サイボウズGaroonの施設予約の方法とは？予約管理の効率化のコツも紹介
こんにちは、予約ルームズブログ編集部の湯川です。 突然ですが、皆さんは 「Garoonでの施設予約の方法がわからない」 「そもそも、Garoonでどうやって施設を追加するの？」 と操作に迷い、作業が滞っていませんか？ 今回は、Garoonの施設登録や予約方法など、基礎的な操作について 写真と一緒にわかりやすく説明します！ 操作がわからない方や、Garoonを使いこなしたい方は、 この機会にぜひご一読ください。 Garoonと連携して会議室予約を効率化！「予約ルームズ」の資料を見る
Garoonの施設グループ・施設を設定する方法
Garoonの施設予約のやり方を説明する前に、 まずはGaroonに施設を追加して スケジュール上で選択できるようにする方法を紹介します。
Garoonの「施設グループ」と「施設」の違いとは？
すぐに設定方法の説明に移りたいところですが、操作ミスを減らすため、 先に「施設グループ」と「施設」の違いについてお伝えします。 「施設」は上図の”集中ブースA”のように、実際に利用する場所やモノのことを指します。 一方「施設グループ」は上手の”1階”や”執務スペース”のように、 施設をまとめて管理するためのグループのことを指します。 施設の数が多い場合には、施設グループを設定して管理しやすくことがおすすめです。
Garoonで施設グループを追加する方法
では早速、「施設グループ」から追加方法を紹介します。 管理画面右上の歯車マークから「Garoonシステム管理者」をクリックし、 「各アプリケーションの管理」タブから「スケジュール」をクリックして下さい。 「施設/施設グループ」を開きます。 上図のような画面に切り替わったら、「子施設グループを追加する」をクリックします。 必要情報を入力し、「追加する」をクリックすると 「施設グループ」の追加が完了します。 さらに細かく施設グループを追加したい場合（※）は、親となる施設グループを選択し、 再び「施設グループを追加する」から同じように追加していくこともできます。 ※本社＞1階＞執務スペース など
Garoonで施設グループを変更する方法
追加した「施設グループ」の内容を変更する方法を紹介します。 変更したい施設グループを選択し、「詳細」をクリックします。 上図の「変更する」をクリックすると、施設グループの編集画面に遷移するので、 必要に応じて入力内容を変更して下さい。
Garoonで施設グループを削除する方法
続いて、「施設グループ」を削除する方法を紹介します。 一つ前の「施設グループの変更」と同じように、 該当する施設グループを選択→詳細の順で進めると、上図の画面に切り替わるので 「削除する」をクリックします。 施設グループを削除すると、 その下に紐づいている子の「施設グループ」や「施設」まで削除されます。 この点に問題がなければ「はい」をクリックします。 これで施設グループは完全に削除されます。
Garoonで施設を追加する方法
ここからは、実際に利用する「施設」の追加方法について説明します。 紐付けたい施設グループがある場合は、 施設グループを選択してから「施設を追加する」をクリックします。 必要情報を入力し、「追加する」をクリックすると「施設」の追加が完了します。
Garoonで施設を変更する方法
追加した「施設」の内容を変更する方法を紹介します。 該当施設の「変更」をクリックすると、 施設の編集画面に遷移するので、必要に応じて入力内容を変更して下さい。
Garoonで施設を削除する方法
続いて、「施設」を削除する方法を紹介します。 一つ前の「施設の変更」と同じ画面から、「削除」をクリックします。 「はい」を選択すると、施設が完全に削除されます。
Garoonで施設を予約・管理する方法
ここからは、 Garoonで施設を予約する方法や、管理方法を紹介していきます。
Garoonで施設を予約する方法
Garoonで施設を予約ための手順を紹介します。 施設を予約したい日の鉛筆マークをクリックします。 時間や会議名などを入力したら、下にスクロールして ①利用したい施設を選択し、②「追加」をクリックして登録すると、 施設予約が完了します。
Garoonの施設予約を確認する方法
施設予約の確認方法を紹介します。 一つ前の施設予約を登録すると、上図のような画面が表示されるので、 内容に誤りがないかチェックしましょう。 内容を変更したい場合、予約を削除したい場合はこの画面から操作できるので、 必要に応じて対応してください スケジュールから施設予約をした日の「--」のマークをクリックすると、 一つ前の画面に遷移するので、こちらからも確認できます。
Garoonの施設予約一覧を確認する方法
施設の予約状況の確認する方法を紹介します。
スケジュール左側の建物マークをクリックします。 該当の施設グループがある場合は選択して下さい。 すると、会議室の予約状況を一覧で見ることができます。
【オススメ】Garoonの施設予約・管理を効率化する方法
Garoonのみを使って施設を予約したり、管理したりすることもできます。 ですが、空予約が発生して施設の稼働率が下がったり、 「空き状況がすぐに確認できない」などのトラブルはどうしても発生してしまいます…。 実は、このようなトラブル、 会議室予約システム「予約ルームズ」とGaroonを連携することで解決できるんです！ 以下の画像はGoogleカレンダーの例ですが、 Garoonでも同じように空予約が発生すると、自動で施設の予約がキャンセルされます。 なので、予約キャンセルされた施設は新たに「使える施設」として開放されるので、 施設の稼働率を高めることができます！ また、予約ルームズの管理画面からは 施設の予約・利用状況をリアルタイムかつ一目で把握することができます。 予約ルームズ上で施設を予約しても、Garoonには即時反映されるので、 Garoonをメインのツールにしたまま、いつも通り予約するだけでOKなんです。 その他にも、会議終了前のアラート機能で 「うっかり延長してしまう」事態を防ぐこともできます。 施設の予約だけでなく、利用マナー向上もこれ一つで叶えることができます！ 「予約ルームズ」の機能と料金を確認する 大変ありがたいことに、三井デザインテック株式会社様でも
「空予約がなくなって会議室の無駄遣いが減ったり、
退室アラームがなることで会議の延長が無くなったりと、
会議室の管理意識向上に繋がっています。」
と、その効果を実感いただいております。 ⇒導入事例：三井デザインテック株式会社
まとめ
いかがだったでしょうか？ Garoonは操作さえ覚えてしまえば誰でも簡単に使えますが、 単体だと施設の予約・管理がスムーズに行えないこともあります。 そんな時には、予約ルームズのようなシステムと連携し、 作業効率を上げることがおすすめです。 施設の利用マナー向上も期待できるので、この機会にぜひ検討してみて下さい。 最後までご覧いただきありがとうございました！ 「予約ルームズ」の資料を無料でお渡ししています この記事もセットで読まれています↓ https://rooms.receptionist.jp/meeting-efficiency/garoon-alignment/
