エンタープライズ向けのグループウェアであるサイボウズGaroonは、

連携できるアプリと組み合わせることで、社内の業務をより効率化できます。

本記事では、会議室予約システム「予約ルームズ」を提供する弊社が、

オフィス業務の効率化を支援する立場から、

サイボウズGaroonと連携できるさまざまなジャンルのツールを紹介します。

Garoonを使っているけどいまいち業務の効率化ができていない方や、

連携アプリにどんなものがあるのかわからない方に役立つ情報となっています。

ぜひチェックしてみてください！！

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拡張性が高いGaroonでより業務効率化を目指そう

https://garoon.cybozu.co.jp/より

サイボウズGaroonは、ばらつきやすいツールの機能を連携し、業務の効率化に役立ちます。

以下ではサイボウズGaroonの連携による強みを2つ紹介します。

（1）色々なアプリと連携可能で拡張性が高い

サイボウズGaroonは、色々な外部サービスを連携させる

”システムの入り口”としての機能を果たしてくれます。

Garoonに備わっている機能であっても、すでに他のサービスで利用が定着している場合は、

併用しながら連携することも可能です。

Garoonの連携アプリでは、APIなどの接続によって、

データの登録が二度手間にならないように設計されています。

このように、Garoonでより多くの作業をこなせるようになると、

業務がシンプルになり、オフィスやリモートに関わらずより効率的に働けるようになります。

（2）Garoonのカスタムアプリでより業務にフィット

サイボウズGaroonは既存のサービスとのAPIやプラグインによる連携だけでなく、

カスタマイズで拡張機能の開発をすることも可能です。

業界の習慣を取り入れた機能や、社風に合わせた機能を組み込んで、

よりGaroonを使いやすくカスタマイズすることができます。

まずは、スケジュール機能・メール機能・ワークフロー機能など、

カスタマイズする範囲を限定し、小さな変更から始めることがおすすめです。

Garoonでハイブリッドワークを加速させる3つの連携アプリ

サイボウズGaroonと連携して業務効率化を図れる3つの優れたアプリを紹介します。

（1）ハイブリッドワーク対応の申請フロー「X-point（エクスポイント）」

https://www.atled.jp/xpoint_cloud/より

「X-point（エクスポイント）」は、申請や稟議のフローを電子化してくれるツールです。

ハイブリッドワークの現場では、上長からの承認フローが滞る問題に陥りがちです。

複数の上長の承認が必要な場合などでは、

回覧文書がどこまで回っているかが分からなくなることも起こりえます。

X-pointはクラウドベースで申請フローを進められるため、

申請者と承認者がオフィスにいなくても、申請の送付や承認が可能です。

上長側は、申請や稟議がすべて1カ所にまとまっているので、

承認作業がたまってしまっているかを可視化しやすいだけでなく、

取りこぼしによる承認忘れを減らすことができます。

承認された申請や稟議は、システムの通知で知らされるので、

承認後のアクションにも素早く取り掛かれるのがポイントです。

Garoon内にこのサービスの機能を取り入れることで、

普段使用するグループウェアとシームレスに統合でき、より使いやすくなります。

（2）スケジュールをGaroonと連携「ガル助」

https://www.novelworks.jp/garsche/より

「ガル助」は、Garoonと外部のカレンダーアプリケーションを連携させることができます。

GaroonのスケジュールデータをMicrosoft365カレンダーやGoogleカレンダーに

表示させることができ、その逆も可能な双方向連携型になっています。

繰り返し予定や終日チェックマークなどの、各カレンダーの機能とも連携します。

Googleカレンダーでスケジュールを管理することが定着しているけど、

これからGaroonをメインで使っていきたいというケースなどにぴったりのツールです。

基幹システムに統合すると、複数のスタッフの空いた時間に会議を設定するなど、

予定調整が格段にしやすくなります。

（3）Garoonからワンクリックでオンライン会議「V-CUBEミーティング」

https://jp.vcube.com/より

「V-CUBE ミーティング」は、エンターブライズ向けのオンライン会議サービスです。

安定した接続性と、高音質・高画質のクオリティでストレスのない会議が可能になります。

