今では会議スタイルとしてすっかり定着したWEB会議ですが、

「ミュート解除しているのに声が聞こえないと言われる…」

「ネット回線が悪く、自分だけフリーズしている…」

というトラブルが起こることはありませんか？

私（筆者）も、前職に在籍している時にコロナが流行し始め、

当初はWEB会議に関する知識がなく苦労しました。

画面共有するはずのなかったチャット画面を誤って先方に共有してしまい、

とても恥ずかしい思いをしたエピソードもあります…。

ツールに慣れている方はすぐに設定を見直し、トラブルを解消できるでしょう。

しかし、いつも行き当たりばったりで設定を直していたり、

人に手伝ってもらっていると、いざ一人で会議をするときに困ってしまいます。

本記事では、会議室予約管理システム「予約ルームズ」を提供する弊社が

会議室利用の効率化だけでなく、”会議の質”を高めるサポートをする立場から

WEB会議ツール導入時に必要な環境や、あると便利なアイテムについてご紹介します。

ツールに苦手意識のある方から、WEB会議の質を高めて相手の印象を良くしたいという方まで

役立つ情報となっておりますので、ぜひチェックしてみてください！

WEB会議ツールとは

すでにご存知の方も多いと思いますが、基礎をおさらいします。

WEB会議ツールとは、遠隔地にいる相手とコミュニケーションがとれる便利なツールです。

オンライン会議ツールとも呼ばれ、移動せずに会議を実施できる点がメリットです。

意思決定に必要なメンバーを集めやすいことから、

会議の効率化につながるツールとしてあらゆる企業で導入されています。

主なWEB会議ツールは、次のとおりです。

・Zoom

・Teams

・Google Meet

・webex

1対1でやりとりする電話とは違い、複数のメンバーが同時に参加できる点も大きなポイントです。

資料を共有しながら1対1でプレゼンテーションを行ったり、

複数のメンバーを集めアイデア出し会議を開催したりといった使い方ができます。

お互いの表情を介して細かいニュアンスを伝えやすいため、

最近では人材採用の現場でもWEB面接が実施されることが多くなっています。

WEB会議ツールの機能

WEB会議を始めるには、パソコンやスマホなどの端末に、

自社にとって便利な機能が搭載されているツールを選んでダウンロードする必要があります。

会議の効率化を実現するためにあると便利な機能は次のとおりです。

WEB会議ツールを比較する際の参考にしてみてください。

・チャット機能

・画面共有機能

・資料共有機能

・自動議事録作成機能

・言語通訳機能

無料で使えるWEB会議ツールもありますが、使える機能に制限が設けられています。

特に時間制限について、よく確認するようにしてください。

前提条件をよく確認し、自社の導入目的にあったツールを選ぶことが大切です。

WEB会議とテレビ会議の違い

WEB会議とテレビ会議は両方とも遠隔会議を実現できる手法ですが、

仕組みが異なるため”全く別のサービス”です。

テレビ会議は専用機器とネットワークを使うため、

参加者は機器の設置された会議室に集まる必要があります。

オンライン会議よりも音質と画質が安定するため大規模な会議も開催できますが、

高額な導入コストがかかる点に注意が必要です。

一方、WEB会議ツールはインターネットに接続したデバイスがあれば、

どこでも会議を開催したり参加したりできます。

自社が想定する用途に合わせ、WEB会議かテレビ会議かを使い分けるのがおすすめです。

WEB会議ツール導入時に必要な環境

テレビ会議と比べると、WEB会議ツールの導入は手軽にできます。

ここでは、WEB会議ツール導入時に必要な4つの環境について見ていきましょう。

（1）パソコン、スマホなどのデバイス

WEB会議は、パソコン、スマートフォンやタブレットなど、

インターネットに接続できる端末が1人に1台必要になります。

ディスプレイが大きなパソコンは、共有された資料や参加者の様子が見やすいため、

WEB会議に適しているといえるでしょう。

一方、持ち運びが便利なスマートフォンやタブレットは、

場所を問わずに会議に参加しやすいというメリットがあります。

（2）インターネット環境

インターネット環境が安定していなければ、

WEB会議ツールの音声や映像が途切れるなどの不具合が発生してしまいます。

そのため、安定した通信速度で利用できる有線LANや光回線の利用がおすすめです。

端末単体でインターネットに接続できるスマートフォンやタブレットがあれば、

外出先で会議に参加することもできます。

（3）画質向上に役立つWEBカメラ

デバイスに内蔵されたカメラは、近年では性能が向上しており、

ある程度画質が高いものが増えています。

1対1のWEB会議においては、内蔵カメラを使用すれば十分対応できる場合が多いでしょう。

