「座席でWEB会議してる〇〇さんの声がうるさい…」
「周りの音が入ってしまってWEB会議がスムーズに進まない！」

2020年のコロナ禍以降、リモートワークの普及によってWEB会議をする機会が増え、

オフィス出社が戻りはじめた現在でもWEB会議の機会は多いでしょう。

ただオフィスの出社人数が増える中でもWEB会議が行われている結果、

オフィスでのWEB会議による「音問題」が新たに発生しています。

今回は、会議室管理システム「予約ルームズ」を提供する弊社が、

会議室利用の効率化だけでなく、会議関連の質を高めるサポートをする立場から

オフィスでの音問題を解決する方法を紹介していきます。

WEB会議に集中したい方は是非チェックしてみてください！

WEB会議によるよくある音問題

オフィスでのWEB会議における音問題は、どこの企業でもある悩みごとでしょう。

ただし、整理するとWEB会議をしている人がうるさい問題と、
周りがうるさくてWEB会議ができないという問題の2種類が存在します。

自分のオフィスはどちらに該当するか、ぜひ考えてみてください。

WEB会議をしている人がうるさい場合

「WEB会議で話している〇〇さんも、相手の声もどちらも聞こえてきて集中できない…」
「場所がないから自分の席で参加するしかなく、周りの人に迷惑をかけて申し訳ない」

オフィスでのWEB会議について明確なルールが決まっていない場合、

人によっては会議室・スペースよりも自席でWEB会議をする人もいます。

オフィスの設備やスペースの都合で自席でWEB会議を行うことは仕方ない部分がある一方、

周りは「WEB会議をしている人の声が気になって集中できない」という不満を抱えているはず。

周りがうるさくてWEB会議中が集中できない場合

「周りの音のせいで相手の音声が聞き取りづらい…」
「周囲の音が入ってしまうせいで、相手と上手く会話が進まない」

会議室や会議スペースが限られるため、

自席や執務スペースでWEB会議を行うというケースが多いでしょう。

その人がWEB会議で発言する際、周囲の音が入ってしまい、

WEB会議に参加している人が聞こえづらく感じることもあります。

オフィスでのWEB会議の音問題を解決

いずれのケースにしろ、オフィスでのWEB会議における音問題というのは、

WEB会議参加者がやりづらいだけでなく、

周りの人の業務効率や生産性を下げてしまう可能性があります。

そういったマイナスな要素をなくすためにも、

WEB会議での音問題を解決する方法をいくつか紹介します。

WEB会議の利用者は会議室を利用する

1番の解決方法は、何よりも「会議室を利用する」ことに尽きます。

当たり前のように聞こえるかもしれせんが、WEB会議の場合は会議参加者が1名の場合も多く、

「1人で会議室を使うのは気が引ける…。」と会議室が使いづらくなっているケースもあります。

結果としてオフィス内の騒音問題を招き、周りの人まで巻き込んで集中力を下げてしまうよりは、

「WEB会議でも会議室を利用する」としっかりルールを定めた方がいいでしょう。

ただ、会議室の数には限りがあるため、「会議室が空いてない」とならないよう注意が必要です。

執務スペースに防音の個室ブースを設置

オフィスのスペースに余裕がある場合には、個室ブースを設置することで解消できます。

このような個室のブースを設置し、WEB会議や電話の専用ブースとしてオフィスに設置すれば、

周囲の音や周りへの影響を気にせずWEB会議を行うことができます。

防音である性質上、

機密情報やお客様の個人情報を扱うようなケースでも安心して利用することが可能です。

パーテーションの設置でWEB会議ブースをつくる

「個室ブースを置くようなスペースはない、けど WEB会議用のスペースが欲しい」

この場合は、パーティションを設置してオフィス内にスペースを作るという方法がおすすめです。

出典：吸音パーテーションの実験｜おしゃれな什器の企画・製造・販売　SHOP COPACK

写真のような吸音タイプのパーティションを設置すれば、

反響音を減らしてWEB会議の音が周りに漏れにくく、

かつ周囲の音も吸音してWEB会議の音声が聞き取りやすくなります。

完全に防音・遮音することは難しいですが、

会議室やブースを新たに設置するよりもずっと低コストでかつ省スペースで

WEB会議用のブースを設けることができます。

イヤホンの利用でオフィスの音を制限

会議スペースや専用ブースの用意も難しく、自席でのWEB会議を避けられない場合は

と専用のイヤホンやマイクを用意してWEB会議を行なってもらうようにしてもらいましょう。

WEB会議に適したイヤホンやマイクなら、ノイズキャンセリング機能により、

周囲の音を遮断したり、自分の音声のノイズをカットしてくれるため、

PCのスピーカーや通常のイヤホンよりはずっと音声でのやりとりがやりやすくなるでしょう。

専用の道具を揃えた上で、WEB会議中は会話の音量を小さめにして気を付ける、

といった心遣いをお互いして、少しでも音問題によるストレスを軽減できるよう心がけましょう。

自社のオフィスにあった解決策で音問題を解決

場所や時間を選ばず相手とコミュニケーションが取れるWEB会議の普及自体は、

業務の効率化や生産性にいい影響を及ぼします。

しかし、周りに悪影響を及ぼしては元も子もありません。

今回紹介したそれぞれの解決方法は、

オフィスの状況やかかる予算などによって対応範囲が変わります。

自分達のオフィスの状況を踏まえて、

ベストな選択をして快適なオフィスやWEB会議ができる環境を作っていきましょう。

WEB会議の増加で起こる会議室が足りない問題

先程紹介したように、オフィスでのWEB会議の音問題を解決するのは、

会議室でWEB会議を行うのが1番です。

会議室内にモニターやスピーカーなどWEB会議で使うアイテムを設置する、

会議室利用を30分単位にして効率よく会議室を利用するルールを設けるなど、

工夫することで会議室利用を促進できます。

ただし、WEB会議が増えるにつれ、

「会議室が空いていない」という問題に直面してしまうことも少なくありません。

そんな時は、会議室の予約管理システム「予約ルームズ」の利用がおすすめです。

会議室の利用が増えていても、会議室の空き状況や利用状況が一目でわかります。

他にも空予約の自動キャンセルや無断延長の防止など、会

議室を無駄なく使用する機能が豊富に備わっているので、

「会議室が空いてない」という問題を解決できます！

会議室の利用を効率化して、 WEB会議によるオフィスの音問題を解決しましょう。

とりあえず資料を見る