会議室の使用状況を見える化し、ダブルブッキングや誤入室など利用ストレスから解放

「知見と、挑戦をつなぐ」という企業ミッションの元、190カ国52万人超のグローバルなナレッジプラットフォームを運営する株式会社ビザスク。

企業規模が成長を遂げる中で、予約ルームズをはじめRECEPTIONISTシリーズをどのようにご活用いただいているのか、大瀧様と沖様にインタビューしました！

会社とRECEPTIONISTのアップデートで再導入

ー過去RECEPTIONISTを導入いただいた後に、一度解約されているかと思います。当時のことを教えていただけますか？

大瀧：今よりも従業員の人数が少なかった2018年頃に、受付対応や管理にリソースを割けないという課題解決のため、『RECEPTIONIST』を導入しました。

それから2年が経過し、人員が徐々に増えてきたタイミングでオフィス拡張し、会議室を増設しました。

せっかく増やした会議室でしたが、誰が予約しているのかわからりずらい、会議室の使用状況がわからない、などの課題が多数ある状況でした。

その課題解消のためにも、会議室管理システムが必要になりました。

しかし、当時のRECEPTIONISTは受付管理機能のみだったので解約して、受付管理と会議室管理を同時に行える他社サービスへ乗り換えたんです。

ーその後、再導入していただいた理由を教えていただけますか？

大瀧：RECEPTIONISTを再導入した理由は2つあります。

・新しく導入した会議室管理システムの利便性に不満を感じていた
・採用のための日程調整を効率化できるサービスを探していた

新たに導入した会議室予約システムは、エラーが多発し、新たな課題を生み出していました。

あのときは従業員から月1〜2件の頻度で問い合わせが来ていたので、私たちITチームも不満を感じている状況でした。

沖：もう1つの理由として、採用業務で利用していた日程調整ツールの乗り換えを検討していたという点がありました。

以前利用していた別の日程調整ツールはWeb会議システムとの連携ができなかったんです。

そのため、日程調整は効率化できても、その後のWeb会議用の調整を手動で行う必要がありました。

手作業では限界がありますし、ミスも発生していたので、弊社が思い描く採用のゴールに辿り着けないような状況になっていました。

それを解消すべく、他の日程調整ツールの導入を検討しているところで、『調整アポ』を知りました。

大瀧：ITチームの方で調べてみると、以前使用していたRECEPTIONIST社のサービスだということと、受付以外に会議室管理システムの『予約ルームズ』も提供を開始していることも知りました。

過去に利用していたシステムがアップデートされ、ちょうど私たちが求めていた機能すべてが揃っていたのです。

そこで再度問い合わせて、受付・会議室・日程調整すべてのシステムをRECEPTIONISTに統一して導入しました。

ー他にも効率化サービスは沢山ある中で、RECEPTIONIST再導入の決め手は何でしたか？

大瀧：1つのサービスの中で複数の機能が使えることに尽きますね！

機能によってサービスを使い分けていると、いちいちログインしたり、新たに覚えることが増えたり、ユーザーからすると面倒に感じやすいんです。

サービスの統一はアカウントが集約でき、管理や運用が楽になるので、管理者側にも大きなメリットだと思います。

受付システム、日程調整ツール、会議室予約システムがRECEPTIONIST1つに集約できるとわかり、再導入したというわけです。

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ダブルブッキングがゼロに！会議室利用の不満からの解放

ー会議室管理について具体的にどのような課題を感じていましたか？

大瀧：以前利用していた会議室予約システムは、エラーにより会議室端末とカレンダーに正しく会議予約が反映されないということが課題でした。

カレンダー上は会議室予約が完了しているのに、会議室前に設置しているiPadには予約が反映されないエラーが多かったです。

会議室の利用状況が外から確認できないので、扉を開けたら会議中なんてことも…。

各々ミーティングの時間をずらしたり、他の会議室を探したりと対処してはいましたが、参加者全員の機会損失につながっていたと思います。

利用している従業員からも不満の声が募っていましたね。

ー予約ルームズの導入後、従業員の方の反応はいかがですか？

大瀧：会議室利用に関するトラブルや問い合わせがなくなり、ストレスなく会議室利用ができるようになりました。

会議室端末・カレンダーともにタイムリーに同期ができているようで、不満の声は聞かなくなりましたね。

以前であれば、例えば月に2回会議室が使えなかったと考えると、本来予定していた会議が出来なくなりムダが発生してしまいます。

例えば参加者が3名くらいだとすると、それだけで3時間分を損失していたことになります。

ITチームに問い合わせなかった人もいるでしょうから、本当はもっと時間をムダにしていたかもしれません。

そういったムダな時間を省力化できて、従業員も喜んでいると思います。

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分散化した複数プロダクトを統一して得られた成果

ーRECEPTIONISTシリーズをまとめて導入してみて、よかったと思うことはありますか？

大瀧：1つのサービスで複数の機能が利用できて非常に使いやすいという点です。

例えば個々のサービスで見た場合、もしかしたらもっと他のサービスの方が機能などが優れているというケースはあるかもしれません。

それでも「RECEPTIONISTアカウントに入ればあの機能もこの機能も使える」という状態はユーザーからすると非常に効率的で便利なので、生産性の向上に繋がっていると言えるでしょう。

また、ITを管理する側の立場から言うと、セキュリティ面でもメリットを感じています。

サービスを統一したことでアカウントを1つに集約できたので、管理側の手間や負担も軽減されています。

セキュリティの面で言うと、弊社は完全にリモートワークが中心となっていることから、単なるIDパスワードだけのアカウント管理だけでなく、本人認証やデバイス認証など、多要素認証で管理を厳格化しています。

そのような高いセキュリティ要件にもRECEPTIONISTは合致していて、非常にありがたいです。

ー最後にRECEPTIONISTシリーズを検討している企業へ一言お願いいたします。

大瀧：IT部門の立場からすると、複数サービスを1つにまとめることは、システム管理の工数削減や運用オペレーションミスの軽減に繋がるほか、アカウント集約によるセキュリティ上のメリットも大きいという点でおすすめです。

受付や会議室・日程調整という業務はおそらくどんな企業でも発生するものなので、複数の効率化システムを探しているという企業の方には非常にピッタリだと思います。

沖：RECEPTIONISTの手厚いサポート体制は特徴の1つだと思います。

CSの方の丁寧なレクチャーは今も思い出深く記憶に残っています。

私たちのニーズを真摯に聞いてくださり、細やかなコミュニケーションをとってくれました。

CSの方を頼りながら運用のオペレーションを組むことで、自分たちの得たい成果を得られると思います。

ー有難いお言葉をいただき、嬉しい限りです！貴重なお時間をいただきありがとうございました。

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