ブラウザでの会議参加も可能で、世界中のどこからでも、

インターネットに接続できるデバイスがあれば会議を開けるのがポイントです。

Garoonにこのサービスを組み込むことによって、

シームレスにGaroonからオンライン会議が開催できます。

Garoonの会議室予約と同じ要領で、会議のメンバーを選んで予定をスケジュールできるので、

違和感なく導入できるのも大きなメリットです。

Garoonと連携可能な「RECEPTIONIST」の3つのサービス

Garoonの機能を拡張して連携できるRECEPTIONISTシリーズのサービスもおすすめです。

Garoonに会議室予約・受付・日程調整の機能を追加で備えることができ、

ワンストップでの操作が可能になります。

以下では、RECEPTIONISTシリーズの3つのサービスを紹介します。

（1）「予約ルームズ」で会議室運用を効率化

「予約ルームズ」は、会議室の予約をデジタルで管理し、会議室の利用を効率化できます。

対面のミーティングの予定がオンライン開催に変更になってしてしまったとき、

予約された会議室が実際には使われないことがよくあります。

そのため会議室が空予約となり、使いたい人が会議室を使えない状態に陥ってしまいます。

予約ルームズでは、入室されていない会議室の予約が自動的キャンセルされるため、

空予約の会議室は使える会議室となって会議室の稼働率向上につながります。

また、会議室に設置したモバイル端末からも簡単に予約をとることが可能です。

さらに、終了時間前に通知が送られ、時間内に会議を終わらせるように促されるので、

時間内に必要な事案を検討して、実のある会議ができるようになるメリットもあります。

もちろんGaroonとの連携もできるので、設備管理機能がより実用的になります。

予約ルームズの機能と料金を確認する

（2）「RECEPTIONIST」で受付業務を効率化

「RECEPTIONIST」は、受付業務をデジタル化し、

来訪者が受付にあるタブレット端末を使って、社内の担当者に直接連絡できるツールです。

これによって、受付の取り次ぎ業務を大幅にカットすることが可能になり、

受付の無人化などコスト削減を実現できるのが特徴です。

GaroonとRECEPTIONISTを連携させると、

担当者への通知をGaroonの通知システムと統合でき、通知の受け取りミスも少なくなります。

RECEPTIONISTでアポイントを登録するときに、

Garoonの施設情報から会議室の使用状況も確認でき、

スムーズに会議室の予約とアポイントの登録をすることができます。

RECEPTIONISTに登録したアポイントは、

自動的に担当者のGaroonのカレンダーにも連携されるので、登録が二度手間になりません。

（3）「調整アポ」でスケジュール調整のコミュニケーションコストを削減

「調整アポ」は、煩雑なスケジュールのすり合わせ業務をシンプルにしてくれるツールです。

スケジュール調整に必要な文言が自動で作成され、メールやメッセージ機能で送信できます。

スケジュールの相手がクライアントや社外の方であったとしても、

日程調整機能を使えるのが特徴。

Garoonの外部連携アプリとして組み込んで、Garoonと一体化して運用することも可能です。

Garoonのカレンダーで空き時間になっている日程が、アポイントの候補日として選択されます。

スケジュールが確定するとカレンダーに自動登録され、

オンラインミーティングなら、会議にアクセスするためのURLが自動で発行されます。

ここで、事例を1つ紹介します。

Garoonと調整アポの連携機能を使用している株式会社ジョイゾー様では、

以前は手動で各営業担当者がそれぞれのクライアントと日程のすり合わせをしていたため、

商談が1カ月待ちになってしまうこともありました。

この問題を解決するために、日程調整ツールの調整アポを導入。

Garoonと調整アポを連携し、ランダム調整機能を活用することで、

担当者に均等に商談機会が割り当てられるようになったとの嬉しいお声をいただいております。

まとめ

いかがだったでしょうか？

サイボウズGaroonをグループウェアとして使用している企業には、

数多くのサービスと連携した、一体的な利用がおすすめです。

特に、受付業務や日程調整、会議室予約など、なるべく人の手をかけたくない作業は、

サイボウズGaroonとRECEPTIONISTシリーズを連携をさせ、

快適に仕事に取り組めるよう工夫していくことがおすすめです！

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