「社内の会議をもっと効率化したい」
「Web会議が中心になってきたけど、何だかスムーズに行かなくて困る」
働き方改革が進み、オフィス・自宅と場所を問わず実施される社内会議。
Web会議にもある程度慣れてきたけれど、どこかで上手くいかない点もチラホラあるのではないでしょうか？
今回は会議をもっと効率化する、会議DXツール/システムを紹介していきます。

会議のDXとは

会議のDXとは、デジタル技術を活用して会議を効率的かつ効果的に実施することを意味します。
日常の会議をよりスムーズかつ効率的に行うことができるだけでなく、会議参加者の負担を軽減することで、社内の生産性向上にも繋がります。
コロナ禍を経てリモートワークが急速に普及した結果、ZoomやTeamsなどのWeb会議システムの利用はもう一般的なものとなっています。
しかし、Web会議システムを入れただけでは、なかなか会議の効率化が進まないのが現実です。
会議のDXを実行するには、以下のような手法があります。

• ペーパーレス会議システム:会議中に必要な資料や情報をオンライン上に集約
• タスク・プロジェクト管理ツール:会議で扱うタスクやアクション項目を追跡したり、参加者にタスクを割り当てる
• 議事録作成・管理ツール:会議の議事録作成をサポートし、会議の振り返りや記録を簡単に行える
• 会議室予約管理システム:会議室の予約管理を効率化して、会議室の稼働率向上や利用状況を可視化

こういったツールを駆使することで、会議にまつわる業務をDX化することが可能です。
それぞれ詳しく紹介していきます。

会議DXツール①:ペーパーレス会議システム

ペーパーレス会議システムとは、会議で使用する資料や情報をデジタル化し、会議中にオンライン上で共有・更新を行うことで、紙による資料の配布や印刷を不要にする会議システムのことを指します。

導入のメリット

• 用紙代や印刷代・保管などのコストが削減される
• 資料の印刷や配布がなくなり会議準備の手間が省ける
• 資料データの個人保管がなくなり、情報漏洩のセキュリティリスク軽減

おすすめのペーパーレス会議システム

スマートセッション

日本インフォメーション株式会社が提供する『スマートセッション』は、会議に伴うトータルコスト削減が叶うペーパーレス会議システムです。

直感的な使いやすさで、ユーザーや管理者、部署や立場、ITのスキルに関わらずどんな人でもスムーズに操作が可能です。
その他豊富な機能による会議のペーパーレス化・効率化はもちろん、ISMS認証取得などのセキュリティ対策もバッチリなので安心して利用できます。

会議DXツール②:タスク管理ツール

会議の役割として、プロジェクト全体の進捗状況の確認や整理、議論した内容を元に次のアクションを決めてタスク化することがあります。
会議中の状況確認や、会議外での進行管理で、いちいち会議の議事録を探して確認するような状況ではとても非効率です。
タスク管理ツールを利用すれば、これらを一目でわかるように可視化でき、管理や確認の効率を上げることができます。

導入のメリット

• 進捗状況やタスクの情報を全体で共有できる
• カテゴリや優先順位ごとにタスクを整理できる
• プロジェクト全体の進捗状況を可視化できる

おすすめのタスク管理ツール

Trello

『Trello』は、柔軟性と機能性に優れていることが特徴のタスク管理ツールです。
タスクを可視化し、進行をコントロールするタスク管理手法の「カンバン」「ボード」を直感的に利用でき、必要なボードとツールが全て１カ所にまとめられるので誰でも使えて業務を効率化できます。
ミニマムの機能なら無料で利用できるので、まずは個人やチーム単位でトライアルしてみるのがおすすめです。

会議DXツール③:議事録作成・管理ツール

議事録作成・管理ツールとは、会議やミーティングで行われた議論や意見をまとめる重要な「議事録」の作成を効率化するツールです。
議事録作成・管理ツールには、大きく分けて2種類があります。

• 自動作成ツール：文字起こしの自動化など、会議内容を漏れなく記録するための業務をサポート
  →【おすすめ】多機能さは求めていない。会議内容を漏れなく記録することが望ましい
• 管理・共有メイン：テンプレート機能による議事録の準備や一元管理などを効率化
  →【おすすめ】決定事項やToDoなど必要事項が記録できればいい。社内共有などをスムーズにしたい

議事録作成ひとつとっても、目的に応じて必要な機能が異なるため、自社に必要な機能、ツールが持つ機能に過不足がないツールを選んで使用しましょう。

導入のメリット

• 議事録作成・編集を効率化
• 議事録をすぐに共有できるようになる
• 会議内容やタスクを可視化できる

おすすめの議事録作成・管理ツール

【自動作成ツール】　AI GIJIROKU

AI議事録作成ツールの『AI GIJIROKU』は、今や数多く利用されているWeb会議システムの「Zoom」に国内で唯一連携している議事録自動作成ツールです。
オンラインで会話した内容をリアルタイムで画面に字幕表示し、会議後に議事録を自動作成してくれます。手動による編集箇所を機械学習して、利用するごとに議事録作成の精度が高まるのも特徴です。
【管理・共有メイン】　Confluence

Atlassian社が提供する『Confluence』は、組織内の知識を集約し、共同作業を行うためのワークスペースで、議事録など社内情報の管理・共有をサポートしてくれます。
75以上の豊富なテンプレート機能があり、会議の種類や目的ごとにテンプレートをカスタマイズすることで、議事録が作成が効率的になります。
また、同社が提供するタスク管理ツールの「Trello」や、プロジェクト管理ツール「Jira」との連携機能があるため、議事録管理・共有だけでなく、会議からプロジェクトの進行も効率化できます。

会議DXツール④:会議室予約管理システム

コロナ禍も落ち着いてオフィス出社が増えたり、Web会議の浸透で会議の頻度が増えたりと、オフィスで会議をするシーンが増えるにつれ、こんな困りごとが起こっているのではないでしょうか？

「会議室が空いてない/足りない」
「会議室を予約したいけどどこが使えるのか予約状況がわからない」
こういった悩みごとを解決してくれるのが会議室予約システム。
オフィスの会議室予約・入退室管理など、会議室に関わるあらゆる業務を自動化して業務効率化を実現するシステムです。

導入のメリット

• 会議室の空き状況・利用状況の可視化
• 会議室からの予約操作を効率化
• 空予約をなくして会議室の稼働率を向上

おすすめの会議室予約管理システム

予約ルームズ

『予約ルームズ』は、会議室・商談スペースの利用状況をリアルタイムに把握できる会議室管理・予約サービスです。
会議室に設置した端末で空き状況が一目でわかるのはもちろん、使われていない会議室は自動で予約キャンセルされて、会議室の無駄使いが解消されます。
タブレットだけでなくスマートフォンでも利用できるため、会議室のみならず、イベントスペースや電話BOX、Web商談席、集中ブースいった、オフィスのあらゆるスペースの管理がこれ一つで可能になります。

かしこく効率化ツールを活用して会議をDX

今回紹介したツール以外にも、会議のDXに活用できるシステムやツールは沢山あります。
自分達の会議をどうDXにしたいのか、どこを改善すれば会議の効率や生産性が上がるのか。
そこを整理した上で、自社に必要なシステムを導入することが会議DXの成功の秘訣です。