システムと空間デザインの相乗効果で、働きやすさとイノベーション創出を実現するオフィスへ

新オフィスではABWを採用。レイアウトとシステムの相乗効果も

ー　2024年5月にオフィスを移転されましたが、その目的や新オフィスのコンセプトについて教えてください

移転の目的は、グループ連結経営の強化、オープンイノベーションの促進です。

オフィスのコンセプトである『MOCXCOM（モクスコム）』には、当社独自の技術を活かし、街の建物を木造化していく未来のビジョンが込められています。

また、サステナビリティにも配慮し、北海道の間伐材を使用したテーブルを配置する等、持続可能なオフィス空間を実現しました。

ー　オフィスデザインについてのこだわりを教えてください。

新オフィスは、社員が働きやすい環境づくりを重視しました。

固定席をなくし、ABW（Activity Based Working）を導入することで、社員が業務内容に合わせて自由に働く場所を選べるレイアウトを採用しています。

オープンスペースを設け、会議室以外の場所でもミーティングが自由に行えるよう工夫することで、スペース不足の解消と柔軟な働き方の両立が可能になりました。

また、受付エリアや会議室にはガラス素材を多用し、来訪者や会議室の利用状況を視覚的に把握しやすいデザインにしました。

レイアウトとシステムの相乗効果で、社員も来訪者も混乱やトラブルを起こすことなく、働きやすい空間が実現できています。

ー　ABWの導入に際し、内線電話の廃止も行われたんですか？

ABWを導入する際、固定電話を設置するのは非現実的だと判断し、内線電話を廃止しました。

RECEPTIONISTがあれば、GoogleChatで来客の通知は受け取れるため、電話に関しては各社員が自分の携帯電話で受電する体制に変更し、業務の効率化が進みました。

受付カウンターは、企業の“顔”

ー　他には、どのような点を考慮されましたか？

移転前に、まず受付を有人にするか無人にするかを検討しましたね。

弊社の新木場オフィスでは、一般のお客様よりも企業の方や業者の方、面接の方の出入りが多いため、無人にしても問題ないだろうと判断しました。

また、受付カウンターは、企業の“顔”となる場所なので、デザインにもこだわりました。

天板には木の一枚板を使用し、当社のブランドイメージを表現するために住宅建材である瓦も取り入れているんです。

こうした細部の工夫で、住宅メーカーとしての雰囲気と木質感の豊かな空間が生まれています。

安心して使えるシステムが欲しかった

ー　導入前は、どのような課題がありましたか？

移転前のオフィスでは、受付対応やお茶だしは事務専任職が行うケースが多かったので、常に事務専任職はオフィスにいる必要があり、在宅勤務が難しい状況でした。

会議室に関しては、自社で開発したアプリを使用していましたが、システムが時々不安定になることがあったり、残り時間のカウントダウン画面が見にくかったりと課題もありました。

また、従来のシステムでは、特定の開発者に依存していたため、万が一その担当者が不在になった場合にメンテナンスや保守の体制に不安を感じることもありましたね。

今回の移転では弊社だけでなく、グループ企業も同居することになっていたので、誰にでも使いやすく、メンテナンスの手間もかからないようなシステムを探していました。

ー　そこで、RECEPTIONISTと予約ルームズを選んでいただいた理由は何ですか？

選定の決め手は、個別のカスタマイズが不要な完成度の高いシステムであったことです。

特別な開発や保守を必要としないため、導入後の負担も軽減されると考えました。

また、弊社のオフィスデザインは、系列会社の三井デザインテックが手掛けているのですが、三井デザインテックでは既にRECEPTIONISTが導入されています。

弊社と三井デザインテックの本社オフィスは同規模の企業なので、そこで問題なく運用されていることを事前に確認でき、非常に安心感がありました。

1/3の社員がオフィス見学に

ー　導入までの準備はどのように行われましたか？

弊社では、1/3の社員が事前に三井デザインテックのオフィスを見学し、RECEPTIONISTや予約ルームズの運用状況を確認する機会を設けました。

導入前から役員や社員のシステム理解を深めることができたので、導入への反対意見も出ませんでしたし、導入後のトラブルもほとんどありませんでした。

また、社内ガイドラインに使用方法を記載し、説明会も実施しました。

視覚的に空き状況が確認できるのが便利

ー　RECEPTIONISTおよび予約ルームズの導入でどのような効果がありましたか？

受付の面では、受付対応を事務専任職ではなく各担当者が実施することで、業務の効率化が実現し、事務専任職の業務負担が軽減されました。

事務専任職の在宅勤務もしやすくなりましたね。

会議室管理の面では、会議室の前のiPhoneで視覚的に空き状況が確認できるのが非常に便利です。

空予約の自動キャンセル機能があるので、空予約に困ることもなくなりましたし、室内端末では、残り時間のカウントダウンや次の予約が確認できるため、会議が時間通りに終了するようにもなりました。

特に会議室やテレブースは突発的に使用することがありますが、その際に2タップで予約できるところが気に入っています。

デザインも洗練されていますし、なにより操作感が非常に良いですね。

常にアップデートされていくのがクラウドシステムの強み

ー　導入後になにか困ったことはありましたか？

導入したばかりの頃、重要な会議の際に、入室ボタンを押し忘れてしまったことがあり、その会議室が自動でキャンセルされてしまうトラブルがありました。

弊社では、重要な会議が行われる大会議室は、勝手に予約できないよう総務部で予約の管理をしており、予約が必要な際は総務部へ申請が必要なのです。

誤って自動キャンセルがされてしまうと、総務部で再度予約を取り直さなければならないため、それが度々手間になっていました。

しかし、現在は会議室ごとに自動キャンセル機能のオン・オフを切り替えられる機能がリリースされたので、その手間も解消されました。

このようにシステムのアップデートが行われ、使い勝手が向上していくのもクラウドサービスの良い部分ですよね。

ホールディングス機能を活用し、管理工数を削減

ー　貴社オフィスでは、複数のグループ企業と同居されていますが、管理や運用はどのように行っていますか？

ホールディングス機能を活用することで、受付をグループ全体で統一することができています。

最初の設定は三井ホームが行いましたが、現在は同じ拠点に入居するグループ各社がそれぞれ自社で管理しています。この運用方法により、グループ全体での一貫性を保ちながら、各社ごとに柔軟な管理ができるようになりました。

また、複数のグループ会社が入居している状況では、会議室の利用に関するトラブルが発生した際に、ルールの周知や注意喚起が非常に難しいんですよね。

しかし、予約ルームズのおかげで会議室に関するトラブルが起きにくくなり、問い合わせやクレームもほとんどないため、非常に助かっています。

システムの事前体験でスムーズな導入へ

ー　最後に、RECEPTIONISTを検討している方へ一言お願いします。

RECEPTIONISTや予約ルームズは非常にシンプルで直感的に使えるシステムです。

オフィス移転やDX推進を検討している企業にとって、業務の効率化を実現するための非常に有効なツールだと思います。

もし可能であれば、導入以前に社員にシステムを体験してもらえると、よりスムーズな導入ができ、導入後の運用も成功につながると思います。

ー　貴重なお話、ありがとうございました！