しかし、外付けのWEBカメラを利用すれば、

会議の参加者に高画質な映像を提供できるようになり、好印象を与えられるようになります。

また1台のカメラで複数の参加者を映したいときには、

画角が広めの広角レンズを搭載したWEBカメラを用意するのがおすすめです。

特にWEBセミナーを開催する場合は、

多くの参加者に快適な視聴環境を提供するためにもWEBカメラの利用が適しています。

（4）聞き取りやすいスピーカーフォン

スピーカーフォンとは、スピーカーと集音マイクが一体化した機器のことです。

音声を聞き取りやすくしてくれる他、他の参加者にもクリアな声を届けられるようになります。

スピーカーフォンなら広範囲にわたり集音できるため、

WEB会議の複数の参加者間でも自然な会話が成立するのがポイントです。

ヘッドセットは1対1の際に有効ですが、

WEB会議に複数人が同時に参加するケースではスピーカーフォンが役立ちます。

スマートフォン内蔵のスピーカーを使っていると、

WEB会議の音声が聞き取りづらくストレスを感じるという声もよく聞きます。

スピーカーフォンと接続させれば音声が聞き取りやすくなるので、

スマートフォンでもWEB会議の内容に集中しやすくなりおすすめです。

WEB会議に役立つ便利ツール

上述した通り、必要な環境さえ整えれば、WEB会議に支障なく参加できます。

しかし、さらに便利なツールを用意すれば、WEB会議がより快適になります。

以下では、WEB会議の際にあると役立つ便利なツール5つをご紹介します。

（1）バーチャル背景、ぼかし、フィルター機能

WEB会議ツールには、

会議の内容に集中できるようにぼかし背景やバーチャル背景の機能が搭載されています。

仕事に適した状態に保つために、自室にある私物を隠したり

カフェなどの様子が映り込まないようにしたりできるので便利です。

また他の参加者に向けて、軽めのメイク効果を演出するビジュアルフィルターも登場しており、

女性にも嬉しい機能が増えています。

例えばZoomのスタジオ効果なら、眉毛やリップカラーなどのフィルターを選べます。

身だしなみを整える時間がない場合に備えて、

お気に入りのフィルターを都度適用する設定もできるのでおすすめです。

（2）ボイスレコーダー

WEB会議ツールには基本的に録画機能が備わっていますが、

主催者（ホスト）の許可がなければ録画できません。

記録したいのにできないケースに備えて、

音声を録音できるボイスレコーダーがあれば便利です。

パソコン本体に録音機能が内蔵されていることもあるので、

下記を参考に手持ちのパソコンを確認してみてください。

例えばMacには、内蔵マイクと録音を行える「Quick Time Player」が

標準で搭載されているので、WEB会議の音声録音が可能です。

またWindows10には「ボイスレコーダー」が標準搭載されています。

（3）映りをよくするライト

WEB会議で、視覚的に相手に良い印象を与えたいなら

映りをよくするライトを用意するのがおすすめです。

近年では、WEB会議に役立つテレカンブースと呼ばれる個室ブースが登場していますが、

中には鮮明に表情を相手に伝えるためのLEDライトが備わっているものがあります。

動画撮影用のLEDリングライトなど、様々なライトが販売されているので

顔周りをぱっと明るくする方法として検討されてみてはいかがでしょうか？

（4）遮音に優れたテレカンブース

テレカンブースは、防音設計が施された個室ブースです。

外部の音を遮断して静かな空間を確保できる他、内部の会議内容が漏れる心配もありません。

WEB会議に最適な環境が整っているので、工場など周囲の音が気になる

職場や機密性の高い会議の頻度が高い企業におすすめです。

（5）会議室予約管理システム

WEB会議のために、空いている会議室を探し回っていないでしょうか？

会議室予約管理システム「予約ルームズ」があれば、

会議室の空き状況を一目で確認できるようになります！

空いている会議室の端末をタップすれば、その場で予約もできます。

また、空予約の自動キャンセルや無断延長を防止する機能が搭載されているので、

会議室利用の効率化につながります。

まとめ　

いかがだったでしょうか？

WEB会議ツールの導入ハードルは低いですが、

その分音や映り具合に配慮する必要があることを理解していただけたと思います。

WEB会議をより快適で質の高いものにするために、

スピーカーフォンなどの便利ツールを活用するのがおすすめです。

記事内で紹介した会議室予約管理システム「予約ルームズ」は、

便利ツールであることはもちろん、会議室にまつわる無駄を無くし効率化にもつながります。

社内リソースの稼働率を向上できるので、ぜひチェックしてみてください！

まずは「予約ルームズ」の資料をもらう