テレカンブースとは？WEB会議に最適な個室ブースを導入し会議効率化へ
Withコロナの時代を迎え、WEB会議ツールを活用して
非対面で会議や打ち合わせをするスタイルがすっかり定着しました。
営業や人事の方は、ほぼ毎日WEB会議が予定に入っているのではないでしょうか？
WEB会議は利便性が高い一方で、会議室不足や情報漏えいにつながる
可能性も高いことから、テレカンブースを導入する企業が増えています。
会議室予約管理システム「予約ルームズ」を提供する弊社でも、
コロナ以前よりWEB会議件数が1.5倍程度増えたため、テレカンブースを設置しました。
営業部を中心にテレカンブースを活用し、会議室不足解消や会議の質向上を図っています。
本記事では、さまざまな企業で導入が進む「テレカンブース」について詳しくご紹介します。
テレカンブースの導入を検討されている方から、スムーズな運用を考えている方まで、
幅広く役立つ記事となっていますのでぜひご一読ください！
テレカンブースとは
テレカンブースとは、プライベート空間を確保できる個室ブースのことです。
WEB会議や少人数の会議、面談などにぴったりなテレカンブースは、
次のような名称で呼ばれることもあります。
・ワークブース
・フォンブース
・集中ブース
・防音ブース
・吸音ブース
テレカンブースは、オフィスの会議室不足や情報漏えい防止はもちろん、
会議効率化のソリューションとして注目されています。
そもそもテレカンとは
そもそもテレカンとは、次のそれぞれの意味が異なる3つの英語から派生した略語です。
・teleconference（遠隔会議）
・telephone conference（電話会議）
・television conference（テレビ会議）
上記のとおり、サービスプロバイダーやユーザーによって
テレカンの意味が異なる可能性があります。
本記事では、多拠点同時に音声だけで会議を行える「電話会議」として解説しています。
・緊急性の少ない会議
・報告・業務連絡が主な会議
・初対面の人がいない打ち合わせ
など、非対面でも支障のない会議はテレカンが適しています。
テレカンブースの特徴
テレカンでは聞き取りやすさが重視される一方で、
オフィス内だと周囲の仕事を妨げないよう気を遣うことが多いでしょう。
そのため、テレカンブースには、快適な電話会議を実現するための要素がそろっています。
テレカンブースの主な特徴は、次の5つです。
・高い遮音性・防音性
・周囲の視線を遮断
・床・天井・壁のすべてが囲われたフルクローズ型が多い
・キャスター付きなどレイアウト移動が容易な仕様
・増設工事なしで導入可能
機密性の高い情報を扱う部署の方や、フリーアドレス制を導入している企業にとって、
オープンスペースでの情報漏えいリスクを軽減できるというメリットがあります。
また、人の出入りが多い企業や工場など大きな音が発生する職場では、
テレカンブースを設置すれば、周囲の音を遮りスムーズに会議することができます。
さらに、テレカンブースは、増設工事なしで導入できる点も大きなポイントです。
「会議室増設のための予算が出せない」という会社にもうってつけです。
テレカンブースが注目されている理由
近年ではフリーアドレス制を採用し、個人作業あるいはチームでの共同作業を
どこでも行えるオープンなオフィスが増えています。
しかし部門間のコミュニケーションが円滑になる一方、
場合によっては周りの視線や音が気になり仕事に集中できないケースも出てくるでしょう。
そこで周りの視線や音をコントロールし、
従業員一人ひとりの生産性を向上させる環境として注目されているのがテレカンブースです。
なかには座り心地のいいソファーを使用し、
ゆとりのある設計がなされた居住性の高いテレカンブースもあります。
業務の特性や社内状況に応じてテレカンブースを選択できれば、
従業員のパフォーマンス向上も見込めます。
テレカンブースの利用方法
ここでは、オフィスにおけるテレカンブースの利用方法を用途ごとにご紹介します。
テレカンやWEB会議、1人での集中作業
1on1や1人でのお客様とのテレカンのために多人数用の会議室を利用すると、
当然のことながら多くの会議室が必要となり会議室不足に陥ります。
しかし、一方少人数向けの会議室を増設するとなると、
多額の予算が必要になるためあまり現実的ではありません。
そこで、テレカンや1人での集中作業向けにおすすめはソロ（1人用）の導入です。
フルクローズ型のテレカンブースなら
周囲の音に邪魔されず集中して話せるため、WEB会議にも適しています。
照明や換気も設置されており、安全かつ快適にテレカンや作業に集中できる点がポイントです。
声がクリアに聞こえるため話が通じやすく、
神経を使う重要なプレゼンテーションもスムーズに進行できます。
対面を重視した少人数での会議
リモートワークが普及したWithコロナの時代では、
部下と話す機会を作る必要性を感じている上司も多いでしょう。
