予約ルームズは、おかげさまで3周年を迎えました。

今回は、リリース3周年を記念し、

予約ルームズの開発エピソードを1つご紹介したいと思います。

プロダクト開発において、

「使いやすさ」は創業当初から重要な要素として大切に考えてきました。

おかげ様でクチコミサイトでは、口コミ評価4.9 / 5 をいただけて

そのうちの大半が「使いやすい」とレビューしてくれています。

そこで今回は、予約ルームズの使いやすさを支える「デザイン」について

担当デザイナーの小川さんにインタビューをしてきました。

*参考：BOXIL SaaS 「予約ルームズの評判・口コミ」https://boxil.jp/service/5145/reviews/

「カレンダーツールでは解決できない」

ー予約ルームズの成長の理由は何だと思いますか？

小川：昨今のオフィス再開に伴い、会議室不足が深刻化していますよね。

コロナ禍でWEB会議が浸透したことで、会議の総数が増加し、

コロナ以前よりも多くの会議室が必要な状況になっているからです。

従来のカレンダーツールによる会議室予約では、

・予約していても実際に使われていない（＝空予約）

・次の予約者がいるのに、前の会議が延長されていて使えない（＝無断延長）

といった状況を検知したり、改善する方法がありませんでした。

そこで、それらを解決できる予約ルームズの需要が増えているのだと思います。

また、そうした社会情勢に加えて、

予約ルームズの使いやすさも成長のポイントになっていると感じています。

ーボクシルの口コミでも使いやすいという声が非常に多いですよね。

小川：そうですね。実際の口コミ*でも

・管理画面で一目で空室がわかる

・使いたいときに空いている会議室を検索する作業が楽になった

・会議室の使用、未使用が明確になり、会議室を使いやすくなった

など、使用感に対するコメントが非常に多く、

機能や価格だけでなく、使いやすさで選ばれていることを実感しています。

*参考：BOXIL SaaS 「予約ルームズの評判・口コミ」https://boxil.jp/service/5145/reviews/

「視覚情報から行動を誘発するデザイン」

ーそれでは、予約ルームズのデザインのコンセプトを教えてください

小川：予約ルームズのデザインのコンセプトは、

「視覚情報から行動を誘発するデザイン」です。

このコンセプトに基づき、

デザインは直感的でわかりやすくなるように工夫しました。

予約ルームズのデザインには、

・iPad端末のデザイン

・Web管理画面のデザイン

の2種類があり、それぞれにこだわったポイントがあります。

ーまずは、iPad端末のデザインのこだわりを教えてください

<iPad端末>

小川：iPad端末のデザインは、

利用者が直感的に会議室の状況を確認できるように工夫しました。

入退室端末の画面の色は

私たちの生活に根付く信号機と同じ「赤・青・黄」に合わせ

空室は「青」、使用中は「赤」で表示されます。

また、画面全体が「赤・青」に変わるため

遠くからでも一目で空室か利用中かが判断できるようにしました。

さらに、会議終了の時間が近づくと

iPad端末の色も黄→赤に変化し、利用者に退室のサインを送るようになっています。

信号機と同じ配色を採用することで、

利用者の気持ちを引きつけ、自然と行動を促す効果を狙っています。

また、通知音にも工夫を凝らしました。

予約ルームズの通知音は、

利用者に会議の終了時刻が迫っていることを知らせ、

時間内に退出を促すための重要な要素です。

しかし、会議中の利用者の集中力を必要以上に妨げてしまっては、

せっかくの会議が台無しになってしまいますよね。

そこで、予約ルームズでは、

人工の電子音ではなく、あえて楽器の自然音を選びました。

電話の着信音って、オフィス内ですごく響くんですよね。

予約ルームズの通知音は、電話の着信音とは目的が違うため、

電子音では、TPOにそぐわないと判断しました。

また、元受付嬢の弊社代表から

受付嬢時代、会議室の利用時間が過ぎてしまった利用者へ

「そっとドアからメモを入れていた」という話を聞いていました。

今回はそのストーリーを元に、

システムに置き換わっても配慮が伝わる柔らかいマリンバの音をセレクトし、

利用者の気分を損なわずに、自然な行動を促すよう設計しました。

こうした複数のデザイン要素が組み合わさることで、

会議中の方にも、次に会議室を利用する方にも、心地よい体験を提供し、

効率的な会議室管理をサポートできているんじゃないかと思います。

ー次に、Web管理画面のデザインのこだわりを教えてください！

<Web管理画面>

小川：予約ルームズのWeb管理画面のデザインは、

会議室の一覧表示によって、

利用者が瞬時に会議室の状況を確認できるようにしました。

<利用可能は白、利用不可はグレーアウトされている>

画面上では、いま利用可能な会議室だけが白で表示されるため、

一目で空き部屋を見つけることができます。

従来のスケジューラーによる会議室予約では、

会議室の一覧表示機能がないため、

空いている会議室を探しにくかったんです。

予約ルームズでは、会議室の一覧表示ができるだけでなく

空いている会議室を瞬時に見つけ、予約ができるように工夫しました。

直感的な視覚伝達による効果とは？

ーデザインから見た、予約ルームズと他社システムとの違いはどんな部分でしょうか？

小川：直感的な視覚伝達にこだわった部分ではないでしょうか。

iPad端末とWeb管理画面のデザインは、

利用者が、直感的に情報を掴み、

スムーズな行動を取ることができるように設計しました。

それにより、デザイン面からも

会議室の利用効率を向上させ、利用者の時間と手間の削減につながっているんだと思います。

元々、私は紙媒体のデザインをしていたため、

IT業界では少し珍しい経歴かもしれません。

だからこそ、細かいニュアンスを作り込めたんだと思います。

ー実際に、口コミでも「社内でユーザインターフェースでクレームが出た事はありません」といったお声がありましたよね。

小川：予約ルームズのデザインは、

使いやすさと効率化を両立させ、

利用者にとってストレスのない会議室の予約管理の実現を目指しています。

そういった予約ルームズのデザインが

会議室の課題解決にとって重要な要素のひとつになっていれば嬉しいですね。

予約ルームズの未来

ーこれからの予約ルームズはどんな進化をしていくでしょうか？

小川：もっと使いやすく、お客様の多様なニーズに応えられるようにしていきたいと考えています。

直近では、サイネージモードが

より便利に、使いやすくなる予定なので楽しみにしていてください！

ー最後に、今後目指していきたい目標はありますか？

これは、弊社の全プロダクトに共通して言えることですが、

「使用言語・年齢に関係なく使えるグローバルなサービスにすること」

を目指していきたいです！

今後も使いやすいプロダクトをデザイン面から支えていきますので

引き続き予約ルームズをよろしくお願いいたします！

ー小川さん、ありがとうございました！