意識できると、

仕事にも少しずつ余裕が出てくるのでチャレンジしてみてください。

特に会議の予約とタイムマネジメントは、すぐに取り組むことができるので、

この機に「予約ルームズ」を試してみてはいかがでしょうか？

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その他、株式会社RECEPTIONISTでは、会議室予約管理システムだけでなく、

受付システムの「RECEPTIONIST」と日程調整システムの「調整アポ」も提供しているので、

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