受付業務の見直しと空予約解消で実現した効率的なオフィス運営へ

課題は、外注受付の人員補充と非効率な会議室運用

ー　導入前、受付業務でどのような課題がありましたか？

受付業務は、もともと外注の2名体制で運用していました。しかし、受付担当者の欠員が出た際の人員補充には、数か月かかることもあり、1年のうち半分ほどは1名体制になってしまうような状態が続いていました。有人の受付に関しては、来訪者からも社員からも好評だったのですが、欠員補充の課題に関しては、今後も続くことが想定されたので、システム導入を検討することにしました。 受付担当者には、来訪者対応に加え、ゲストカードの管理や会議室の整理、代表電話の対応などの業務も依頼していたため、1名体制では対応しきれないケースも多く、業務負荷も増えており、効率化は急務でしたね。 現在は、代表電話は自動応答サービス、受付はRECEPTIONISTにして業務負荷を分散させています。

ー　会議室管理には、どのような問題がありましたか？

Outlookのカレンダー上では会議室が予約で埋まっているはずなのに、実際には部屋が空いている「空予約」の状況が多々ありました。 ほかにも、予約した時間を無断で延長して使用されてしまうケースや、延長の可能性を踏まえて予約時間を長めに設定するケースもあったため、会議室の利用効率は低下していました。 また、Outlook上では予約状況の確認が難しく、利用者が予約した部屋を間違えてしまうこともありましたね。 他社のオフィスで、会議室管理システムが入っているのを見て、マネージャー層からも「うちにも導入した方が良いね」という話になりました。

直感的でシンプルな操作性が決め手

ー　システムを選定する際、何を重視しましたか？

Outlookとの連携は必須条件でした。 ほかにも、受付と会議室どちらの課題も解消できること、会議室管理システムの使いやすさ、営業担当者の迅速な対応が、RECEPTIONISTと予約ルームズを選ぶ決め手の一つになりました。 特に、システム面では、直感的でシンプルな操作性が高評価でしたね。

営業の方の対応もレスポンスが早く、導入以前からサポートしてくれたので安心感がありました。

ー　導入に際し、他システムとも比較をされていましたが、決め手は何でしたか？

比較検討をしていたシステムでは、会議室の管理を1台のiPadで完結できました。しかし、iPadを会議室の外に置くと、会議終了のアラートが部屋の外で鳴ってしまうので、アラートに気付きにくいですし、どこの部屋のアラートなのかも判別できないので、タイムキーパーとしての役割にはあまり期待ができませんでした。会議室の中に置くとその逆ですし・・・。 予約ルームズでは、端末を部屋の外と中で2台設置して使うことで、空予約だけでなく、無断延長防止の効果も期待できたので、それも良かったですね。

デザイン的にも非常にシンプルで、一目で使用中か空室かがわかるデザインも気に入りました。役員からは、会議終了間際に画面に表示されるカウントダウンのデザインが『まるで時限爆弾のようで、会議室を早く出なければという気持ちが掻き立てられる』と好評でした。この機能のおかげで、会議終了時間を守る意識が自然と高まっています。

ー　導入時にはどのような課題がありましたか？

当社が使用しているOutlookのバージョンが古かったため、一部の機能が使えないことや、設定方法も異なっており、特に社員情報の登録作業には、手間取りました。 RECEPTIONISTやMicrosoftのサポートへ問い合わせを繰り返し、なんとか無事に設定ができてよかったです。

システムと有人対応で、効率とおもてなしを両立

ー　システム導入後、受付業務にはどのような変化がありましたか？

来訪者への対応がシンプルになり、受付担当者の業務負担が大幅に軽減されました。これにより、来年には一人体制への移行を計画しています。 多くの来訪者からは『最新のオフィスですね』という声をいただいていますね。 一方で、当社には業務上、さまざまな年代の来訪者がいらっしゃいます。そういった方々にとっては、まだ受付システムの操作は慣れない部分が多いようですので、今後も受付担当者が操作をサポートできるような体制を整えていく予定です。 また、導入前には社員向けに簡易マニュアルを作成し、導入後に社員が迷わないように準備をしました。一部の社員は、実際にマニュアルを見ながら受付で操作感を試すなど、導入には前向きな反応が多かったです。

ー　カスタムボタンはどのように活用されていますか？

現在は、面接用、配送業者用、3分待っても担当者が来ない方用、そしてタクシーを呼ぶ用で分けています。

ー　タクシー用のボタンがあるのは珍しいですね！

まれにですが、受付で『タクシーを呼んでほしい』とお願いされることがあります。そのような場合でも、iPadを使って来訪者自身でタクシーを呼べるように、近隣のタクシー会社の電話番号をメッセージボードに記載しています。

会議室の運用がスムーズに

ー　会議室管理ではどのような効果がありましたか？

空予約の自動キャンセル機能で利用効率が上がり、会議室の利用がスムーズになりました。 フロアマップや部屋前端末の設置により、予約状況や空き状況が視覚的に確認できるようになりました。 例えば、社員が突発的な打ち合わせの際にも空き会議室をすぐに確認し、効率的に利用できるようになりましたし、部屋の間違いや時間の無駄が減りましたね。 また、タイムキーパー機能により、会議室から次の利用者の予約が見えるので、会議時間を守る意識が自然と高まり、次の利用者との入れ替えもスムーズになっています。

社員からも好評

ー　社員や来訪者の反応はいかがですか？

社員からは『フロアマップ機能が便利』『予約状況が見えるのが助かる』と好評です。 最初は操作に戸惑う声も一部ありましたが、操作がシンプルでわかりやすいため、短期間で運用が定着しました。 現在のところ、不満の声は特にありません。

ー　今後の展望について教えてください。

現在、Outlookのバージョンアップを進めており、それが完了すればさらなる機能活用が可能になる予定です。 例えば、現在はiPadから担当者の名前を検索して受付をしてもらっていますが、今後は来訪者がQRコードを使ってタッチレスで受付できる機能も活用していく予定です。 お客様の受付手続きが、より簡単になりますし、来訪記録も正確に残すことができるようになります。 今後さらに、RECEPTIONISTと予約ルームズを活用して、効率的なオフィス運用を進めていきたいです。

ー　最後に、RECEPTIONISTと予約ルームズの導入を検討している方にメッセージをお願いします。

いきなり大規模に始めず、ミニマムスタートで進めたのが良かったですね。 当初は、セキュリティゲートとの連携なども検討していたのですが、急にさまざまな仕組みを変えることになると、社員やお客様も混乱しますし、導入にも多くの準備や時間がかかったと思います。 当社のように、幅広い年齢層の社員や来客がいる企業では、小さな改善を積み重ね、一歩ずつ着実に効率化を進めていくことが、成功のポイントになると思います。

ー　本日は貴重なお話をお伺いさせていただき、誠にありがとうございました！