「会議室の予約が入っているのに、

部屋を覗くと誰も使っていない！」

このような「会議室の空予約」というオフィスの無駄遣いが企業で増えています。

2023年からはオフィスに出社する企業が増え、さらにWEB会議により会議総数が増えたことで、

会議室を使うシーンが増えたのも原因の1つでしょう。

予約ルームズは、このようなカレンダーツールだけでは解決できない

会議室の課題を解決するサービスであるためか、弊社への問い合わせも増えてきました。

増えてきましたが、

予約ルームズなどのシステムを使わなくても、会議室の空予約問題を解決できる方法もあります。

そこで今回は、会議室やWEB会議ブースの空予約をなくしたい人に向けて

空予約で生じる社員への悪影響や6つの解決方法についてお伝えします。

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空予約から生まれる3つの「悪影響」とは？

空予約の課題を持つ企業のバックオフィスや

オフィスの管理をする担当者から

問い合わせをいただいた時にヒアリングしました。

すると、会議室の空予約が増えると

社内に3つの悪影響があることがわかりました。

01.従業員は出社がストレスになる

会議室やWEB会議ブースが使えないと

商談・打ち合わせの環境が悪くなります。

使える会議室がないし、席で商談や面談をしても

周りやWEB会議の相手にも気を使わなければなりません。

また、急に会議室が必要になった時に

誰もつかっていないけどカレンダーを見ると

予約が入ってるので会議室を使っていいのかわからない。

そういう声をよく聞きます。

すると結果的に

「それなら家の方が環境が良いからリモートにしよう」

という意向になり、出社する人が減ってしまいます。

・経営陣は出社して欲しい意向がある

・オフィス環境の快適さが評価につながる

・出社組からクレームが入る

など、従業員に出社して欲しい意向はあるなら

空予約を放置しておく訳にはいかないでしょう。

02.総務の予約管理に工数がかかる

空予約によって不合理に会議室が使えない環境が続くと

社員からクレームが入りますし、予約や管理の方法や

ルールを厳格にしていく必要があります。

その時に予約管理の工数が増えるのは

総務などのバックオフィスの方です。

空予約がなければ発生しない業務になりますので

これまで以上に成果を出すのが難しい環境になってしまいます。

03.オフィスの無駄遣い

会議室の空予約が増えると、

オフィスの賃料の無駄遣いになります。

弊社で「会議室が足らないんじゃないか？？」という話題になった時、

会議室の予約管理システム「予約ルームズ」の分析機能を使ったところ、

以下のような結果になりました。

全体の18%が空予約になっていて、

会議室の稼働率は約50%でした。

使える会議室がたくさんあることがわかり、

5部屋に1部屋は空予約という状態でした。

予約ルームズがあるため、空予約の場合は

自動キャンセルされて他の社員が会議室を使うことができますが

このような仕組みがない場合は、会議室の無駄遣いになってしまいます。

空予約を改善する6つの方法

社内的に悪影響がある会議室の空予約を無くしていくために

やっておきたい対策が6つあります。

是非、活用してみてください。

01.会議の冒頭で確認する

定期的な会議では会議室も定期的に抑えているので、

WEB会議ツールを使って会議する場合、

「誰かオフィスにいます？」などで確認しましょう。

誰もオフィスにいないのであれば

すぐに会議室の予約をカレンダーツールから行いましょう。

02.空予約が多い人に注意する

空予約が多い人を特定し、

注意してあげましょう！

一度注意すると自分ごと化が進み

空予約をしないように意識してくれる可能性が高まります。

弊社では、予約ルームズの分析機能で

誰が空予約が多いのかが一目でわかるので、

乗らないように空予約をなくすことを意識しています。

ほんと恥ずかしいので。。。

03.空予約遭遇時のルールを設定する

空予約に遭遇した時に

「10分経過して誰もいなかったから会議室を使って良い」

などのルールを設定するのも有効的です。

弊社の場合は予約ルームズを使うことで

予約時間から10分の間に入室しないと

予約を自動でキャンセルしてくれます。

なのでこのルール化は活用していませんが

システムを使っていない企業では有効的です。

04.定期的な会議では基本的に予約しない

チームで定期的に行う会議では

基本的に会議室を予約しないルール設定をすると

空予約はなくなり、重要な会議で会議室が使えます。

05.リモートがメインの人は会議室予約しない

「もしかしたらオフィス行くかも」

ぐらいの気持ちで会議室を予約すると

空予約率を高めてしまうので、リモートがメインで

働いている人はオフィスに確定で行く日以外の予約は避けると

空予約率が低くなります。

06.システム活用をする

弊社と同じように予約ルームズなどの

会議室の予約管理システムを導入するのが

手っ取り早くオススメです。

従来のカレンダーツールで会議室を予約する

というフローはそのままで無駄遣いを防止・回避したり

現状の分析を簡単に行えるようになります。　

空予約を会議室の予約管理システムによる効果とは

色々とルールを設定しても、

なかなか利用マナーが変わらない人はたくさんいます。

従業員が多ければ多いほど、改善は難しくなりますが

それでも変わらない場合は

会議室の予約管理システムであれば手っ取り早く改善できます。

では、実際に何ができるのか？

について説明していきます。

01.空予約を自動キャンセル

会議室の予約時間を一定数超えると

予約を自動でキャンセルしてくれます。

自動キャンセル後、カレンダーツールや

アプリ、会議室にある端末ですぐ利用ができます。

02.空予約の原因がわかる

予約ルームズでは、会議室の利用状況の分析する機能があり

管理者であれば直ぐに確認することが可能です。

・空予約が多い主催者

・空予約が多い会議タイトル

などがランキング形式で一目でわかるため、

関係者に連絡すると空予約が減ります。

実際、弊社でこの機能をリリースした時に

ランキングに名前が乗っている人は改善されました。

関連記事：弊社No. 1に「乱れた会議室をととのえたい！」と相談したら急激に老けた話

この2つの機能を使えば空予約改善ができて

快適なオフィスに向けての大きな一歩を進めることができます。　

空予約の改善に成功した事例

最後に実際に予約ルームズを導入したことで、

空予約が改善された事例を紹介します。

今後の改善施策に取り組む時の参考にしていただければ幸いです。

01.スマートキャンプ株式会社の事例

参照元：「この会議室使ってもいいですか？」のやり取りはいらない。調整コストをカットして、業務も心もスッキリ

などの効果を実感したとのことです。

社内レクチャーなどもほとんどなく

導入難易度も「3秒でレクチャーがおわる」という声をいただいています。

02.株式会社finalの事例

参照元：会議室利用状況の見える化や空予約防止を実現！ストレスフリーな会議室運用へ

などの効果があり、会議室を利用する時の

心理的なストレスが解消されたとの声をいただいています。　

空予約改善で利便性の高いオフィスへ

オフィスに出社したら働きにくい会社に

継続的に勤めたいと考える人は少ないと思います。

空予約を改善することで働きやすい環境に向けて

前進できるのは間違いありません。

働き方改革やDX推進をする企業では

会議室の予約管理システム「予約ルームズ」を活用し

生産性の高いオフィスに改善できていると

嬉しい声をいただいています。

会議室利用を改善してストレスがないようにしたい！

と、お考えであれば今後の改善のためのぜひシステムの活用も検討してみてください。

最後までご覧いただきありがとうございました。

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