オフィスの会議室の使用予定表は、永らくホワイトボードやエクセルを使用して行われてきました。

しかし、それらで会議室の予定を管理する方法には、メリットとデメリットが存在します。

より効率的に管理を行いたいのであれば、会議室予約システムの使用がおすすめです。

当記事では、ホワイトボードやエクセルで使用予定表を管理するメリットやデメリット、おすすめツールなどについて解説します。

記事を読むことで、より効率的に会議室の使用予定を管理できるようになりますので、ぜひお役立てください。

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会議室の使用予定表とは？

使用予定表とは、会議室の使用に関する予定を書き込む表のことです。

記載内容としては、以下のようなものが挙げられます。

・使用日時

・使用する部屋

・使用する時間

・会議の名称

・使用する部署

「いつ誰がどのような理由で使用するのか」といったことが一目でわかり、管理しやすくなります。

会議室の使用予定表は、ホワイトボードやエクセルなどで作成されるケースがほとんどです。

ホワイトボードの使用予定表を使うメリット・デメリット

ホワイトボードの使用予定表を利用するメリットとしては、以下のようなものが挙げられます。

・目につくところに置けるため確認しやすい

・シンプルで誰でも使いやすい

一方で、以下のようなデメリットにも注意しなければなりません。

・目の前に行かないと確認や記載ができない

・修正が困難

ここからは、メリットとデメリット双方について詳しくご紹介していきます。

メリット

ホワイトボードは、ほとんどの場合職場の目につきやすい場所に設置されるため、職場にいる間であればいつでも簡単に使用予定を確認できます。

さらに、デジタルよりも身近なアナログタイプであることから、複雑なデジタルツールに慣れていない方でも使用しやすいところもメリットのひとつです。

デメリット

エクセルなどであれば、パソコンから簡単にチェックや記入が行えます。

しかし、会議室の使用予定をホワイトボードで管理していると、ボードの前に行かなければチェックできません。

とくに近年は、感染症の影響から急速に広がったリモートワークが、多くの企業で促進されつつあります。

リモートワークの際にスムーズな利用ができないという点が、大きな弱点だといえるでしょう。

さらにホワイトボードは、パソコンのようにやり直しができません。

間違えて人の予定を消してしまうと、簡単には復元できなくなってしまうため、十分に注意する必要があります。

ホワイトボードのおすすめ3選

ホワイトボードの使用予定表を利用するのであれば、以下の会社の製品がおすすめです。

・アスクル

・モノタロウ

・Nichigaku

アスクルは、オフィス用品などを取り扱っている通販サイトです。

2023年8月時点で1,200万点以上もの豊富な商品を取り扱っているため、使用予定表に関しても自身の会社に適したものを選べるでしょう。

1,000円以上購入すれば配送料が無料となるため、ほかにも必要な品があればお得に購入可能です。

アスクルでは、シャープなデザインの使用予定表が販売されています。

サイズも複数あるため、ぜひチェックしてみてください。

モノタロウは、株式会社MonotaROが提供する通販サービスです。

主にオフィスなどで使用される消耗品や備品、工具などが販売されています。

1,900万点を超える豊富な品ぞろえとなっており、多くの人々から使用されています。

平日15時までに注文すると、当日出荷してもらえるものも多いため、スピーディに取り寄せ可能です。

モノタロウでも、さまざまな見やすいデザインの使用予定表が用意されています。

Nichigakuは、ホワイトボードや電子黒板、掲示板などを製造・販売する会社です。

ホワイトボードをメインに扱っている会社だけあって、会議室の使用予定表に関しても質の高い商品がそろっています。

縦に長いものや横幅があるもの、全体のサイズも大きいものから小さいものまで複数の種類があるため、会社のスペースに合ったものを探せます。

エクセルの使用予定表を使うメリット・デメリット

エクセルの使用予定表を使うメリットは、以下のとおりです。

・スペースを取らない

・修正が容易

・書き込める情報量が多い

一方のデメリットとしては、以下のものが挙げられます。

・記入が億劫

・人的ミスが出やすい

ここからは、メリットとデメリット双方について詳しくご紹介していきます。

メリット

エクセルは、ホワイトボードのようにスペースを取りません。

ホワイトボードはサイズが大きい上に幅を取るため、場合によっては置くスペースを用意できないかもしれません。

エクセルであれば、パソコン1台で使用予定が確認できます。

エクセルの使用予定表を利用すれば、場所に関するコストを削減できるでしょう。

間違えて予定を削除してしまった際は、やり直し機能を使えば簡単に修正が行えます。

ホワイトボードよりも書き込める情報量が多いため、予定が詰まっているときもスムーズに管理できます。

デメリット

エクセルは人が手動で入力する都合上、どうしても面倒であるというデメリットがあります。

さらに人間が入力する上では、ミスが起こるリスクも考えられます。

入力ミスをした結果、使用するはずの会議室が使えなくなれば、業務に大きな支障が出ることもあるかもしれません。

エクセルの使用予定表のテンプレート3選

エクセルの使用予定表テンプレートは、以下の3つがおすすめです。

・テンプレート祭り

・feedsoft

・無料のビジネス書テンプレート

テンプレート祭りは、企業などで使用できるテンプレートを無料でダウンロードできるサイトです。

会員登録が必要ないため、手間をかけず簡単にダウンロード可能です。

エクセル関数による自動入力などにも対応しているので、より利便性の高いものとなっています。

会議室の使用予定表テンプレートには、1ヶ月の日付と曜日を自動で表示してくれる関数がすでに入力されています。

feedsoftとは、エクセルやワードで使用できる無料のテンプレートがダウンロードできるサイトです。

feedsoftの使用予定表は、30分単位での予約が可能です。

午前と午後で色をわければ、より視認性が向上するでしょう。

無料のビジネス書テンプレートは、無料のフリーテンプレートをダウンロードできるサイトです。

会議室の使用予定表に関しては、時間ごとや週ごと、月ごとの会議室の使用予定を確認できるシートが配布されています。

より効率化できる会議室予約システム

ホワイトボードやエクセルも便利ではありますが、その反面デメリットも存在します。

例としては「誰も使っていないのに会議室が予約されている」「特定の場所でしか予約ができない」といったことが発生しやすく、効率が悪いのも事実です。

より効率的に会議室を予約したいのであれば、会議室予約システム「予約ルームズ」の使用をぜひご検討ください。

予約ルームズは、会議室の予約をよりスムーズかつ効率的に行うシステムです。

シンプルな見た目となっており、機能も複雑ではないため、デジタルツールに慣れていない方でも簡単に使用できます。

多くのビジネスの現場で使用されているGoogleカレンダーやoutlookとも連携でき、予約した会議室の情報をカレンダーに自動で反映可能です。

予約ルームズであれば空き予約を自動的にキャンセルできるため、「会議室が空いているのに予約だけされていて使えない」というトラブルを防げます。

さらに、スマホアプリやWebの管理画面などを用いれば、いつどこにいても予約が行えます。

このように予約ルームズを使えば、ホワイトボードやエクセルの使用予定表では難しかったことも、簡単に実現可能です。

⇒予約ルームズの機能や料金を確認する

使用予定表を活用して会議室運営を効率化

会議室の予約が円滑に行えないと、業務に支障をきたす可能性が高まります。

シンプルで使いやすい使用予定表を活用して、会議室の予約をスムーズに管理し、より効率的に業務を進めましょう。