実際にリクルートマネジメントソリューションズの調査（※）によると、
2022年時点で1on1ミーティングを導入している企業は約7割にものぼることが分かりました。
※参考：https://www.recruit-ms.co.jp/press/pressrelease/detail/0000000372/
そのため、1on1ミーティングにテレカンブースを利用するケースが増えています。
特に人事評価のための面談や従業員教育を目的とした1on1ミーティングには、
2名用テレカンブースの導入がおすすめです。
また、2〜4名の会議や打ち合わせには、4名用テレカンブースが向いています。
テレカンブース以外にオフィスで設置可能なブース例
従来の会議室のイメージとは異なるミーティングスペースは、
フルクローズ型のテレカンブースだけではありません。
ここでは、オフィスで設置可能なブースの例をご紹介します。
簡易的に仕切られたセミクローズ型ブース
フルクローズ型ほど密閉されていませんが、
周囲の音や視線を軽減できるのがセミクローズ型のブースです。
セミクローズ型は三方〜四方をパーテーション（吸音パネル）で囲うもので、
適度なこもり感を得ることでき集中しやすいです。
パネルだけを導入できる簡易タイプは、既存のデスクの周りを囲うこともできるので便利です。
機密性の高くないテレカンや採用のためのWEB面接のほか、作業スペースとしても使えます。
ソファースペース
打ち合わせに適した座り心地のソファーとチェアーを組み合わせるなどして、
ミーティング向けのソファースペースを作る方法です。
ソファースペースは、メンバー同士の軽いミーティングや打ち合わせに向いています。
ソファーは開放的な雰囲気作りに役立つので、
ミーティングの参加者同士が気軽に意見交換できるのがポイントです。
会議室利用の効率化ならテレカンブースの予約管理システム導入がおすすめ
会議室不足を解消するためにテレカンブースを導入したとしても、
予約したままで放置している人が多い状況では問題を解決できません。
ミーティングスペースの稼働率を上げるためには、
テレカンブースなどの入退室を管理する予約管理システムの導入がおすすめです。
「前の会議が予定より早く終わりテレカンブースが空いているはずなのに、予約できない。」
このような社内リソースの無駄をなくすのが、テレカンブースの予約管理システムです。
設置したタブレットやスマホから入退出を更新すれば、
リアルタイムで空き状況を共有できるようになります。
また、予約管理システムを使えば、予約時間から一定時間入室がない場合、
自動で予約をキャンセルし、「空予約」を防ぐことが可能です。
さらに会議の無断延長を防止する機能も搭載されているので、
ダラダラと会議を長引かせることを良しとしない意識改革にもつながります。
このようにテレカンブース予約管理システムの導入は、
社内リソースの無駄遣いを減らすだけでなく、会議の効率化も図ることができます。
おすすめは「予約ルームズ」という予約管理システムです。
タブレットやスマートフォンを使って、オフィス内のあらゆるスペースの一元管理を可能にします。
また、会議終了前のアラート機能で、会議の不要な延長を阻止します。
シンプルな仕様で誰でも使いやすいので、興味がある方はぜひチェックしてみてください。
まとめ
テレカンブースは、WEB会議の他、集中作業にぴったりな個室ブースです。
会議室増設よりも導入ハードルが低く、オフィスの会議室不足解消にもつながりますが、
予約管理をしっかり行わなければ会議室が足りない状態には変わりがなくなってしまいます。
オフィスの会議室不足を解消する目的でテレカンブースを導入する際には、
予約管理システムの導入も合わせて検討することがおすすめです。
システムを導入すれば、一目でどこが空いているのかが分かるようになります。
また、「空予約の自動キャンセル」によって無駄遣いを軽減できるようになれば、
社内リソースの有効活用ができるようになるのがポイントです。
さらに「終了時間のカウントダウン」機能によって、
時間管理がしやすくなり会議の効率化にもつながります。
この機会に一度、テレカンブースの予約管理システム「予約ルームズ」を使って、
生産性向上を図ってみてはいかがでしょうか？
弊社ではテレカンブースの管理の仕方や、会議の質向上に関する相談も承っていますので、
お気軽にご相談ください！
おすすめの記事
まだデータがありません。
詳しくは、
詳細な機能と料金がわかる資料
基本的な機能はもちろん、サポートの内容など詳しくご紹介しています。
サービス導入を検討されている方にぜひご覧いただきたい資料になります。
RECEPTIONISTシリーズについて
RECEPTIONISTシリーズは、ビジネス上のつながりをテクノロジーでスマートにすることで
各従業員が本来やるべき業務に集中でき、働きやすい環境に変えていくクラウドサービス群です。
